Verarbeiten von Lieferantenforderungen

Sie können Lieferantenforderungen erfassen, prüfen und verarbeiten. Eine Forderung kann auf Belegen wie Rechnungen, Service-Aufträgen, Bestellungen und sogar EK-Lieferabrufen basieren. Die Forderungspositionen können manuell erfasst oder aus einem anderen Dokument kopiert werden. Nachdem eine Forderung erfasst und vorgelegt wurde, können Sie diese genehmigen, ablehnen oder stornieren.

Lieferantenforderung erfassen

Im Forderungskopf können Sie festlegen, ob die Forderung durch eine (vom Lieferanten erhaltene) Gutschrift oder durch eine (an den Lieferanten gesendete) Rechnung verrechnet werden soll. Wählen Sie dazu die erforderliche Option im Feld Forderungsrechnungsablauf des Programms Lieferantenforderung (tscmm2600m000) aus.

Sie können festlegen, ob die Forderungsposition durch Kostenerstattung (auf Grundlage des genehmigten Betrags in der Forderungsposition) oder Materialersatz (auf Grundlage des in der Forderungsposition genannten Artikels sowie der Menge) verrechnet werden soll. Wählen Sie dazu die Option Material ersetzen oder Kosten zurückerstatten im Feld Art der Anspruchserfüllung des Programms Lieferantenforderungspositionen (tscmm2110m000) aus.

Eine Lieferantenforderung kann folgendermaßen angelegt werden:

Manuell: Sie können die Werte im Forderungskopf und in den Forderungspositionen manuell festlegen.
Aus einer Kundenforderung: Sie können eine Kundenforderung(sposition) überführen, um eine Lieferantenforderung(sposition) zu generieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Anforderungen für Lieferantenforderungen aus Kundenforderungen.
Aus einem Einkaufsdokument: Sie können eine Forderung auf Basis von Belegen wie Rechnungen, Service-Aufträgen, Bestellungen oder einem EK-Lieferabruf erfassen. Die Daten des Einkaufsdokuments werden im Programm Lieferantenforderung (tscmm2600m000) im Forderungskopf angegeben. Alternativ können Sie auch die Daten aus dem Einkaufsdokument kopieren. Verwenden Sie dazu aus dem Aktionsmenü die Option Alle Positionen kopieren.
Aus einer Service-Auftragsposition (Material-, Lohn- oder sonstige Kosten): Wenn Sie einen Service-Auftrag ausführen, können eine oder mehrere Kostenpositionen auf defekte Teile zurückzuführen sein, die von einem oder mehreren Lieferanten stammen. Diese Positionen können ausgewählt und an das Programm Anforderungen für Lieferantenforderungen (tscmm1114m000) weitergeleitet werden, um die Lieferantenforderung zu generieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Anforderungen für Lieferantenforderungen aus Kostenpositionen von Service-Aufträgen/Deckungspositionen von Werkstattaufträgen.
Aus Deckungspositionen im Werkstattauftrag: Wenn Sie einen Werkstattauftrag ausführen, können eine oder mehrere Kostenpositionen auf defekte Teile zurückzuführen sein, die von einem oder mehreren Lieferanten stammen. Diese Positionen können ausgewählt und an das Programm Anforderungen für Lieferantenforderungen (tscmm1114m000) weitergeleitet werden, um die Lieferantenforderung zu generieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Anforderungen für Lieferantenforderungen aus Kostenpositionen von Service-Aufträgen/Deckungspositionen von Werkstattaufträgen.

Hinweis

Sie können eine Lieferantenforderung basierend auf einem Referenzdokument aus dem Einkauf manuell erfassen. Der Kopf wird manuell angelegt und die Positionen aus dem EK-Referenzdokument übernommen.

Lieferantenforderung vorlegen

Nach dem Erfassen müssen Sie die Forderung vorlegen. Wenn die Forderung vorgelegt wurde, wechselt der Status des Forderungskopfs in Genehmigung steht aus. Die Forderungspositionen können jetzt Freigegeben, Abgelehnt, Geändert oder Storniert werden.

Hinweis

Manchmal wechselt der Positionsstatus zuerst in Kalkulationsgenehmigung steht aus, Materialrücklieferung steht aus, bevor der Status Genehmigung steht aus zugewiesen wird.

Kalkulierte Kosten genehmigen

Wenn die Forderung vorgelegt wird und im Programm Lieferantenforderungspositionen (tscmm2110m000) das Feld Kalkulationen verwenden markiert ist, wird eine Kalkulationsposition angelegt und der Status der Forderungsposition wird in Kalkulationsgenehmigung steht aus aktualisiert. Dann ist es erforderlich, zuerst die Kalkulationen zu genehmigen, bevor die Forderung genehmigt werden kann. Wenn die Kalkulationen nicht genehmigt wurden, können die Felder Genehmigte Menge und Genehmigter Betrag im Programm Lieferantenforderungspositionen (tscmm2110m000) nicht geändert werden.

