Buchungsschlüssel für die Nachkalkulation

Mit Hilfe eines Buchungsschlüssels werden die Projektabläufe geklärt. Folgende Ursprünge sind möglich:

  • Manuelle Erfassung
  • Fakturierung via Finanzwesen ohne Bestellung
  • Zeiterfassung
  • Direktlieferung
  • Lieferung über Lager

Die folgende Liste enthält die Buchungsherkunft und die Kostenarten:

Bestellobligos

- Material Lohnkosten Einsatzmittel Fremdleistung Sonstiges
1 x   x x x
2          
3          
4 x   x x  
5 x        

Kosten

- Material Lohnkosten Einsatzmittel Fremdleistung Sonstiges
1 x x x x x
2 x   x x x
3   x     x
4 x   x x  
5 x        

Manuelle Erfassung

Kosten können manuell für alle Kostenarten erfasst werden. Bestellobligos können für alle Kostenarten außer Lohnkosten erfasst werden. Die Buchungsschlüssel sind relativ einfach. Wenn die Kosten verarbeitet werden, finden Sie den Buchungsschlüssel "Projektüberwachung" vor, und wenn die Kosten in die Historie gebucht werden, wird derselbe Buchungsschlüssel verwendet. Für Bestellobligos wird der Buchungsschlüssel "Vorläufige Reservierung" vergeben, Bei Zuschlägen wird die Herkunft der Kosten über die Zuschlagsbuchung zu endgültigen Einheitskosten ermittelt. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt Istkosten zur Verfügung stehen, können diese über einen Abgleich mit den Bestellobligos verknüpft werden. Die Kosten ersetzen die Bestellobligos.

Fakturierung durch Finanzwesen ohne Bestellung

Um den umständlichen Einkaufsablauf zu umgehen, können Sie Ihre Einkäufe

im Paket Finanzwesen direkt unter einem Projekt erfassen. Die manuell erfassten Buchungen aus dem Paket Finanzwesen werden in ein Zwischenkonto des Hauptbuchs gebucht, wenn das Kontrollkästchen "Außerordentliche AiU-Buchung in Finanzwesen" im Programm Projektabrechnungsparameter (tpppc0100s000) markiert ist. Im Programm Buchungen (tfgld1101m000) können Sie Kosten für verschiedene Projekte manuell buchen. Nach Verarbeitung der Kosten mit dem Programm Änderungen buchen (tpppc4202m000) werden die Kosten in ein Konto des Hauptbuchs gebucht, das über das Programm "Buchungsschema Integration (Projekt)" (tfgld4102s000) für das entsprechende Projekt reserviert ist. Der im Zwischenkonto des Hauptbuchs erfasste Betrag wird gegengebucht.

Hinweis

Achten Sie darauf, dass einer der Einträge im Programm "Buchungsschema Integration" (tfgld4500m000) keine verknüpften Projekte aufweist, sonst können Integrationsprobleme auftreten, wenn Sie ein neues Projekt anlegen.

Parameter nicht aktiv

Wenn das Kontrollkästchen "Außerordentliche AiU-Buchung in Finanzwesen" im Programm Projektabrechnungsparameter (tpppc0100s000) nicht markiert ist, ist für das Projekt kein spezielles AiU-Konto reserviert und die Kosten werden in die Historie und auf ein AiU-Konto des Hauptbuchs gebucht, dass für alle Projekte offen ist.

Zeiterfassung

Die Zeit wird in den Zeiterfassungsprogrammen des Pakets Mitarbeiterdaten erfasst. Wenn Sie die Stunden im Paket Projekt verarbeiten, werden die Stunden in der Historie mit dem Buchungsschlüssel "Zeiterfassung" angezeigt. Fremdleistungsstunden sind mit einer Bestellung verknüpft. Für diese Bestellung muss eine Überweisungsvereinbarung definiert sein (was Sie im Paket Einkauf überprüfen können). Ebenso muss eine Überweisungsvereinbarung für das Projekt bestehen (was Sie im Paket Finanzwesen, Modul "Kreditorenbuchhaltung" überprüfen können). Fremdleistungsstunden werden nicht in das Hauptbuch sondern in die Kreditorenbuchhaltung gebucht. In diesem Modul des Pakets Finanzwesen wird die Anzahl der für eine Bestellung angefallenen Stunden mit den Fremdleistungsstunden aktualisiert. Die Fremdleistungsstunden werden in die Lohnkostenhistorie gebucht. Zuschläge werden auf gebuchten Fremdleistungsstunden nicht berechnet. In der Projekthistorie werden die erfolgten Buchungen mit dem Buchungsschlüssel "Fremdleistungsstunden" angezeigt.

