Synchronisieren von CRM-Ansprechpartnern und Aktivitäten in Microsoft Exchange

CRM umfasst die folgende Synchronisierungsfunktionalität:

  • Kontakte aus LN können mit Microsoft Exchange synchronisiert werden.
  • Aktivitäten der Art Anruf oder Termin können als Kalenderelemente zwischen LN und Microsoft Exchange synchronisiert werden. Kalendereinträge werden in beide Richtungen synchronisiert.

Synchronisierungsparameter und Stammdaten

Bevor Sie Ansprechpartner und Aktivitäten synchronisieren können, müssen Sie zunächst die folgenden Parameter und Stammdaten definieren:

  • Markieren Sie das Kontrollkästchen Ansprechpartner synchronisieren im Programm Parameter Allgemeine Daten (COM) (tccom0000s000), wenn Sie die Synchronisierung von Ansprechpartnern aktivieren möchten. Wenn dieses Kontrollkästchen markiert ist, müssen Sie außerdem in den Programmen Länder (tcmcs0510m000) und Sprachen (tcmcs0146m000) und ISO-Codes festlegen.
  • Markieren Sie das Kontrollkästchen Aktivitäten synchronisieren im Programm Parameter Allgemeine Daten (COM) (tccom0000s000), wenn Sie die Synchronisierung von Kalendern aktivieren möchten.
  • Konfigurieren Sie den Exchange Synchronizer im Programm MS Exchange Synchronsierungseinstellungen (ttaad2140m000).
  • Legen Sie die Anwender fest, bei denen Ansprechpartner und Kalender über das Programm MS Exchange Synchronsierungsanwender (ttaad2141m000) synchronisiert werden sollen.
Hinweis

Wenn Sie Aktivitäten für Teilnehmer der Art Mitarbeiter synchronisieren möchten, die in Programm Teilnehmer (tccom6105m000) definiert sind, müssen Mitarbeiter die folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Das Feld Anwender wird im Programm Mitarbeiter - Allgemein (tccom0101m000) festgelegt.
  • Das Feld E-Mail wird im Programm Mitarbeiter - Mitarbeiterdaten (BP) (bpmdm0101m000) festgelegt. Die E-Mail-Adresse muss mit der E-Mail-Adresse in der Windows-Domäne identisch sein, einschließlich Groß- und Kleinschreibung.
  • Das Feld E-Mail im Programm MS Exchange Synchronsierungsanwender (ttaad2141m000) ist identisch mit dem Wert im Feld E-Mail im Programm Mitarbeiter - Mitarbeiterdaten (BP) (bpmdm0101m000). Die E-Mail-Adresse muss mit der E-Mail-Adresse in der Windows-Domäne identisch sein, einschließlich Groß- und Kleinschreibung.

Einladungen zu einer Aktivität können nur dann an den Kalender eines Teilnehmers gesendet werden, wenn das Feld Besprechnungs-Organisator für die Aktivität, gemäß Festlegung im Programm Teilnehmer (tccom6105m000) , auch im Programm MS Exchange Synchronsierungsanwender (ttaad2141m000) festgelegt wurde. Der Grund liegt darin, dass Einladungen für den Organisator durch MS Exchange generiert werden.

Exchange Synchronizer

Der Exchange Synchronizer kann über die LN UI Administration Webapp für eine CRM-Umgebung in LN gestartet und beendet werden.

Sobald der Exchange Synchronizer gestartet wurde, können die folgenden Aufgaben ausgeführt werden:

  1. Der Synchronizer wird mit LN verbunden.
  2. Die in den Programmen MS Exchange Synchronsierungseinstellungen (ttaad2140m000) und MS Exchange Synchronsierungsanwender (ttaad2141m000) definierten Einstellungen werden an den Synchronizer gesendet.
  3. Der Synchronizer startet die Synchronisierung von Ansprechpartnern und Aktivitäten.

Weitere Informationen finden Sie im Admin-Handbuch Infor LN UI.

