Kundenforderungsverarbeitung

Kundenforderung erfassen

Im Forderungskopf können Sie angeben, ob eine Forderung durch eine (an den Kunden gesendete) Gutschrift oder durch eine (vom Kunden erhaltene) Rechnung verrechnet werden soll. Wählen Sie dazu die gewünschte Option im Feld Forderungsrechnungsablauf des Programms Kundenforderung (tscmm1600m000) aus.

Sie können festlegen, ob die Forderungsposition durch Kostenerstattung (auf Grundlage des genehmigten Betrags in der Forderungsposition) oder durch Materialersatz (auf Grundlage des in der Forderungsposition genannten Artikels sowie der Menge) beglichen wird. Wählen Sie dazu die Option Material ersetzen oder Kosten zurückerstatten im Feld Art der Anspruchserfüllung des Programms Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) aus.

Eine Kundenforderung kann folgendermaßen angelegt werden:

• Manuell: Sie können die Werte im Forderungskopf und in den Forderungspositionen manuell festlegen.
• Aus einem Ursprungsbeleg: Sie können eine Forderung auf Basis der Belege wie Rechnung, Service-Auftrag, Werkstattauftrag, Verkaufsauftrag oder einem VK-Lieferabruf erfassen. Die Daten des Ursprungsbelegs werden im Forderungskopf des Programms Kundenforderungen (tscmm1100m000) angegeben. Sie können die Daten aus dem Ursprungsbeleg kopieren, indem Sie die Option Alle Positionen kopieren im Aktionsmenü verwenden. Die ursprünglichen Artikel, Mengen und Verkaufspreise werden in die Forderung übernommen.
• Aus einer Problemmeldung: Sie können eine Forderung aus einer Problemmeldung des Kunden erfassen. Der Vorgangstext aus der Problemmeldung wird in den forderungsinternen Text übernommen und die Problemmeldung wird in eine Kundenforderung umgewandelt.

Kundenforderung vorlegen

Nach dem Erfassen müssen Sie die Forderung vorlegen. Wenn die Forderung vorgelegt wurde, wechselt der Status des Forderungskopfs in Genehmigung steht aus. Die Forderungspositionen können jetzt Freigegeben, Abgelehnt, Geändert oder Storniert werden.

Kalkulierte Kosten genehmigen

Wenn die Forderung vorgelegt wird und das Feld Kalkulationen verwenden im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) markiert ist, wird der Positionsstatus der Forderung in Kalkulationsgenehmigung steht aus geändert. Dann ist es erforderlich, zuerst die Kalkulationen zu genehmigen, bevor die Forderung genehmigt werden kann. Wenn die Kalkulationen nicht genehmigt wurden, können die Felder Genehmigte Menge und Genehmigter Betrag im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) nicht geändert werden.

Defektes Teil vom Kunden erhalten und zurückgeben

Wenn das Material vom Kunden zurückgegeben werden muss, bevor die Forderung genehmigt werden kann, müssen Sie im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) das Kontrollkästchen Rückgabematerial erforderlich markieren. Im Programm Kundenforderungen - Wareneingänge (tscmm1113m000) wird daraufhin eine Position für die Kundenforderung angelegt. Wenn die Forderung vorgelegt wurde, wird ein Lagerauftrag angelegt und der Forderungsstatus wechselt in Materialrücklieferung steht aus. Es wird ein Lagerauftrag angelegt, um den Artikel in den kundeneigenen Bestand zu vereinnahmen.

Wenn der Artikel eingeht, wird ein Lagerauftrag angelegt, um das defekte Teil an den Kundendienst zu liefern. Das Teil muss an den Kundendienst geliefert werden, bevor die Forderung Freigegeben oder Abgelehnt werden kann.

Beim Kundendienst wird das defekte Teil einer Prüfung unterzogen. Es wird automatisch eine Prüfung angelegt, wenn die Messgröße zum Zeitpunkt der Lieferung an den Kundendienst angegeben wird. Weitere Prüfungen können manuell hinzugefügt werden. Alle Prüfungen müssen beendet oder abgelehnt worden sein, bevor die Forderung genehmigt wird.

Maßnahme für Artikel: Mithilfe der Felder Genehmigungsaktion und Ablehnungsaktion im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) können Sie den Status der vom Kunden erhaltenen Artikel angeben:

• Im Firmeneigentum Der Artikel wird als Firmeneigentum an das Lager zurückgesendet.
• An Kunden zurückgeben Der Artikel wird als Kundeneigentum an das Lager zurückgesendet. Wenn der Artikel an das Lager zurückgegeben wird, wird ein neuer Lagerauftrag angelegt, um den Artikel an den Kunden zurückzusenden.
• Ausschuss Der Artikel wird nicht an das Lager zurückgegeben und kann verschrottet werden.