Hinweis

Wenn dieses Feld nicht markiert ist, wird die Kalkulationsposition gelöscht und der Forderungsstatus in Genehmigung steht aus geändert.

Defekte Teile an Lieferanten versenden

Wenn das Material an den Lieferanten zurückgegeben werden muss, bevor die Forderung genehmigt werden kann, müssen Sie im Programm Lieferantenforderungspositionen (tscmm2110m000) das Kontrollkästchen Rückgabematerial erforderlich markieren. Im Programm Lieferantenforderung - Lieferungen (tscmm2112m000) wird daraufhin eine Lieferposition für die Lieferantenforderung angelegt. Wenn die Forderung vorgelegt wurde, wird ein Lagerauftrag angelegt und der Positionsstatus der Forderung wechselt in Materialrücklieferung steht aus.

Wenn das Feld Warenrückgabegenehmigung empfangen im Programm Lieferantenforderung - Lieferungen (tscmm2112m000) auf WE steht aus gesetzt ist, wird ein RMA-Beleg (RMA = Return Material Authorization, Warenrückgabegenehmigung) gedruckt. Sie müssen die Warenrückgabegenehmigung jedoch erst empfangen, bevor die Artikel versendet werden. Verwenden Sie zum Empfangen der Warenrückgabegenehmigung die Option Empfangene Warenrückgabegenehmigung aus dem Aktionsmenü oder die Schaltfläche Empfangene Warenrückgabegenehmigung des Programms Lieferantenforderung - Lieferungen (tscmm2112m000) oder Lieferantenforderungspositionen (tscmm2110m000).

Maßnahme für Artikel: Mithilfe der Felder Genehmigungsaktion (für genehmigtes Material) und Ablehnungsaktion (für abgelehntes Material) im Programm Lieferantenforderungspositionen (tscmm2110m000) können Sie festlegen, wie der Lieferant mit dem zurückgegebenen, defekten Material umgehen muss. Der Lieferant hat folgende Optionen für den Artikel: Behalten und in Eigentum übernehmen, An Kunden zurückgeben oder Verschrotten. Wenn der defekte Artikel vom Lieferanten zurückgegeben wird, wird eine WE-Position für die Lieferantenforderung angelegt.

Lagerlieferposition der defekten Artikel beenden

Wenn für das Programm Lieferantenforderung - Lieferungen (tscmm2112m000) ein Lagerauftrag angelegt ist, aber aus irgendeinem Grund nicht alle Artikel geliefert werden können, kann der Lagerauftrag für die übrigen Artikel beendet werden, um die Lieferantenforderung bearbeiten zu können, ohne dass alle defekten Artikel gesendet wurden.

Eine Lagereingangsposition der ersetzten Artikel beenden

Wenn für das Programm Lieferantenforderung - Wareneingänge (tscmm2113m000) ein Lagerauftrag angelegt ist, aber aus irgendeinem Grund nicht alle Artikel eingegangen sind, kann der Lagerauftrag für die übrigen Artikel beendet werden, um die Lieferantenforderung bearbeiten zu können, ohne dass alle Artikel eingegangen sind.

Forderung genehmigen

Sie können den Forderungskopf oder einzelne Forderungspositionen genehmigen. Wenn eine Forderungsposition genehmigt wird, wechselt ihr Status in Freigegeben. Wenn alle (genehmigten oder abgelehnten) Positionen verarbeitet sind, wechselt der Kopfstatus in Freigegeben. Wurden eine oder mehrere Positionen abgelehnt, wird das Feld Teilgenehmigt im Programm Lieferantenforderungen (tscmm2100m000) im Kopf markiert.

Wenn das Feld Art der Anspruchserfüllung im Programm Lieferantenforderungspositionen (tscmm2110m000) auf Material ersetzen gesetzt ist, wird ein Lagerauftrag angelegt, um das Ersatzmaterial vom Lieferanten zu vereinnahmen.

Hinweis

Kundenforderungspositionen, deren Art der Anspruchserfüllung auf Material ersetzen gesetzt ist, können ebenfalls in Lieferantenforderung(sposition)en umgewandelt werden.

Basierend auf der Option, die für das Feld Zugeordnet zu im Programm Lieferantenforderungspositionen (tscmm2110m000) ausgewählt ist, werden die genehmigten Forderungsbeträge unter der Lieferantengarantie auf den Artikel mit ID-Nummer mit dem Status "Aktiv" für die Installation aus dem Kopf der Lieferantenforderung als Forderungserlös erfasst.

Rechnung senden

Wenn die Forderung genehmigt wurde und im Programm Lieferantenforderungen (tscmm2100m000) das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Rechnung gesetzt ist, muss dem Lieferanten eine Rechnung gesendet werden.

