Gestión de datos de objeto

Gestión de Documentos (ODM) ofrece soluciones eficaces de gestión de documentos en situaciones de desarrollo de productos con una funcionalidad integrada de gestión de documentos. ODM de LN asegura la correcta gestión de los datos del producto y la aplicación de los procesos de gestión de ciclo de vida de producto más rigurosos. ODM ofrece gestión de documentos completamente integrada, funciones de gestión de cambios y de carpetas para usuarios de LN. El paquete incluye un explorador de objetos y una funcionalidad de consulta avanzada y de listados. Puede anexar documentos a objetos de LN y ver los archivos correspondientes anexados a documentos.

Puede utilizar Gestión de Documentos (ODM) para gestionar datos relacionados con ERP.

En los temas siguientes se describen las funciones y las características principales de Gestión de datos:

• Gestión de documentos
• Gestión de cambios
• Gestión de carpetas
• Consulta
• Tablas del sistema (preparación)

Gestión de documentos proporciona funciones generales de gestión de documentos a LN. Gestión de documentos garantiza el uso eficiente y seguro de información de documentos uniforme y fiable.

Gestión de documentos proporciona las siguientes características:

• Acceso controlado a Documento
• Almacenamiento seguro de contenidos de documentos
• Soporte de ciclo de vida de los documentos
• Gestión de revisiones de documentos
• Ver y editar el contenido de todos los tipos de archivo, por ejemplo: archivos de CAD y documentos digitalizados
• Gestión de las relaciones entre documentos y los otros objetos en la base de datos LN

• Documentos

  Los documentos contienen archivos físicos o copias impresas. Las copias impresas pueden anexarse a una revisión de documento. Un documento es una entidad lógica si no se le anexan copias impresas y se utiliza para agrupar otros documentos.

• Revisiones de documento

  Una revisión de documento le permite realizar el seguimiento del estatus del ciclo de vida del documento. Las revisiones de documento se crean de forma predeterminada al crear un documento. Una revisión de documento tiene como identificadores únicos la ID de documento y el tipo de documento.

• Ciclo de vida del documento

  El ciclo de vida de un documento desde la etapa de concepción hasta la de finalización. El ciclo de vida del documento implica varias fases, por ejemplo: En diseño, Enviado, Aprobado, Publicado, Retirado, Vencido y Rechazado.

• Tareas de configuración de gestión de documentos

  El administrador de LN debe realizar las tareas siguientes relacionadas con la configuración de la gestión de documentos:

  • Tareas misceláneas
  • Tareas relacionadas con el registro de los detalles de copia impresa de un documento
  • Tareas relacionadas con la gestión de archivos

• Tipos de documento

  Se asigna a todos los documentos. A cada tipo de documento se le asigna un modo de revisión que es aplicable a todos los documentos de ese tipo de documento. La máscara de documento y la máscara de revisión de documento pueden depender del tipo de documento. Los tipos de documento determinan si las copias impresas y los archivos anexados a las revisiones de documentos deben ser revisiones asignadas. Algunos ejemplos del tipo de documentos que una compañía conserva pueden ser: normativas de seguridad, documentos de montaje, diagramas eléctricos, instrucciones de mantenimiento, planos y documentos estándar.

• Archivos

  Puede guardar el contenido de un documento en uno o más archivos electrónicos. Para registrar cualquier tipo de archivo electrónico, puede vincular el archivo electrónico a una revisión de documento con el estatus En diseño. El tipo de documento de la revisión de documento determina si los archivos se asignan con revisiones, si las hay. Los archivos deben estar ubicados en directorios registrados en LN por el administrador de LN.

• Importar archivos a ODM

  La capacidad de importar archivos a ODM mejora la funcionalidad de gestión de documentos, lo que permite que el usuario importe los archivos de un sistema anterior a ODM. Puede vincular todos los archivos importados a un solo documento ODM o vincular cada uno de los archivos a un documento ODM exclusivo. Adicionalmente, puede vincular documentos ODM a entidades de LN, como una orden de servicio, una orden de compra, artículos de ingeniería, etc.

• Copias impresas

  Se puede almacenar un documento y su contenido como copia impresa en forma de papel, película de poliéster, etc. Las copias impresas se almacenan en una ubicación específica, en función de la facilidad de uso y las necesidades. La definición de una copia impresa incluye la especificación del medio de almacenamiento y la ubicación.

Gestión de cambios se ocupa del concepto que trata como punto de cambio. Este módulo controla los procesos de cambios de producto. El cambio, especialmente en la industria, es un factor constante y crítico. En efecto, en un escenario en tiempo real, la actualización y la personalización frecuentes de los productos (motivadas por temas de mejoras de calidad, reducciones de costo, innovaciones de fabricación y satisfacción del cliente) requieren un método preciso e infalible para gestionar el proceso de implementación de los cambios.

