Proceso de tarjeta de compra

Importar solicitudes y extractos (tfacp2255m000)

Utilice esta sesión para:

• Importar un archivo XML de extractos de tarjeta de compra que ha recibido del banco.
• Importar un archivo XML de solicitudes de compra preparadas por E-Procurement u otra aplicación de compra externa.

Debe especificar la ruta de acceso del archivo que se va a importar. Durante la importación, LN crea extractos de tarjeta de compra o solicitudes de compra basados en los datos importados.

Solicitudes de compra (tfacp2528m000)

Ver y corregir una solicitud de compra importada o especificar manualmente las solicitudes de compra. Si ha importado una solicitud de compra, debe comprobar el campo Línea de conciliación que muestra la línea de conciliación.

Extractos de tarjeta de compra (tfacp1520m000)

Ver y corregir un extracto de tarjeta de compra importado o especificar manualmente extractos de tarjeta de compra.

Extracto de tarjeta de crédito - Líneas (tfacp1521m000)

Ver y corregir el extracto de tarjeta de compra importado o especificar manualmente las líneas de extractos de tarjeta de compra. Si ha importado un extracto de tarjeta de compra, deberá comprobar el campo Descripción de línea, que muestra la línea de conciliación.

Si ha seleccionado la casilla de verificación Conciliación automática en la sesión Parámetros de ACP (tfacp0100m000) y el tipo de línea es Solicitud de compra, LN intenta conciliar la línea de extracto de tarjeta de compra con las líneas de solicitud al guardar la línea.

Si no hay errores, LN añade las líneas conciliadas a la sesión Líneas extracto tarjeta compra conciliadas con solicitud compra (tfacp2527m000), y establece el estatus de la línea de extracto y las solicitudes relacionadas en Conciliado.

Si el tipo de línea es Correcciones pasadas u Otros, el estatus de la línea de extracto se establece en Conciliado al guardar la línea.

Ahora puede:

• Conciliar automáticamente el extracto de tarjeta de compra con las solicitudes de compra. Se conciliarán todas las líneas del extracto que puedan conciliarse. Ir a la Fase 5.
• Conciliar manualmente las líneas de extracto de tarjeta de compra individuales o las líneas seleccionadas con las solicitudes de compra. El estatus de extracto de tarjeta de compra se establece en Conciliado si se han conciliado todas las líneas. Ir al paso 7.

Generar líneas de extracto

Si el extracto de tarjeta de compra no contiene líneas, en la sesión Extracto de tarjeta de crédito - Líneas (tfacp1521m000) y el menú adecuado, haga clic en Generar y conciliar líneas. LN genera las líneas de extracto en función de las solicitudes de compra con el estatus Creado y cuya fecha de solicitud es anterior a la fecha del extracto de tarjeta de compra. Las líneas generadas se concilian después con las solicitudes. Continúe con la aprobación de los extractos de tarjeta de compra conciliados, tal y como se describe en la Fase 13.

Conciliar el extracto de tarjeta de compra

Para conciliar el extracto de tarjeta de compra, en el menú adecuado de la sesión Extractos de tarjeta de compra (tfacp1520m000), haga clic en uno de los comandos siguientes:

• Conciliar. LN establece todas las líneas de extracto en Conciliado si el campo Línea de conciliación coincide con la línea de conciliación de la solicitud de compra y el importe de la línea de extracto es igual al importe de la solicitud de compra. Si hay un importe de impuesto, el de la línea de extracto debe ser igual al importe del impuesto de la solicitud de compra.
• Conciliar/aprobar/facturar extractos. Se inicia la sesión Conciliar/Aprobar extractos de tarjeta de compra (tfacp2220m000). Para conciliar los extractos, seleccione la casilla de verificación Conciliar y haga clic en Generar transacciones. Para conciliar, aprobar y facturar automáticamente todos los extractos a la vez, puede seleccionar las casillas de verificación Conciliar, Aprobar y Facturar.

Si se producen errores, puede consultar el archivo de registro de errores tal como se describe en el paso 9. Debe solucionar los errores y volver a conciliar los extractos, o conciliar las líneas de extracto tal como se describe en los pasos 7 y 8.

Conciliar manualmente las líneas de extracto

Para conciliar manualmente las líneas de extracto de tarjeta de compra individuales, en el menú adecuado de la sesión Extractos de tarjeta de compra (tfacp1520m000), haga clic en Líneas. Se inicia la sesión Extracto de tarjeta de crédito - Líneas (tfacp1521m000).