An Kunden zurückgeben

Wenn der Artikel an den Kunden zurückgegeben wird, wird im Programm Kundenforderung - Lieferungen (tscmm1112m000) eine Lieferposition für die Forderung angelegt. Das Feld Materialart wird auf Rückgabematerial gesetzt, um anzuzeigen, dass die Lieferposition dazu dient, den Artikel aus der Forderung an den Kunden zurückzusenden.

Lagereingang des defekten Teils beenden

Sie können die Wareneingänge für die Forderungsposition beenden, wenn die Forderung den Status Materialrücklieferung steht aus aufweist und die defekten Teile nicht (vollständig) eingegangen sind. Offene Einlagerungsauftragspositionen werden gelöscht.

Forderung genehmigen

Sie können den Forderungskopf oder einzelne Forderungspositionen genehmigen. Nachdem eine Forderungsposition genehmigt wurde, wechselt ihr Status in Freigegeben. Wenn alle (genehmigten oder abgelehnten) Positionen verarbeitet sind, wechselt der Kopfstatus in Freigegeben. Wurden eine oder mehrere Positionen abgelehnt, wird das Feld Teilgenehmigt im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) im Kopf markiert.

Wenn das Feld Warenrückgabegenehm. drucken erforderlich im Programm Kundenforderungen - Wareneingänge (tscmm1113m000) auf Zu drucken gesetzt ist, wird ein RMA-Beleg (RMA = Return Material Authorization, Warenrückgabegenehmigung) gedruckt.

Wenn das Kontrollkästchen Warenrückgabegenehm. drucken erforderlich für die Service-Art markiert ist, wird die Warenrückgabegenehmigung als Teil des Genehmigungsschritts gedruckt.

Wenn im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) das Kontrollkästchen Prüfung für Kundenforderung erforderlich markiert ist, erstellt und verarbeitet LN eine Service-Prüfung, bevor die Forderung Freigegeben oder Abgelehnt werden kann.

Wenn im Programm Kundenforderung - Lieferungen (tscmm1112m000) das Feld Materialart auf Ersatzmaterial gesetzt ist, wird eine Lieferposition angelegt (mit der ein Lagerauftrag verbunden ist), um das neue Material an den Kunden zu senden.

Basierend auf der Option, die für das Feld Zugeordnet zu im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) ausgewählt ist, werden die genehmigten Forderungsbeträge für die Installation aus dem Kopf der Kundenforderung als Forderungskosten unter einer ID-Artikel-Garantie mit dem Status "Aktiv" erfasst. Wenn das Feld Zugeordnet zu auf "Vertrag" gesetzt ist, wird im Programm Vertragskostendeckung - Übersicht (tsctm4580m000) ein zusätzlicher Datensatz angelegt.

Rechnungseingang

Wenn die Forderung genehmigt wurde und im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Rechnung gesetzt ist, muss vom Kunden eine Rechnung eingehen. Sie müssen aus dem Menü "Zusatzoptionen" die Option "Zur Rechnungsverknüpfung genehmigen" auswählen. Der Status der Forderungsposition wird auf "Zur Rechnungsverknüpfung genehmigt" gesetzt. Die im Modul Kreditorenbuchhaltung eingegangene Rechnung kann jetzt mit der Forderungsposition verknüpft werden.

Gutschrift

Wenn die Forderung genehmigt wurde und im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Gutschrift gesetzt ist, wird im Paket Fakturierung als Ausgangsrechnung eine Gutschrift erstellt.

Material ersetzen

Wenn die Forderung genehmigt wurde und im Programm Kundenforderungsgenehmigung (tscmm1110m100) das Feld Art der Anspruchserfüllung auf Material ersetzen gesetzt ist, wird eine Position im Programm Kundenforderung - Lieferungen (tscmm1112m000) erstellt. Neues Material wird als Entschädigung für den Kunden entnommen. Der Lagerauftrag für diese Lieferposition wird angelegt, wenn die Forderung genehmigt wird. Wenn das Kontrollkästchen Feste Bestandsreservierungen erforderlich im Programm Parameter Forderungsverwaltung (CMM) (tscmm0100m000) markiert ist, werden die festen Bestandsreservierungen aktualisiert, wenn der Lagerauftrag angelegt wird.

