Verwenden von Adressformaten

Mit Hilfe von Adressformaten legen Sie fest, wie Adressen auf Dokumenten gedruckt werden sollen.

Die Adresszeilen auf einem Dokument haben normalerweise 35 Positionen. Die Maximalanzahl ist auf 60 Positionen beschränkt. Daher sind für die Bezeichnungsfelder Name 1, Straße und Ort zwei Felder im Programm Adressen (tccom4130s000) verfügbar. Dies ermöglicht Ihnen, wahlweise Teile des Namens, der Anschrift und des Orts in separaten Zeilen zu drucken oder nur die ersten Teile zu drucken.

Adressformat und Adresszeilenformat

Im Programm Adressen (tccom4130s000) können Sie in den folgenden Feldern ein Adressformat zuweisen:

• Adressformat für Adresszeilen
• Adressformat

Mit dem Adressformat für Adresszeilen werden die richtigen Adressdaten für die Felder Adresszeile 1 bis Adresszeile 6 aus dem Programm Adressen (tccom4130s000) abgerufen. Die Felder mit den Adresszeilen (1 bis 6) werden überwiegend für den Austausch von Adressdaten zwischen LN und einer externen Anwendung eingesetzt.

Wenn Sie nicht möchten, dass bei jeder Aktualisierung eines im Adressformat angegebenen Feldes die Adresszeilenfelder 1-6 ebenfalls aktualisiert werden, müssen Sie das Feld Adressformat für Adresszeilen leer lassen. Bei Bedarf können Sie Adresszeilen aus dem Programm Adressformate aktualisieren (tccom4235m000) hochladen.

Das Adressformat im Programm Adressen (tccom4130s000) ist das Standardformat für die angegebene Adresse. Wenn dieses Feld leer ist, greift LN auf ein landesspezifisches oder ein Standardadressformat zurück.

Landesspezifisches Adressformat

Ein landesspezifisches Adressformat definieren Sie im Programm Länder (tcmcs0110s000). Dies ist dann nützlich, wenn Sie angeben möchten, ob in einem bestimmten Land die Hausnummer dem Straßennamen vorangeht oder diesem nachgestellt wird, oder ob die Postleitzahl dem Ortsnamen vorangeht oder diesem nachgestellt werden soll. Das landesspezifische Adressformat wird bei allen Adressen dieses Landes verwendet, für das Sie kein einmaliges Adressformat angegeben haben.

Standardformat

Wenn Sie eine Adresse angeben oder auswählen, haben Sie die Möglichkeit, ihr ein Adressformat zuzuweisen. Allerdings kann LN keine Adresse drucken, für die das zu verwendende Format nicht vorhanden ist. Um zu vermeiden, dass aus diesem Grund Adressen nicht gedruckt werden können, müssen Sie ein Standardformat angeben.

Um das Standardformat zu verwenden, geben Sie ein Adressformat für die Adresse der Firma an, in der Sie arbeiten. Eine Adresse für eine Firma können Sie im Unterprogramm Allgemeine Firmendaten (tccom0502m000) festlegen. Aus dem Feld Adresse im Programm Allgemeine Firmendaten (tccom0102s000)  können Sie in das Programm Adressen (tccom4530m000) verzweigen, in dem Sie das verknüpfte (Standard-)Adressformat abfragen können.

LN verwendet zum Drucken einer Adresse das am genauesten spezifizierte Format. Die Adressformate werden in der nachstehenden Reihenfolge gesucht und verwendet:

1. Format, das mit der Adresse verknüpft ist
2. Format, das für das Land der Adresse festgelegt ist
3. Standardformat

Unterschiedliche Formate für eine Adresse

Wenn dieselbe Adresse mehrmals in unterschiedlichen Formaten ausgedruckt werden soll, müssen Sie die Adresse kopieren und der Kopie ein anderes Format zuweisen. Für die kopierte Adresse müssen Sie dann einen neuen, eindeutigen Code festlegen.

Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie die Faxnummer und E-Mail-Adresse auf ein Angebot drucken möchten, diese Angaben jedoch für einen Versandauftrag nicht notwendig sind. Eine andere Möglichkeit ist, der Faxnummer und der E-Mail-Adresse einfach eine niedrigere Priorität zuzuordnen.