Archivieren journalisierter Buchungen

Zur korrekten Archivierung in einer Mehrfirmenstruktur gelten folgende Regeln:

Jede Firma muss über eine eigene Archivfirma verfügen. Eine Archivfirma kann nicht von mehreren Firmen gemeinsam verwendet werden.
Die Struktur von Archivfirmen muss der realen Umgebung genau entsprechen.
Eine Firma muss bis zum Ende ihres Bestehens dieselbe Archivfirma behalten. Sobald Daten archiviert wurden, können Sie die Archivfirma nicht mehr wechseln.

Bei zusätzlichem Archivierungsbedarf empfiehlt es sich, eine zweite Archivumgebung einzurichten, die der realen Umgebung ebenfalls genau entsprechen muss. Definieren Sie die Firmen der zweiten Archivumgebung als Archivfirmen der Firmen der ersten Archivumgebung. Bei Bedarf können auch eine dritte und weitere Archivumgebungen eingerichtet werden. Dann müssen Sie die Daten jeder Archivfirma in deren Archivfirma in der zweiten Archivumgebung archivieren usw.

Wenn Sie die Daten archivieren, erstellt LN eine Struktur, bei der alle Firmen der Gruppe und die Archivfirma mit jeder Firma verknüpft sind. Wenn eine der Firmen in der Gruppe keine Archivfirma hat, meldet LN einen Fehler und bricht die Archivierung ab.

Stapel und Stapelpositionen werden nur archiviert und/oder gelöscht, wenn Sie den Archivierungs- und Löschvorgang in der Firma ausführen, in der sie sich befinden. Dies ist immer die Ursprungsfirma. Firmenübergreifende Belege und verbundene journalisierte Buchungen, die zu dem Stapel gehören, werden nicht archiviert und/oder gelöscht, bis die Zielfirma archiviert ist.

Wenn der Stapel aus der realen Umgebung gelöscht wurde, bleiben diese firmenübergreifenden Belege und Buchungen vorübergehend ohne Stapel in der realen Umgebung vorhanden, bis die Buchungen der Zielfirma archiviert sind. Daher empfiehlt es sich, alle Firmen einer Gruppe innerhalb kurzer Zeit zu archivieren.

Journalisierungsläufe werden ebenfalls archiviert. Ein Journalisierungslauf kann erst aus der realen Umgebung gelöscht werden, wenn auch alle verbundenen Stapel gelöscht sind.

Finanzielle Belege werden archiviert und/oder gelöscht, wenn Sie den Archivierungs- und Löschvorgang in der Firma ausführen, in der sie sich befinden. Für jeden Beleg prüft LN, ob ein verbundener verbundener firmenübergreifender Beleg vorhanden ist.

Wenn der Buchungsschlüssel eines Belegs darauf hinweist, dass die Belegnummern keine Folgenummern sein müssen, wird der Beleg nicht aus der realen Umgebung gelöscht, um doppelte Belegnummern zu vermeiden.

Eine journalisierte Buchung wird nicht aus der realen Umgebung gelöscht, wenn das Geschäftsjahr der Buchung nicht dem Geschäftsjahr des Stapels entspricht und das Geschäftsjahr der Buchung noch nicht archiviert werden kann. Bei Wahl der Option "Archiv" werden der verbundene Stapel, die Stapelposition und der Beleg in die Archivfirma kopiert und bleiben in der realen Umgebung erhalten.

Wenn offene Verkaufsaufträge oder Bestellungen noch auf eine Buchung verweisen, wird diese als Gelöscht gekennzeichnet, doch nicht wirklich gelöscht. Der verbundene Stapel, die Stapelposition und der Beleg werden in die Archivfirma kopiert und bleiben in der realen Umgebung erhalten. Sie werden gelöscht, wenn die referenzierten offenen Buchungen geschlossen und archiviert werden, z. B. durch Ausführen des Programms Vollständig bezahlte Eingangsrechnungen löschen (tfacp2250m000).

Wenn das Sachkonto der Buchung ein abgleichbares Konto ist, werden verbundene Abgleichdaten ebenfalls archiviert.

Beim Archivierungsprozess wird die Ursprungsfirma der journalisierten Buchung durch die Archivfirma der Ursprungsfirma ersetzt. Dadurch enthält die Archivumgebung keine Referenzen zur realen Umgebung.

Bei der Archivierung werden die Beziehungen firmenübergreifender Belege ebenfalls in die Archivumgebung kopiert. In der Archivumgebung werden die Beziehungen so aktualisiert, dass sich jeder Beleg in der Beziehung auf die Umgebung bezieht, in der der Beleg tatsächlich vorhanden ist. In der realen Umgebung bleibt die Beziehung der Belege erhalten, bis alle verbundenen journalisierten Buchungen gelöscht sind. Bei rechnungsbezogenen Buchungen geschieht dies nur beim Löschen vollständig bezahlter Rechnungen. Die Beziehung der Belege wird auch in der realen Umgebung aktualisiert, um einen Bezug zum archivierten Beleg herzustellen, wenn alle verbundenen journalisierten Buchungen aus der realen Umgebung gelöscht sind.

Dem normalen Archivierungsprozess folgt ein weiterer Archivierungsschritt, bei dem alle Buchungen und Belege in der realen Firma archiviert werden, die aus firmenübergreifenden Buchungen resultieren. Bei diesem Schritt werden firmenübergreifende Beziehungen wie oben beschrieben archiviert und/oder gelöscht.

Stapel, Stapelpositionen und Belege mit dem Status Gelöscht werden aus der realen Umgebung gelöscht, außer wenn der Buchungsschlüssel des Belegs darauf hinweist, dass die Belegnummern keine Folgenummern sein müssen. Solche Belege werden aus der realen Umgebung nicht gelöscht, um doppelte Belegnummern zu vermeiden.