Workbench Kreditorenverarbeitung (tfacp8350m000)

Workbench-Layout

Die Workbench besteht aus:

Rechnungen mit Status "In Bearbeitung"

Die Anzahl der Rechnungen, die gerade verarbeitet werden, wird auf Basis des Rechnungsstatus in einem Balkendiagramm angezeigt. Sie können den Mauszeiger auf das Balkendiagramm setzen, um die Anzahl der Rechnungen mit dem entsprechenden Status anzuzeigen. Die für die Rechnungsanzahl angezeigten Informationen basieren auf der von Ihnen ausgewählten Option.

Die Daten werden im grafischen Format für die folgenden Status angezeigt:

• Vorläufig
• Importiert
• Geprüft
• Fehler bei Validierung
• Erfasst
• Fehler bei Erfassung
• Abgeglichen

Alterungsbezogene Rechnungen in Verarbeitung

Die Anzahl und die Vergangenheitsanalyse der offenen Rechnungen, die zu bezahlen sind, werden auf Basis der angegebenen Periode in einem Balkendiagramm angezeigt. Das Alter der Rechnungen basiert auf der Differenz zwischen dem Rechnungsdatum und dem aktuellen Datum. Sie können den Mauszeiger auf das Balkendiagramm setzen, um die Anzahl der Rechnungen für die Vergangenheitsanalyse für die angegebene Periode anzuzeigen. Die für die Zählung oder den Rechnungsbetrag der Vergangenheitsanalyse angezeigten Informationen basieren auf der von Ihnen ausgewählten Option.

Sie können die Rechnungen für die Vergangenheitsanalyse entweder für eine Woche, einen Monat oder für ein Quartal anzeigen. Standardmäßig wird die "Wochenansicht" angezeigt. Die Ansichten sind:

Wochenansicht

Die Anzahl der offenen Rechnungen wird von Woche 1 bis 11 und >11 Wochen angezeigt, d. h. es sind alle Rechnungen enthalten, die seit mehr als 11 Wochen fällig sind.

Monatsansicht

Die Anzahl der offenen Rechnungen wird von Monat 1 bis 12 und >12 Monate angezeigt, d. h. es sind alle Rechnungen enthalten, die seit mehr als 12 Monaten fällig sind.

Quartalsansicht

Die Anzahl der offenen Rechnungen wird von Quartal 1 bis 4 und >4 Quartale angezeigt, d. h. es sind alle Rechnungen enthalten, die seit mehr als 4 Quartalen fällig sind.

Rechnungen (Raster)

Die Rechnungen für den angegebenen Controller (Kreditoren) werden im Raster angezeigt.

Die Optionen für die Rastersymbolleiste sind:

• Suchen: Verwenden Sie diese Option, um die Rechnungen auf Basis der angegebenen Daten zu suchen. Sie können nach Zeichen, Zahlen oder Kombination beider suchen.
• Controller (Kreditoren): Zeigt den Namen des "Controllers (Kreditoren)" an. Sie können das Programm Mitarbeiter - Allgemein (tccom0101m000) aufrufen und einen "Controller (Kreditoren)" auswählen. Die Rechnungen des ausgewählten "Controller (Kreditoren)" werden in der Workbench angezeigt.
• Kaufmännische Firma: Wählen Sie die kaufmännische Firma aus, deren Eingangsrechnungen Sie anzeigen wollen. Wenn keine kaufmännische Firma ausgewählt ist, werden die erfassten Rechnungen aller gemeinsam genutzten Firmen angezeigt. Hinweis: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Daten von allen mit der kaufmännischen Firma verbundenen Programmen für Eingangsrechnungen gemeinsam verwendet werden.
• Aktionen: Sie können eine Rechnung auswählen und die folgenden Aktionen durchführen:
  • Stornieren: Die Rechnung mit dem Status "Entwurf", "Importiert", "Fehler bei Validierung" oder "Geprüft" stornieren.
  • Prüfen: Die Rechnung mit dem Status "Importieren" oder "Fehler bei Validierung" prüfen.
  • Erfassen: Die Rechnung mit dem Status "Entwurf" oder "Geprüft" erfassen.
  • Abgleichen: Die Rechnung abgleichen, für die nicht noch kein Betrag zugewiesen wurde.
  • Buchungen eingeben: Die Buchung für die Rechnungen mit dem Status "Erfasst" festlegen.
  • Einreichen: Die Rechnungen zur Genehmigung einreichen.
    • Diese Aktion ist nur relevant, wenn ION Workflow implementiert ist.
    • Diese Option ist für alle Rechnungen und Workflow-Status verfügbar, die auf "Nicht begonnen" lauten.
  • Genehmigen: Rechnungen mit dem Status "Abgeglichen" genehmigen.
  • Eingegangene Rechnung:
    • Ruft das Programm Eingegangene Rechnungen (tfacp1110m000) auf, wenn im Raster "Eingegangene Rechnung" ausgewählt wurde.
    • Wenn eine Eingangsrechnung mit einer verknüpften eingegangenen Rechnung ausgewählt wird, wird das Programm Eingegangene Rechnung (tfacp1610m000) mit dieser eingegangenen Rechnung gestartet. Falls keine verknüpfte eingegangene Rechnung vorhanden ist, wird das Programm Eingegangene Rechnungen (tfacp1110m000) gestartet.
    • Wenn im Raster keine Rechnung ausgewählt wurde, wird das Programm Eingegangene Rechnungen (tfacp1110m000) gestartet.
  • Eingangsrechnungen verarbeiten:
    • Ruft das Programm Eingangsrechnungen verarbeiten (tfacp2107m000) auf, wenn im Raster "Eingangsrechnung" ausgewählt wurde.
    • Ruft das Programm Eingangsrechnungen verarbeiten (tfacp2107m000) auf, wenn kein Datensatz oder eine "Eingegangene Rechnung" ausgewählt ist.
  • Fehlerprotokoll: Startet das Programm Fehlerprotokoll Genehmigungen (tfacp2580m000).
• Filtern nach: Mit dieser Option können Sie die Rechnungen nach "Finanzielle Handelspartnergruppe", "Rechnungssteller" und "Zahlungsempfänger" filtern.