Gutschrift

Wenn die Forderung genehmigt wurde und im Programm Lieferantenforderungen (tscmm2100m000) das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Gutschrift gesetzt ist, muss vom Lieferanten eine Gutschrift eingehen. Die Gutschrift kann mit den Forderungspositionen verknüpft werden, nachdem sie in der Kreditorenbuchhaltung eingegangen ist.

Forderungsposition wird verrechnet

Nachdem eine Forderung genehmigt wurde, wechselt der Status der Forderungsposition nur dann in "Verrechnet", wenn:

Wenn das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Gutschrift gesetzt wurde und die Art der Anspruchserfüllung für die Position im Programm Lieferantenforderungspositionen (tscmm2110m000) auf Kosten zurückerstatten gesetzt ist, können unter Verwendung eines Sachkontos mit eingerichteter Lieferantenforderungsintegration EK-Gutschriftspositionen mit der Forderungsposition verknüpft werden. Sie können den Status der Forderungsposition manuell auf Verrechnet setzen, wenn mindestens eine verknüpfte Gutschriftsposition vorhanden ist, für die das Kontrollkästchen Endgültige Rechnung im Programm Lieferantenforderung - Rechnungspositionen (tscmm2115m000) markiert ist. Zusätzlich müssen die verbundenen EK-Kostengutschriften im Hauptbuch journalisiert und die verbundenen EK-Gutschriften, die mit Aufträgen verknüpft sind, im Modul Kreditorenbuchhaltung genehmigt werden.
Wenn das Feld Forderungsrechnungsablauf im Programm Lieferantenforderung - Rechnungspositionen (tscmm2115m000) auf Rechnung gesetzt ist, löst SLI die Erstellung der Rechnungsposition für die Lieferantenforderung im Programm Lieferantenforderung - Rechnungspositionen (tscmm2115m000) aus und setzt den Status automatisch auf Verrechnet.

Lieferantenforderung ablehnen

Sie können die Ablehnung der Forderung mithilfe der Option "Lieferantenforderung ablehnen" für die Forderungsposition oder den Forderungskopf im Programm Lieferantenforderungen (tscmm2100m000) erfassen. Sie müssen einen Grund für die Ablehnung der Forderung eingeben. Die Option steht zur Verfügung, um dem Ablehnungstext Zusatzinformationen hinzuzufügen. Wenn das Kontrollkästchen Rückgabematerial erforderlich im Programm Lieferantenforderungspositionen (tscmm2110m000) markiert ist, wird eine Lagerlieferung angelegt, um den vom Lieferanten zurückgegebenen, bemängelten Artikel zu vereinnahmen.

Lieferantenforderung stornieren

Sie können die Forderung, aber nicht einzelne Forderungspositionen stornieren. Beim Stornieren wird der Status aller Forderungspositionen auf Storniert gesetzt.

Sie können die Forderung nur dann stornieren, wenn der Forderungskopf den Status Geändert oder Genehmigung steht aus aufweist, und wenn keine Forderungsposition mit dem Status Freigegeben oder Verrechnet vorhanden ist.

Lieferantenforderung abschließen und löschen

Eine Lieferantenforderung ist abgeschlossen, wenn:

der Kopfstatus der Lieferantenforderung Freigegeben, Abgelehnt oder Storniert lautet
der Positionsstatus aller Lieferantenforderungspositionen Verrechnet, Abgelehnt oder Storniert lautet
alle Liefer- und Eingangspositionen der Lieferantenforderung endgültig sind (es sind keine offenen Aufträge für die Lieferantenforderung mehr vorhanden)

Hinweis

Wenn eine Lieferantenforderung geschlossen wird, wird der Kopf der Lieferantenforderung auf Abgeschlossen gesetzt. Der Status der Lieferantenforderungspositionen ändert sich nicht.

Nachdem eine Lieferantenforderung abgeschlossen wurde, ist die Option verfügbar, die Forderung in die Historie zu buchen. Dies gilt aber nur, wenn für die Forderung der Parameter Forderungshistorie verwenden im Programm Parameter Forderungsverwaltung (CMM) (tscmm0100m000) gesetzt ist.

Am Ende steht die Option zur Verfügung, die abgeschlossenen Lieferantenforderungen zu löschen. Wird eine Lieferantenforderung gelöscht, werden der Kopf und alle Positionen der Lieferantenforderung gelöscht. Wenn der Parameter Forderungshistorie verwenden im Programm Parameter Forderungsverwaltung (CMM) (tscmm0100m000) markiert ist, kann die Forderung erst gelöscht werden, nachdem sie in die Historie gebucht wurde. Eine Lieferantenforderung kann nur gelöscht werden, nachdem alle finanziellen Abgleichdaten akzeptiert wurden.