Forderungsposition wird verrechnet

Nachdem eine Forderung genehmigt wurde, wechselt der Status der Forderungsposition nur dann in "Verrechnet", wenn:

Für den Fall, dass die Art der Anspruchserfüllung im Programm Kundenforderungsgenehmigung (tscmm1110m100) auf Kosten zurückerstatten gesetzt ist:

• Wenn das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Rechnung gesetzt wurde und die Art der Anspruchserfüllung für die Position Kosten zurückerstatten lautet, können unter Verwendung eines Sachkontos mit eingerichteter Kundenforderungsintegration Eingangsrechnungspositionen mit der Forderungsposition verknüpft werden. Sie können den Status der Forderungsposition manuell auf Verrechnet setzen, wenn eine verknüpfte Rechnungsposition vorhanden ist, für die im Programm Kundenforderung - Rechnungspositionen (tscmm1115m000) das Kontrollkästchen Endgültige Rechnung markiert ist. Zusätzlich müssen die verbundenen Eingangskostenrechnungen im Hauptbuch journalisiert und die verbundenen Eingangsrechnungen, die mit Aufträgen verknüpft sind, im Modul Kreditorenbuchhaltung genehmigt werden.
• Die Rechnung wird in SLI angelegt, wenn im Programm Kundenforderung - Rechnungspositionen (tscmm1115m000) das Feld Forderungsrechnungsablauf auf Gutschrift gesetzt ist und SLI die VK-Gutschrift erstellt hat. SLI löst im Programm Kundenforderung - Rechnungspositionen (tscmm1115m000) die Erstellung der Rechnungsposition für die Kundenforderung aus und setzt den Status automatisch auf Verrechnet.

Für den Fall, dass die Art der Anspruchserfüllung im Programm Kundenforderungsgenehmigung (tscmm1110m100) auf Material ersetzen gesetzt ist:

• wird der Status der verknüpften Materialposition im Modul "Lagerwirtschaft (WH)" auf "Sendung bestätigen" gesetzt.
• wird die verbundene Materialposition beendet.

Kundenforderung ablehnen

Sie können die Forderung mithilfe der Option "Kundenforderung ablehnen" für die Forderungsposition oder den Forderungskopf im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) ablehnen. Sie müssen den Grund für die Ablehnung der Forderung angeben und können optional den Ablehnungstext ausfüllen. Wenn das Kontrollkästchen Rückgabematerial erforderlich im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) markiert ist, wird eine Lagerlieferung angelegt, um den eingegangenen Artikel an den Kunden zurückzusenden.

Kundenforderung stornieren

Sie können die Forderung nur dann stornieren, wenn:

Der Status des Forderungskopfes Geändert oder Genehmigung steht aus lautet und:

• Das Feld Art der Anspruchserfüllung im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) ist auf Kosten zurückerstatten gesetzt.
• • Das Feld Forderungsrechnungsablauf im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) auf Gutschrift gesetzt und die verknüpfte Rechnungszeile in Finanzwesen nicht abgeschlossen ist, oder
  • Das Feld Forderungsrechnungsablauf im Programm Kundenforderungen (tscmm1100m000) auf Rechnung gesetzt ist und die zugehörige Zeile in Finanzwesen gelöscht werden kann

• Das Feld Art der Anspruchserfüllung im Programm Kundenforderungspositionen (tscmm1110m000) ist auf Material ersetzen gesetzt.
• • Die verbundenen Lagerauftragsposition(en) und geplanten Bestandsbuchungen können im Paket "Lagerwirtschaft" weiterhin geändert werden.

Kundenforderung abschließen und löschen

Eine Kundenforderung ist abgeschlossen, wenn:

• Der Kopfstatus Freigegeben, Abgelehnt oder Storniert lautet
• Der Zeilenstatus aller Kundenforderungspositionen Verrechnet, Abgelehnt oder Storniert lautet
• alle Liefer- und Eingangspositionen der Kundenforderung endgültig sind (es sind keine offenen Aufträge für die Kundenforderung mehr vorhanden)

Wenn eine Kundenforderung abgeschlossen wird, bekommt der Forderungskopf den Status "Abgeschlossen", der Status der Kundenforderungspositionen ändert sich nicht.

Nachdem eine Kundenforderung abgeschlossen wurde, ist die Option verfügbar, die Forderung in die Historie zu buchen. Dies gilt aber nur, wenn der Parameter Forderungshistorie verwenden im Programm Parameter Forderungsverwaltung (CMM) (tscmm0100m000) gesetzt ist.

Am Ende steht die Option zur Verfügung, die abgeschlossenen Kundenforderungen zu löschen. Wenn eine Kundenforderung gelöscht wird, werden der Kopf der Forderung und alle ihre Positionen gelöscht. Wenn der Parameter Forderungshistorie verwenden im Programm Parameter Forderungsverwaltung (CMM) (tscmm0100m000) markiert ist, kann die Forderung erst gelöscht werden, nachdem sie in die Historie gebucht wurde.