Données du personnel - Vue générale
Vous utilisez l'application Données du personnel pour gérer les données relatives aux employés ainsi que pour saisir et traiter des heures et des dépenses. Les coûts résultant de ce processus sont réservés à Projet, Fabrication, Service et Finances.
Une fois les données de base appropriées définies, les utilisateurs peuvent effectuer les opérations suivantes :
- Saisie des heures/dépenses
- Saisie de budgets (facultatif)
- Approbation d'heures/dépenses (facultatif)
- Traitement d'heures/dépenses
- Mise à jour des budgets avec les heures réelles (facultatif)
- Archivage d'heures/dépenses
Une fois les heures réservées, vous pouvez les approuver et les traiter. Les heures réelles peuvent alors être comparées aux heures budgétées.
Vous utilisez Données de base pour inscrire les informations des employés et les codes qui sont utilisés pour les heures générales et les dépenses. Vous pouvez également inscrire des informations concernant les rôles, qualifications, taux et majorations.
Saisie des heures et des dépenses
Vous pouvez saisir les heures de l'une des manières suivantes :
Enregistrement pour un employé ou une équipe unique
Dans les sessions de relevé des heures, vous pouvez saisir les heures d'un employé ou d'une équipe unique. Dans le dernier cas, vous pouvez répartir les heures saisies entre les membres de l'équipe à l'aide de l'option . Pour les heures Production et Projet (PCS), vous pouvez également saisir des heures machine. Pour un employé unique ou toute une équipe, vous pouvez facilement répartir les heures réelles d'une tâche en générant des lignes d'heures pour une période à l'aide des plannings de travail. Notez que vous ne pouvez pas utiliser les plannings de travail pour des tâches générales ou des heures Projet.Enregistrement global pour une plage d'employés ou pour des employés spécifiques
La session Enregistrement global des heures (bptmm1201m000) permet de saisir collectivement les heures d'une plage d'employés. Le bouton permet de saisir et d'utiliser une liste d'employés spécifiques.
Pour accélérer davantage la saisie de données et accélérer les performances du système, vous pouvez utiliser ces sessions :
- Profils utilisateur (bpmdm0102m000)
- Copie des heures et des dépenses (bptmm1210m000)
- Suppression des heures et des dépenses (bptmm1206m000)
- Utilisation d'affectations (bptmm1204m000)
Pour saisir manuellement des dépenses, vous pouvez utiliser les sessions suivantes :
- Frais généraux (bptmm1111m300)
- Dépenses projet (bptmm1111m100)
Saisie de budgets (facultatif)
Vous pouvez saisir des budgets par employé, par équipe et par département. Ceci vous permet de comparer les heures budgétées avec les heures réelles saisies par les employés. Après le traitement, les heures réelles peuvent être affichées à côté des heures budgétées dans la session Budget par employé (bptmm3100m000). Dans cette session, le champ Ecart en heures affichera alors la différence entre les heures budgétées et les heures réelles.
Approbation des heures et des dépenses (facultatif)
Si, dans la session Paramètres Données du personnel (BP) (bpmdm0100m000), l'option Par lots est sélectionnée et si la case Approbation requise est cochée, procédez comme suit pour approuver les heures ou les dépenses :
- Enregistrez les heures ou les dépenses saisies.
Effectuez l'une des opérations suivantes :
- Lancez la session Appr./ann. globale des heures et des dépenses (bptmm1202m000).
- Approuvez les heures ou les dépenses dans les sessions appropriées pour chaque ligne : dans le menu approprié, choisissez .
Traiter les heures et les dépenses
Une fois les heures traitées, les coûts de main-d'œuvre sont calculés en fonction des heures réelles. Les coûts sont alors réservés à l'application logistique appropriée, puis dans Finances.
Lors du traitement des dépenses, ceci se produit :
- Les dépenses projet sont réservées à Projet, puis à Finances.
- Les frais généraux sont réservés à Finances directement.
Selon l'option sélectionnée dans la session Paramètres Données du personnel (BP) (bpmdm0100m000), vous pouvez traiter les heures/dépenses en utilisant l'une ou l'autre des méthodes suivantes :
Lancement direct
Heures ou dépenses sont traitées immédiatement, dès que vous avez fermé la session applicable. Note : le choix de cette option vous permet de sélectionner dans le menu approprié pour traiter les heures ou les dépenses sans fermer la session.Par lots
Les heures et/ou dépenses sont traitées seulement après exécution de la session Traitement des heures et des dépenses (bptmm1203m000).
- Pour contrôler les heures et/ou les dépenses d'une plage d'employés, les utilisateurs autorisés peuvent utiliser la session Impression des heures et dépenses (contrôle d'exhaustivité) (bptmm1410m000).
- Pour les types de transactions Ordre de fabrication, Ordre d'assemblage et Projet (PCS), vous pouvez utiliser la session Traitement du relevé d'heures fin de journée (bptmm1205m000) pour traiter les heures des activités ou des opérations ayant le statut Fermé.
Mise à jour des budgets avec les heures réelles (facultatif)
Après le traitement des heures, vous pouvez mettre à jour les budgets des employés au moyen de la session MàJ du budget par empl. avec heures réelles (bptmm3201m000).
Archiver les heures et les dépenses
Les données budgétées et les données relatives aux heures/dépenses sont stockées dans les tables d'historique de Données du personnel. Pour stocker ces données dans la société d'archivage, cochez la case Société d'archivage dans la session Composants logiciel implémentés (tccom0100s000). Ensuite, les données de référence et les données relatives aux heures/dépenses sont archivées pour Données du personnel, Projet, Service et Fabrication.
Dans l'une des sessions d'archivage, sélectionnez l'option Type de traitement appropriée pour indiquer la ou les actions à effectuer. Vous pouvez également choisir d'archiver les données de base dans Données communes et Données du personnel.