Synchronisieren von Ansprechpartnern

Ansprechpartner in LN werden über ein Pull-Verfahren mit Microsoft Exchange synchronisiert. Der Synchronizer wird über ein Pull-Intervall ausgelöst. Dieses Intervall besteht aus einer Nummern- und einer Zeiteinheit, wie z. B. 1 Stunde oder 7 Tage. Nach der Auslösung ruft der Synchronizer für alle Anwender, bei denen die Daten synchronisiert werden sollen, die Ansprechpartner aus LN ab, bei denen das Kontrollkästchen Synchronisieren im Programm Ansprechpartner (tccom1640m000) markiert ist und die seit der letzten Synchronisierung geändert wurden. Diese Ansprechpartner werden mit Microsoft Exchange synchronisiert.

Synchronisieren von Kalendern

Kalender werden ebenfalls mithilfe eines Pull-Verfahrens synchronisiert, das auf einem Pull-Intervall basiert. Nach der Auslösung ruft der Synchronizer für alle Anwender, bei denen die Daten synchronisiert werden sollen, sämtliche künftigen Kalenderereignisse aus LN und Microsoft Exchange ab. Der Synchronizer verwendet das Pull-Verfahren nur für Ereignisse, die in der Zukunft liegen, nicht jedoch für Ereignisse, die in der Vergangenheit liegen.

Hinweis

Neben dem Pull-Verfahren unterstützt die Kalendersynchronisation auch das Push-Benachrichtigungsverfahren. Wenn das Kontrollkästchen Push-Synchronisierung aktivieren im Programm MS Exchange Synchronsierungseinstellungen (ttaad2140m000) markiert ist, wenn ein Kalenderereignis in Microsoft Exchange LN oder erstellt, geändert oder gelöscht wird, wird eine WE-Benachrichtigung an den Synchronizer gesendet. Diese Benachrichtigung löst die Synchronisation des betroffenen Kalenderereignisses aus.

Aus LN stammende Kalenderereignisse

Bei Aktivitäten, die in LN erstellt wurden und synchronisiert werden müssen, sind die folgenden Kontrollkästchen im Programm Aktivitäten (tccom6100m000) markiert:

  • Erstellt von Infor LN
  • Synchronisieren

Nach der Auslösung führt der Synchronizer eine Synchronisation der Kalenderereignisse für die Teilnehmer aus, die mit der Aktivität verknüpft sind und bei denen das Kontrollkästchen Einladen im Programm Teilnehmer (tccom6105m000) markiert ist.

Hinweis

Sollte das Kalenderereignis noch nicht in Microsoft Exchange vorhanden sein, wird das Kontrollkästchen Synchronisiert deaktiviert, dafür wird das Kontrollkästchen An Synchronizer gesendet  im Programm Teilnehmer (tccom6105m000) markiert.

Wenn das Kalenderereignis für den Teilnehmer in Microsoft Exchange erstellt wird, wird das Kontrollkästchen Synchronisiert im Programm Teilnehmer (tccom6105m000) markiert.

Kalenderereignis stammt aus Microsoft Exchange

Kalenderereignisse, die in Microsoft Exchange erstellt und mit LN synchronisiert werden müssen, in LN jedoch noch nicht vorhanden sind, müssen auch in LN erstellt werden. Daher wird das Kalenderereignis im Programm Termin (tccom6600m100) als Aktivität der Art Termin erstellt, außerdem werden Teilnehmer mit dieser Aktivität verknüpft.

Für diesen generierten Termin gilt Folgendes:

  • Im Programm Aktivitäten (tccom6100m000) ist das Kontrollkästchen Erstellt von Infor LN  deaktiviert, während das Kontrollkästchen Synchronisieren markiert ist.
  • Aus der E-Mail-Adresse eines Anwenders, dessen Daten synchronisiert werden müssen, geht hervor, ob ein Teilnehmer in Programm Teilnehmer (tccom6105m000) auf Mitarbeiter, Ansprechpartner oder Sonstige gesetzt ist.
  • Das Kontrollkästchen Synchronisiert ist markiert, und das Kontrollkästchen An Synchronizer gesendet im Programm Teilnehmer (tccom6105m000) ist nicht markiert.
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