Mit der Option  können Sie Rechnungen generieren.

1. Eingegangene Rechnung: Mithilfe der Option "Eingegangene Rechnung" können Sie das Programm Eingegangene Rechnung (tfacp1610m000) über die Workbench öffnen. Sie können die Buchungsdaten in diesem Programm manuell festlegen. Nachdem die Buchung festgelegt und gespeichert wurde, wird die Rechnung in der Workbench wiedergegeben. Sie müssen die Workbench aktualisieren, um die aktualisierten Rechnungsdaten anzuzeigen.
2. Eingangsrechnung: Sie können auf das Programm Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000) zugreifen, das über den voreingestellten "Buchungsschlüssel" der "Eingangsrechnung" geöffnet wird. Sie können die Buchungsdaten in diesem Programm manuell festlegen. Nachdem die Buchung festgelegt und gespeichert wurde, müssen Sie die Workbench aktualisieren, um die aktualisierten Rechnungsdaten anzuzeigen.
3. EK-Gutschrift: Sie können auf das Programm Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000) zugreifen, das über den voreingestellten "Buchungsschlüssel" der "Gutschrift" geöffnet wird. Sie können die Buchungsdaten in diesem Programm manuell festlegen. Nachdem die Buchung festgelegt und gespeichert wurde, müssen Sie die Workbench aktualisieren, um die aktualisierten Rechnungsdaten anzuzeigen.

Interaktion zwischen Raster und Rechnung nach Status "In Bearbeitung"

Klicken Sie auf eine beliebige Leiste des Diagramms (Beispiel - validiert). Das Raster zeigt alle geprüften Rechnungsdatensätze an. Auf ähnliche Weise wird auch der Status in der Grafik hervorgehoben, wenn Sie im Raster (importiert) nach einem beliebigen Status filtern.

Rechnungsdaten

Klicken Sie auf , um die Details der Rechnung in der Detailansicht anzuzeigen. Die Rechnungsdetailansicht zeigt die Daten wie Firma, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Bankkonto, Rechnungsbetrag usw. an. Klicken Sie auf die Option "Ansicht erweitern", um die Details der Rechnung anzuzeigen.

Importdokument-ID:

Wählen Sie die Rechnung mit der IMPORTDOKUMENT-ID aus. Das Dokument wird im rechten Fensterbereich im Abschnitt "Relevante Informationen" angezeigt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, wird das Dokument in Infor Document Management geöffnet.

Um das Importdokument über die Rechnungsdaten zu öffnen, klicken Sie auf die Verknüpfung "Importdokument-ID".

Spaltenanpassungen im Raster: Um eine Spalte aus dem Raster einzubeziehen oder zu entfernen, markieren Sie das entsprechende Häkchen in der Spalte, oder heben Sie die Markierung auf, indem Sie die Option "Spaltenanpassungen" verwenden.

Workbench-Anpassung im Raster: Um Spalten zu aktualisieren oder hinzuzufügen, wählen Sie die Einstellungsoption  und klicken Sie auf "Voreinstellungen speichern".

