Definición y asignación de áreas
Todos los directorios a los que se accede desde la gestión de documentos deben registrarse como áreas. Los directorios incluyen aquellos en los que los usuarios editan archivos, además de los que utiliza la gestión de documentos para almacenar los archivos protegidos.
Los archivos se protegen cuando se mueven a un área de archivos definitivos durante el proceso de aprobación de una revisión de documento.
El administrador de ERP puede utilizar la sesión Áreas (dmdoc5120m000) para registrar áreas.
Debe realizar copias de seguridad para archivos en las áreas de trabajo y las áreas de archivos definitivos. Esta tarea es responsabilidad del administrador del sistema de red y no la realiza el módulo Gestión de documentos.
Tipos de área
Cuando se registra un área, se le asigna un tipo que identifica el propósito para el que se utiliza. En la gestión de documentos se utilizan los siguientes tipos de área:
- Trabajo: Los archivos que se están editando se almacenan aquí.
- Copia de archivos definitivos: Los archivos se almacenan aquí después de ser enviados para revisión y publicación.
La función Host dinámico es útil para los usuarios que trabajan en un equipo que no tiene una dirección IP fija o un nombre de host fijo. El Host dinámico debe definirse sólo para Área de trabajo y es aplicable sólo para el área de trabajo local. El concepto no implica un área de trabajo remota.
Asignación de tipos distintos de áreas
El administrador de ERP asigna al menos un área de trabajo a cada usuario que trabaja con los archivos. Puede asignar múltiples áreas de trabajo al mismo usuario y se pueden asignar múltiples usuarios a la misma área de trabajo. Para asignar áreas de trabajo, puede utilizar la sesión Asignaciones de área de trabajo (dmdoc5130m000).