Direktlieferung

Bei jeder aufgegebenen Bestellung oder jedem, für eine Bestellung erfassten Wareneingang kann es sich um ein Bestellobligo handeln, welches im entsprechenden Teil des Rechnungswesens erfasst wird. Im Falle einer Direktlieferung zum Projektausführungsort, wird die entsprechende Rechnung erfasst und mit der Bestellung abgeglichen. In diesem Moment wird aus dem Bestellobligo Istkosten. Im Falle einer Lieferung an ein Projektlager, wird aus einer vorläufigen Reservierung im Projektlager eine feste Reservierung, nachdem eine Bestellung im Lager eingegangen ist. Aus einer festen Reservierung werden Kosten, wenn die Bestellung durch ein Projekt entnommen wird. Wenn die Finanz-Buchung im Lager und nicht im Projekt erfolgt, können Sie eine Korrektur des Lagerwerts vornehmen. Dies wird durch den Buchungsschlüssel der Wertberichtigung angezeigt. Eine Wertberichtigung können Sie nur vornehmen, wenn die Bestellung noch nicht abgeglichen wurde.

Hinweis

Kostenbuchungen aufgrund einer Bestätigung der Eingangsrechnung werden nie in das Hauptbuch im Paket Finanzwesen gebucht. Es gibt folgende Buchungsschlüssel:

  • Eingangsrechnung (Bestellung)
  • Die Gegenbuchung: Gegenbuchung Lieferung (Projekt) Die projektbezogene Arbeit im Umlauf (AiU) im Paket Finanzwesen wird durch die Buchung der Lieferung aktualisiert. Lediglich eine mögliche Differenz zwischen dem Rechnungsbetrag während der Lieferung und dem Rechnungsbetrag während der Genehmigung wird in das Hauptbuch gebucht.
Hinweis

Wenn ein Artikel der Art "Kostenartikel" bestellt wird, wird diese Bestellposition immer als Direktlieferung behandelt, auch wenn der Artikel an ein Lager freigegeben werden kann. Im Paket Projekt wird unterschieden zwischen vorläufiger Reservierung (Anlegen der Bestellung), fester Reservierung (Lieferung an das Projekt oder Projektlager) und Kosten. Ob die vorläufigen und/oder festen Reservierungen in das Paket Projekt gebucht werden, hängt davon ab, welchen Wert Sie im Feld "Protokoll Bestellobligos (EK-Buchungen)" eingestellt haben. Folgende Werte sind möglich:

  • Auftrag und Lieferung: Es werden sowohl vorläufige als auch feste Reservierungen verwendet.
  • Lieferung: Es werden nur feste Reservierungen verwendet.
  • Keine: Es werden gar keine Reservierungen verwendet. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Eine Lieferung an ein Projekt führt immer zur Buchung einer festen Reservierung in der Tabelle mit den temporären Kosten, unabhängig von der Einstellung des Feldes. Dies ist erforderlich, um im Hauptbuch des Pakets Finanzwesen eine AiU-Buchung vornehmen zu können. Die Buchung wird nicht an die Projekthistorie (Kosten) weitergeleitet. Kosten werden immer gebucht.

Lieferung über Lager

Derselbe Ablauf wie bei Direktlieferungen erfolgt, wenn Bestand in einem Projektlager (Bestellobligo) vom Projekt entnommen wird (Kosten). In den folgenden Fällen kommt es zu Gegenbuchungen und daher nicht zu

Kostenbuchungen:

  • Lieferung an ein anderes Lager
  • Reklamationsauftrag
  • Korrekturauftrag
Hinweis

Kostenbuchungen aufgrund von Lieferungen an das Projektlager mithilfe einer Bestellung werden nie in das Hauptbuch gebucht, sondern in das Paket Projekt. Es gibt folgende Buchungsschlüssel:

  • Lieferung an Projektlager
  • Die Gegenbuchung: Auftrag/Bestellung - Die finanzielle Buchung dafür erfolgt durch das Paket Lagerwirtschaft. Die projektbezogene Arbeit im Umlauf (AiU) im Paket Finanzwesen wird nur aktualisiert, wenn für das Projekt Bestand aus dem Projektlager entnommen wird. Die Gegenbuchung für den Buchungsschlüssel "Lieferung" wird nicht in das Hauptbuch sondern auf ein Projekt gebucht.