Conciliar la línea o líneas

Para conciliar la línea o líneas, en el menú adecuado de la sesión Extracto de tarjeta de crédito - Líneas (tfacp1521m000), haga clic en uno de los siguientes comandos:

• Generar y conciliar líneas. LN genera líneas de extracto en función de las solicitudes de compra que tienen el estatus Creado. Las líneas generadas se concilian después con las solicitudes. Utilice este comando si el extracto de tarjeta de compra no contiene líneas.
• Conciliar todas las líneas de extracto. LN establece todas las líneas de extracto en Conciliado si la línea de conciliación del campo Descripción de línea coincide con la línea de conciliación de la solicitud de compra y el importe de la línea de extracto es igual al importe de la solicitud de compra. Si hay un importe de impuesto, el de la línea de extracto debe ser igual al importe del impuesto de la solicitud de compra.
• Conciliar línea de extracto. Si la categoría del tipo de línea es Correcciones pasadas u Otros, el estatus de línea se establece en Conciliado. Si la categoría del tipo de línea es Solicitud de compra, se inicia la sesión Conciliar con solicitudes (tfacp2570m000). Ver Fase 10.

Si se producen errores, puede consultar el archivo de registro de errores tal como se describe en el paso 9. Debe resolver los errores y conciliar de nuevo las líneas de extracto, o conciliar las líneas de extracto manualmente, tal como se describe en el paso 10. A continuación, debe aprobar los extractos de tarjeta de compra conciliados, tal como se describe en el paso 13.

Registro de errores (tfacp2536m000)

Utilice esta sesión para ver los errores que registra LN cuando se concilian las líneas de extracto de tarjeta de compra con las solicitudes de compra. Debe solucionar los errores y volver a conciliar los extractos.

Conciliar con solicitudes (tfacp2570m000)

Utilice esta sesión para conciliar manualmente las líneas de extracto con las solicitudes de compra.

Si desea corregir la cantidad o el importe conciliados, seleccione la línea y, en el menú adecuado, haga clic en Conciliar manualmente. Se inicia la sesión Conciliar solicitud manualmente (tfacp2170s000). Corrija la cantidad o el importe conciliado y haga clic en Conciliar para conciliar el extracto con la solicitud.

Si la cantidad que se debe conciliar en la línea de extracto de tarjeta de compra supera la cantidad de la solicitud de compra, se aplica un exceso de facturación. Debe gestionar el exceso de facturación tal y como se describe en la Fase 11.

Si se produce una diferencia de precio que excede los límites definidos, debe aprobar manualmente las diferencias de precio tal y como se describe en la Fase 12.

Regularizar exceso de facturación (tfacp2265m000)

Utilice esta sesión para regularizar la cantidad de facturación en exceso que se produce si se factura el extracto de tarjeta de compra para una cantidad mayor que la solicitud.

Aprobar diferencias de precios (tfacp2539m000)

Utilice esta sesión para aprobar manualmente una diferencia de precio que sobrepase los límites de la tolerancia de diferencia de precio definida.

Puede aprobar diferencias que se encuentren dentro de las tolerancias definidas en la sesión Parámetros de ACP (tfacp0100m000) o específicas para el usuario, en la sesión Permisos de factura de compra (tfacp0150m000).

Aprobar los extractos de tarjeta de compra

Utilice la sesión Conciliar/Aprobar extractos de tarjeta de compra (tfacp2220m000) para aprobar los extractos de tarjeta de compra cuyo estatus sea Conciliado. LN cambia el estatus a Aprobado. Si se producen errores, puede consultar el archivo de registro de errores tal como se describe en el paso 9. Debe solucionar los errores y volver a aprobar los extractos.

Facturar los extractos de tarjeta de compra

Utilice la misma sesión Conciliar/Aprobar extractos de tarjeta de compra (tfacp2220m000) para facturar los extractos de tarjeta de compra con el estatus Aprobado. LN cambia el estatus a Contabilizado.

LN crea facturas de costo para los extractos de tarjeta de compra. Si se requiere permiso de pago para las facturas de costo, deberá aprobar el pago en la sesión Autorizar facturas de compra (tfacp1142m000). Para obtener más información, consulte Autorización de pago en Contabilidad de proveedores.

Contabilizar apuntes de diario de devengo (tfacp2260m000)

Al final del período, puede utilizar esta sesión para contabilizar el devengo de las solicitudes de compra abiertas en las que no aplica Recepción directa a una cuenta de devengo de facturas de compra previstas (GRNI).

Cuando cierra un período, LN crea las siguientes contabilizaciones para las solicitudes de compra en las que no se aplica Recepción directa:

• Devengar los apuntes de diario:

  • Debe: Cuenta de costos para solicitudes de compra, en el período de devengo.
  • Haber: Facturas a recibir.

• Si factura los extractos de tarjeta de compra más tarde durante el período de reversión:

  • Debe: Facturas a recibir.
  • Haber: La cuenta de control Contabilidad de proveedores.

Imprimir listado de discrepancias (tfacp1421m000)

Utilice esta sesión para generar un listado de las discrepancias encontradas durante el procedimiento de conciliación.

Eliminar facturas de compra pagadas íntegramente (tfacp2250m000)

Elimine las facturas pagadas íntegramente y los extractos de tarjeta de compra, líneas de extracto y solicitudes de compra relacionados.

Actualizar previsión de tesorería (tfcmg3210m000)

En esta sesión, puede seleccionar todas las solicitudes de compra que todavía no están facturadas. Se añade la cantidad no contabilizada a previsión de efectivo.