• Solicitud de cambio

  La solicitud de cambio es el paso previo en un proceso de cambio. Puede iniciar el cambio desde varios orígenes (interno o externo respecto a la organización) en la pantalla de solicitud de cambio. Estas solicitudes se procesan eliminando solicitudes triviales o combinando solicitudes parecidas. Un usuario autorizado puede crear una solicitud de cambio.

• Cambiar

  El cambio hace referencia a la cabecera de cambio. Todas las solicitudes de cambio relacionadas se vinculan a un cambio. Si crea un cambio nuevo, se crea automáticamente la primera versión de la propuesta de cambio. También puede crear un cambio sin solicitud de cambio.

• Propuesta de cambio

  La proposición de cambio es una entidad de un cambio controlada por la versión. Cuando se crea un cambio también se crea automáticamente una nueva propuesta de cambio. La propuesta se puede aprobar o rechazar. Cuando la propuesta se aprueba, el estatus del cambio cambia a Aprobado. Si se rechaza la propuesta, el estatus se queda igual (Creado). Si la propuesta se rechaza, puede crear una propuesta nueva con todas las entidades vinculadas.

• Orden de cambio

  Una versión de la propuesta de cambio tiene una lista de fechas de efectividad propuestas, que se registran como órdenes de cambio. Una orden de cambio puede existir independientemente de una propuesta de cambio. Las órdenes de cambio están vinculadas a la propuesta de cambio. Puede seleccionarse una orden de cambio para fechas de efectividad. Para controlar las fechas de efectividad y de vencimiento de más de una orden de cambio, puede definir una dependencia principal-secundaria entre dos órdenes de cambio. La dependencia jerárquica entre dos órdenes de cambio crea una estructura de órdenes de cambio (BOCO). Una BOCO tiene dos niveles de jerarquía. Puede vincular las órdenes de cambio de la BOCO a la propuesta de cambio.

• Comité de cambios

  El comité formado por un presidente y revisores que implementan un cambio utilizando gestión de cambios. Sólo los usuarios autorizados pueden crear un comité de cambios. los revisores del comité de cambios envían la propuesta de cambio para su revisión. Los revisores proporcionan sus recomendaciones y la decisión final es responsabilidad del presidente del comité.

Puede utilizar Gestión de carpetas para mantener carpetas. Las carpetas simplifican la gestión de la información del producto. Puede utilizar carpetas para la información de grupos de varios tipos, por ejemplo, artículos de ingeniería y planos, de modo que pueda recuperar la información de forma rápida y sencilla.

• Creación y mantenimiento de carpetas

  La carpeta es una entidad que puede contener otros objetos de LN definidos en ODM de LN. Las carpetas son contenedores que tienen objetos de LN con propósitos de comunicación o agrupación. Cualquier entidad de LN puede residir dentro de una carpeta. Una carpeta es un elemento de datos que puede contener un grupo de objetos relacionados.

• Objetos contenidos en carpetas

  Una carpeta es un elemento de datos que contiene un grupo de objetos relacionados. La gestión de carpetas incluye las actividades siguientes:

  • Crear una carpeta: puede crear carpetas y subcarpetas para varios temas.
  • Borrar una carpeta
  • Vincular los objetos definidos en ODM de LN. Utilizar la función de contenido de la carpeta para ubicar el objeto en la carpeta.

• Estatus de carpetas

  Cuando crea una carpeta nueva, ésta recibe el estatus Diseño/creado y puede cambiar su contenido. Si la carpeta tiene el estatus Diseño/creado, utilice el perfil de contenido para colocar en la carpeta los objetos definidos en ODM de LN. Después de la fase inicial de diseño, debe bloquear la carpeta. El estatus de la carpeta cambia a Bloqueado y no puede modificar su contenido ni sus propiedades. Para cambiar las propiedades o el contenido de una carpeta, debe desbloquearse y cambiar su estatus a Diseño/creado.

Consultas y listados genera información esencial e inmediata, que supone una ventaja estratégica para una organización. Registra información presente de ayuda en un formato estructurado.

El módulo Consultas y listados proporciona las funciones siguientes:

• Definir y ejecutar consultas para todos los objetos ODM.
• Definir, implementar, realizar un seguimiento, almacenar y mostrar las condiciones de consulta para objetos ODM.
• Guardar el conjunto de resultados de la consulta y volver a ejecutar las consultas en los datos almacenados.
• Habilitar el filtrado de los datos de sesión, en función del conjunto de resultados de la consulta, para las consultas de base y las consultas vinculadas.
• Habilitar el establecimiento de las asignaciones de rol en función de las consultas.
• Acceder a listados generados en los módulos Gestión de cambios, Gestión de documentos y Gestión de carpetas.
• Crear, ver o generar listados a partir de objetos.
• Mostrar resultados de consulta en varios formatos.

El objetivo principal de las consultas es proporcionar un marco para facilitar el mecanismo de búsqueda de objetos a partir de consultas. La función Listado le permite ver los resultados de una consulta en forma de listado en varios formatos.