Verarbeitung für verschiedene Rechnungsarten:

• Manuell eingegangene Kostenrechnung

  Der "anfängliche Status" wird auf "Entwurf" gesetzt.
• Klicken Sie auf "Registrieren", um den Status auf "Erfassen" oder "Fehler bei Erfassung" zu ändern.
• Wenn der Status auf "Fehler bei Erfassung" gesetzt ist, muss die Korrektur durchgeführt werden. Nach der Korrektur lautet der Rechnungsstatus "Erfasst".
• Geben Sie den Grund an, wenn beliebige Fehlermeldungen für die fehlgeschlagene Ausführung der Buchung angezeigt werden.
• Wenn Fehlerkorrekturen automatisch durchgeführt werden, wird der Status auf "Buchung erfasst" gesetzt.

• Manuell eingegangene bestellbezogene Rechnung

  Der "anfängliche Status" wird auf "Entwurf" gesetzt.
• Wenn es keine Fehler gibt, klicken Sie auf "Erfassen". Der Rechnungsstatus lautet dann "Erfasst".
• Nach dem Abgleichen mit der Bestellung kann der Status "Abgeglichen" oder "Teilweise abgeglichen" lauten.
• Die Rechnung muss vollständig abgeglichen werden, damit die Rechnung genehmigt werden kann.
• Klicken Sie zum Genehmigen der Rechnung auf "Genehmigen".
• Die Rechnung ist genehmigt.

• Importierte, eingegangene Kostenrechnung

  Der "anfängliche Status" lautet "Importiert".
• Wenn es keine Fehler gibt, klicken Sie auf "Prüfen". Der Rechnungsstatus lautet dann "Geprüft".
• Wenn es keine Fehler gibt, klicken Sie auf "Erfassen". Der Rechnungsstatus lautet dann "Erfasst".
• Wenn als Grund für die fehlgeschlagene Buchung beliebige Fehlermeldungen angezeigt werden, gebe Sie die Buchungen ein.
• Wenn Fehlerkorrekturen automatisch durchgeführt werden, wird der Status auf "Buchung erfasst" gesetzt.

• Importierte, eingegangene bestellbezogene Rechnung

  Der "anfängliche Status" wird auf "Importiert" gesetzt.
• Wenn es keine Fehler gibt, klicken Sie auf "Prüfen". Der Rechnungsstatus lautet dann "Geprüft".
• Wenn es keine Fehler gibt, klicken Sie auf "Erfassen". Der Rechnungsstatus lautet dann "Erfasst".
• Nach dem Abgleichen mit der Bestellung kann der Status "Abgeglichen" oder "Teilweise abgeglichen" lauten.
• Die Rechnung muss vollständig abgeglichen werden, damit die Rechnung genehmigt werden kann.

Rechnung aus Stapel

Mit Bestellung und Kostenrechnung verbundene Rechnung: Für diese Rechnungen müssen im Programm Buchungen (tfgld1101m000) Buchungen erstellt werden. In diesem Programm wird der Stapel als Eingangsrechnungen ausgewählt. Wenn LN den Stapel verarbeitet, werden diese beiden Rechnungsarten verarbeitet.

1. Frachtbestellung / Anschaffungsnebenkosten / bestellbezogene Rechnung:
   • Klicken Sie im Programm Buchungen (tfgld1101m000) auf "Neu". Es wird dann ein neuer Stapel im Programm Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000) gestartet.
   • Wählen Sie als Buchungsschlüssel "Eingangsrechnung" aus.
   • Wählen Sie als "Rechnungsart" die Option "Mit Bestellungen verbundene Rechnung" aus.
   • Wählen Sie auf der Registerkarte Rechnungsdaten der Gruppe Bestellung die Option Auftrag aus.
   • Alle Daten sind voreingestellt.
   • Öffnen Sie dieselbe Rechnung in Workbench.
   • Klicken Sie auf "Abgleich mit Bestellung", "Anschaffungsnebenkosten" oder "Abgleich mit dem Wareneingang". Sobald die Rechnung vollständig abgeglichen ist, ist die Menüoption "Genehmigt" aktiviert.
   • Klicken Sie auf Genehmigen.
2. Kostenrechnung - Buchungen:
   • Klicken Sie im Programm Buchungen (tfgld1101m000) auf "Neu". Es wird dann ein neuer Stapel im Programm Eingangsrechnung - Eingabe (tfacp2600m000) gestartet.
   • Wählen Sie "Eingangsrechnung" im Buchungsschlüssel aus.
   • Wählen Sie als "Rechnungsart" die Option "Mit Kosten verbundene Rechnung" aus.
   • Wählen Sie den Handelspartner.
   • Öffnen Sie dieselbe Rechnung in Workbench.
   • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erfassen". Die Rechnung erhält den Status Erfasst.
   • Legen Sie die Buchungen fest. Der Status der Rechnung ist auf Buchungen erfasst gesetzt.

