Auswählen von Auftragsdaten für die Fakturierung

Sie müssen einen Rechnungslauf erstellen, um eine Auswahl von Rechnungsdaten zu erstellen, für die die Anwendung Rechnungen generiert.

Wenn Sie im Programm Rechnungsläufe (cisli2100m000) einen neuen Rechnungslauf erstellen, müssen Sie dafür eine Rechnungslaufvorlage auswählen. Die Vorlage legt die Art und Anzahl der Rechnungsdatenpositionen fest, die Sie für den Rechnungslauf auswählen können.

Hinweis

Die Vorlage muss die Anzahl und Art der Aufträge, für die Sie Rechnungen in einem Rechnungslauf generieren möchten, exakt festlegen. Im Rechnungslauf können Sie die Auswahlkriterien, die in der Vorlage festgelegt wurden, nicht übersteuern. Für alle Auftragsarten, für die die Vorlage festlegt, dass Sie die Option Mehrere wählen können, wird im Rechnungslauf als Voreinstellung der vollständige Bereich der Rechnungsdaten ausgewählt. Sie können dann einen kleineren Bereich im Rechnungslauf auswählen. Sie können jedoch Keine nicht auswählen.

Zum Erstellen von Zinsrechnungen beispielsweise muss die Vorlage für alle anderen Auftragsarten auf den Wert Keine gesetzt sein.

Wenn Sie Rechnungen für die mithilfe des Rechnungslaufs ausgewählten Daten zusammenstellen, kann die Anwendung entweder für jede Rechnungsdatenposition eine einzelne Rechnung generieren oder Rechnungsdaten auf den Rechnungen zusammenfassen.

Ob die Rechnungsdaten zu einer Rechnung zusammengefasst werden, wird durch die folgenden Kriterien und Parameter festgelegt:

  • Buchungsschlüssel und Nummernkreis

    Der Buchungsschlüssel und der Nummernkreis, die für die Rechnungsnummer verwendet werden. Aufträge, für die Rechnungsnummern mit unterschiedlichen Buchungsschlüsseln oder Nummernkreisen generiert wurden, können nicht auf einer Rechnung zusammengefasst werden.

    • Im Programm Buchungsschlüssel Fakturierung (cisli0101m000) können Sie für jede Auftragsart den voreingestellten Buchungsschlüssel und Nummernkreis für die Rechnungsnummer festlegen. Auf diese Weise legen Sie eine Voreinstellung zum Zusammenfassen von Rechnungspositionen pro Rechnung fest. Um unterschiedliche Auftragsarten auf einer Rechnung zusammenzufassen, geben Sie für diese Auftragsarten den gleichen Buchungsschlüssel und Nummernkreis an.

      In einer bestimmten Herkunftsart erfolgt die Gruppierung auf Basis des regulären Buchungsschlüssels: Wenn die endgültige Rechnung eine Gutschrift ist, wird der Buchungsschlüssel Gutschriften dieser Herkunftsart verwendet. Wenn Sie jedoch unterschiedliche Herkunftsarten für die Rechnung gruppieren möchten (basierend auf dem Fakturierungsverfahren und bei Einrichtung des gleichen Buchungsschlüssels für die Herkunftsarten), müssen Sie den Buchungsschlüssel Gutschriften auf denselben Wert für diese Herkunftsarten setzen.

    • Wenn die Auswahl für den Rechnungslauf Auftragsrechnungen und Gutschriften für Reklamationsaufträge enthält, verrechnet die Anwendung zunächst die Auftragsrechnungen mit den Gutschriften und generiert dann eine Ausgangsrechnung für den Restbetrag. Die operative Firma, der Rechnungsbuchungsschlüssel und die Rechnungsnummer der Auftragsrechnung müssen im Paket Fakturierung verfügbar sein.
    • Im Programm Fakturierungsoptionen (cisli1120s000) können Sie angeben, dass der Buchungsschlüssel beim Erstellen eines Rechnungslaufs überschrieben werden kann. Auf diese Weise können Sie die Voreinstellung zum Zusammenfassen von Rechnungspositionen übersteuern.

  • Zusammenstellungskriterien

    Rechnungspositionen können nur auf einer Rechnung zusammengefasst werden, wenn die Zusammenstellungskriterien übereinstimmen. So können Sie beispielsweise Rechnungspositionen für unterschiedliche Rechnungsempfänger nicht zu einer Rechnung zusammenfassen. Eine Auflistung der vordefinierten Zusammenstellungskriterien finden Sie unter Zusammenstellungskriterien.

  • Fakturierungsverfahren

    Das Fakturierungsverfahren legt fest, ob unterschiedliche Aufträge und Auftragsarten auf einer Rechnung zusammengefasst werden können. Sie können Fakturierungsverfahren im Programm Fakturierungsverfahren (tcmcs0155s000) festlegen und die Verfahren mit dem Handelspartner im Programm Rechnungsempfänger (tccom4112s000) verknüpfen.

  • Rechnungslaufvorlage

    Die Vorlage für den Rechnungslauf legt die Anzahl und Art der Aufträge fest, die Sie für die Fakturierung in einem Rechnungslauf auswählen können. Wenn in der Vorlage und im entsprechenden Fakturierungsverfahren unterschiedliche Kriterien für die Zusammenfassung möglich sind, verwendet die Anwendung die Zusammenfassungsart mit den meisten Einschränkungen.

Überschreiben von Buchungsschlüsseln und Nummernkreisen

Wenn die Rechnungslaufvorlage es zulässt, können Sie im Programm Rechnungsläufe (cisli2100m000) einen Buchungsschlüssel und Nummernkreis angeben, die anstatt der im Programm Buchungsschlüssel Fakturierung (cisli0101m000) festgelegten Werte für Rechnung und Gutschriften verwendet werden.

Sie können diese Option für zwei Zwecke verwenden:

  • Wenn die Vorlage für den Rechnungslauf die Auswahl von mehreren Auftragsarten zulässt, für die Sie unterschiedliche Buchungsschlüssel und Nummernkreise voreingestellt haben, und Sie die Aufträge auf einer Rechnung zusammenfassen möchten.
  • Wenn Sie Rechnungsläufe für ein Rechnungslaufschema erstellen, die Vorlage die Auswahl einer Auftragsart zulässt und Sie die erstellten Rechnungen unterscheiden möchten, beispielsweise nach unterschiedlichen Abteilungen. Weitere Informationen finden Sie unter Verarbeitung von Rechnungen als Job.

Erstellen von einzelnen Rechnungen für jede Auftragsart

Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen, wie beispielsweise Ausgangsrechnungen, projektbezogene Rechnungen und Rechnungen für Service-Aufträge. Um alle Auftragsarten separat zu fakturieren, können Sie eine oder alle der folgenden Optionen verwenden:

  • Erstellen Sie im Programm Fakturierungsverfahren (tcmcs0155s000) separate Fakturierungsverfahren für die einzelnen Auftragsarten.
  • Geben Sie im Programm Buchungsschlüssel Fakturierung (cisli0101m000) unterschiedliche Buchungsschlüssel und/oder Nummernkreise für die einzelnen Auftragsarten an.
  • Erstellen Sie Vorlagen für Rechnungsläufe, in denen jeweils eine einzelne Rechnungsdatenart ausgewählt wird.