Las Tablas del sistema (preparación) proporciona funciones administrativas para ODM de LN. Las sesiones de configuración de ODM permiten al administrador de ERP mantener tablas que contienen datos de organización y configurar el sistema para reflejar las necesidades de la organización, además de determinar las funciones que pueden realizar tipos distintos de usuarios en tipos distintos de objetos ODM.

Algunos objetos de configuración de ODM son específicos del módulo Gestión de documentos; algunos se utilizan en múltiples módulos del paquete, y otros son objetos de configuración del sistema LN incluidos en el módulo Tablas del sistema (preparación) para su finalización.

El administrador de ERP debe mantener los tipos siguientes de datos de configuración:

• Datos relacionados con tareas de gestión de documentos
• Datos relacionados con tareas de gestión de cambios
• Datos relacionados con tareas de gestión de carpetas
• Datos relacionados con consultas y listados
• Datos relacionados con parámetros ODM habituales e integraciones de aplicaciones
• Autorizaciones de usuario basadas en grupos de acciones
• Máscara de objeto para generar identificadores de objetos
• Motivos válidos para realizar acciones

El administrador de ERP también es responsable de importar y exportar datos del sistema cuando sea necesario.

• Explorador de objetos

  Utilice el explorador de objetos para definir y categorizar relaciones entre objetos en ODM de LN. El explorador de objetos ofrece una vista jerárquica de objetos de nivel múltiple y las relaciones entre los objetos.

• Vínculos de objetos

  Para indicar relaciones entre objetos, puede crear vínculos entre los objetos. Puede establecer vínculos entre objetos del mismo tipo o entre objetos de tipos distintos. La configuración del sistema ODM de LN determina el tipo de objetos que puede vincular.

• Máscaras de objeto

  Las máscaras de objetos le permiten generar automáticamente identificadores de objetos únicos con un formato constante. El administrador de LN establece las configuraciones de máscara de objeto para generar identificadores en el formato que utiliza la organización.

• Definición de máscaras de objeto

  Puede definir códigos de máscara para cada objeto definido en ODM. Se pueden definir uno o más códigos de máscara para cada objeto. El código de máscara es el conjunto de datos del sistema que identifica la configuración de máscara que se utilizará para el atributo de objeto. Si se define más de un código de máscara para un objeto, LN determina qué configuración de máscara del código de máscara del archivo se utilizará en cada situación. Una excepción se aplica a los objetos doc_rev y folder, que tendrán dos códigos de máscara. Estos dos códigos de máscara son necesarios para generar la revisión temporal y la revisión permanente en el caso de la revisión de documento y la ID de carpeta y la revisión de carpeta en el caso de las carpetas.

• Grupo de tareas

  La función Grupo de tareas le permite mantener el grupo de tareas y las tareas vinculadas del grupo. Cada grupo de tareas puede tener un rol de usuario único, los objetos anexos al rol de usuario y los atributos resumidos de las tareas, como tareas totales, tareas finalizadas, costo estimado y costo total real.

• Lista de revisores

  Se definen los revisores para un comité. El comité puede ser un comité de cambios o un comité de gestión de documentos. El presidente que dirige el comité está autorizado para añadir o borrar los revisores de ese comité. Este comité puede utilizarse en Gestión de cambios, en Gestión de documentos o en ambos escenarios.

• Definición de hosts

  El equipo al que accede el módulo Gestión de documentos se define como host. Los equipos cliente desde los que se inician las sesiones LN del módulo Gestión de documentos, los equipos con servidores de archivos, además de todos los equipos en los que está instalado el componente de servidor de archivos definitivos, se definen como hosts.

• Servidor de archivos definitivos

  El servidor de archivos definitivos es un componente esencial de la gestión de archivos en el módulo Gestión de documentos. El servidor de archivos definitivos es responsable de transferir todos los archivos al/del disco duro del PC, las unidades montadas y otras áreas protegidas. Los archivos se mueven y se copian entre diversas áreas.

• Definición y asignación de áreas

  Todos los directorios a los que se accede desde la gestión de documentos deben registrarse como áreas. Los directorios incluyen aquellos en los que los usuarios editan archivos, además de los que utiliza la gestión de documentos para almacenar los archivos protegidos.

• Montaje de áreas y asignación de acceso de usuario

  El área montada es el área de trabajo que debe cargarse/montarse en el equipo cliente del usuario que debe acceder o guardar los archivos en esa área de trabajo. El área de trabajo está ubicada en un host remoto. Cuando se utiliza un área montada, los archivos se registran y se guardan en el área de trabajo especificada en la definición del área montada. La ruta que ve en el host local puede verse cuando se define un área montada.

• Modos de revisión

  El mecanismo utilizado para asignar revisiones a un documento depende del modo de revisión que asigna el administrador de LN al tipo de documento.

• Familias de objetos

  Una familia de objetos está formada por objetos relacionados y se utiliza para mantener vínculos entre objetos. Utilice la sesión Familias de objetos (dmsys1512m000) para definir una nueva familia de objetos.