Workflow-Status

Der Workflow-Status wird nur angezeigt, wenn ION Workflow implementiert ist. Diese sind sichtbar, wenn ION Workflow implementiert ist.

• Rechnungen mit dem Status Buchungen erfasst.
• Das Feld "Workflow-Status" wird in der auswählbaren Spaltenanpassung angezeigt und es kann zum Rechnungsraster hinzugefügt werden.
• Die Option "Einreichen" ist unter "Aktionen" verfügbar.
• Der Workflow-Status wird für die ausgewählte Rechnung im Bildschirm "Rechnungsdaten" angezeigt.

Anwendungsfall für "Vorläufige Rechnung"

1. Eine manuelle Rechnung wird im Programm Eingegangene Rechnungen (tfacp1110m000) erstellt. Der Status der Rechnung ist auf Entwurf gesetzt.
2. Klicken Sie im Menü "Aktionen" auf "Erfassen", um den Rechnungsstatus auf "Erfasst" zu ändern. Die Rechnungsnummer wird erstellt.
3. Navigieren Sie zu "Eingangsrechnung verarbeiten", und geben Sie die Buchungen an.
4. Nachdem die Buchungen festgelegt wurden, wird der Rechnungsstatus von Erfasst in "Buchungen erfasst" geändert. In der Workflow-Umgebung werden die angegebenen Buchungen im Kopf und im Statusbereich angezeigt. Der Workflow-Status wird als "Genehmigung steht aus" angezeigt. Navigieren Sie zu Ming.le und überprüfen Sie Ihre Feeds.
5. Klicken Sie auf "Daten anzeigen". Die Details der ausgewählten Rechnung werden angezeigt und Sie müssen die Rechnung genehmigen. Der Status "Genehmigt" wird in der Workbench angezeigt.

Anwendereinstellungen

Klicken Sie auf die Option , um die Einstellungen der Workbench-Datenansicht festzulegen.

Auf das Fenster "Anwendereinstellungen" kann über den rechten Bereich in der Symbolleiste des Programms "Workbench Kreditorenverarbeitung (tfacp8350m000)" zugegriffen werden.

Im Fenster "Anwendereinstellungen" können Sie diese Voreinstellungen festlegen, auf deren Basis die Rechnungen im Programm "Workbench Kreditorenverarbeitung (tfacp8350m000)" angezeigt werden.

• Filtern nach: Geben Sie die Daten an, auf deren Basis die Rechnungen gefiltert werden. Sie können die Rechnungen nach folgenden Kriterien sortieren:
  • Finanzielle Kreditorengruppe
  • Rechnungssteller
  • Zahlungsempfänger
• Allgemein
  • Controller (Kreditoren): Der Infor LN-Anwender mit der Rolle "Controller (Kreditoren)".
  • Kaufmännische Firma: Diese kaufmännische Firma, für die die Daten der Eingangsrechnung angezeigt werden. Hinweis: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Daten von allen mit der kaufmännischen Firma verbundenen Programmen für Eingangsrechnungen gemeinsam verwendet werden.

Meldungen

Dies ist ein erweiterbares Fenster, in dem die Fehlermeldungen angezeigt werden. Wenn in der Workbench ein Fehler gemeldet wird, wird das Fenster erweitert, um die Fehlermeldungen anzuzeigen. Klicken Sie auf , um die Meldungen zu löschen. Um den Fensterbereich zu minimieren, klicken Sie auf den Kopf.

Die in der Workbench verfügbaren allgemeinen Optionen sind:

• Aktualisieren: Lädt die rechnungsbezogenen Daten aus Infor LN neu.
• Voreinstellungen speichern: Speichert die Werte, die Sie auf der Seite "Anwendereinstellungen" festlegen, und die Einstellungen werden voreingestellt, wenn Sie das nächste Mal auf die Workbench zugreifen.
• Voreinstellungen löschen: Löscht die Voreinstellungen, die Sie auf der Seite "Anwendereinstellungen" festgelegt haben.
• Voreinstellungen einlesen: Verwirft die nicht gespeicherten Änderungen, die an den Anwendereinstellungen vorgenommen wurden, und wendet die zuletzt gespeicherten Einstellungen an, sobald Sie das nächste Mal auf die Workbench zugreifen.
• Info: Zeigt die Version der Workbench an.