Mitarbeiterdaten - Übersicht

Sie können das Paket Mitarbeiterdaten verwenden, um mitarbeiterbezogene Daten zu verwalten und um Stunden und Aufwendungen zu erfassen und zu verarbeiten. Die aus der Verarbeitung resultierenden Kosten werden in die folgenden Pakete gebucht: Projekt, Fertigung, Service und Finanzwesen.

Nach der Definition der entsprechenden Stammdaten können Anwender die folgenden Aktionen ausführen:

  • Erfassen von Stunden/Aufwendungen
  • Erfassen von Plandaten (optional)
  • Genehmigen von Stunden/Aufwendungen (optional)
  • Verarbeiten von Stunden/Aufwendungen
  • Aktualisieren der Plandaten mit den nachkalkulierten Stunden (optional)
  • Archivieren von Stunden/Aufwendungen

Nach der Erfassung der Stunden können Sie diese genehmigen und verarbeiten. Die Ist-Stunden können daraufhin mit den Planstunden verglichen werden.

Über das Modul Stammdaten können Sie Mitarbeiterdaten und -Codes erfassen, die für allgemeine Stunden und Aufwendungen verwendet werden. Außerdem können Sie Daten zu Rollen, Kenntnissen, Tarifen und Zuschlägen erfassen.

Erfassen von Stunden und Aufwendungen

Stunden können auf eine der folgenden Arten erfasst werden:

  • Erfassung für einen einzelnen Mitarbeiter oder ein Team

    In den Zeiterfassungsprogrammen können Sie Stunden für einen einzelnen Mitarbeiter oder für ein Team erfassen. Wenn Sie Stunden für ein Team erfassen, können Sie anschließend diese Stunden unter Verwendung der Option Team-Stunden umlegen auf die einzelnen Mitglieder des Teams verteilen. Bei Stunden für die Produktionsauftrag und Projekt (PCS) können Sie auch Maschinenstunden erfassen. Sie können die Ist-Stunden für einen Arbeitsgang sowohl für einen einzelnen Mitarbeiter als auch für ein ganzes Team leicht umlegen, indem Sie Stundenpositionen für mehrere Zeiträume generieren. Dazu müssen Sie Arbeitszeitpläne verwenden. Beachten Sie, dass Arbeitszeitpläne nicht für generelle Tätigkeiten oder Projektstunden verwendet werden dürfen.

  • Globale Erfassung für mehrere Mitarbeiter oder bestimmte Mitarbeiter

    Im Programm Stunden global erfassen (bptmm1201m000) lassen sich Stunden für einen Bereich von Mitarbeitern gemeinsam erfassen. Über die Schaltfläche Bestimmter Mitarbeiter können Sie eine Liste mit bestimmten Mitarbeitern zusammenstellen und verwenden.

Um die Datenerfassung weiter zu beschleunigen und um Systemleistung zu sparen, können Sie die folgenden Programme verwenden:

  • Mitarb.-Anwenderprofile (bpmdm0102m000)
  • Stunden und Aufwendungen kopieren (bptmm1210m000)
  • Stunden und Aufwendungen löschen (bptmm1206m000)
  • Zugewiesene Aufgaben verwenden (bptmm1204m000)

Um Aufwendungen manuell zu erfassen, stehen Ihnen die folgenden Programme zur Verfügung:

  • Allgemeine Aufwendungen (bptmm1111m300)
  • Projektaufwendungen (bptmm1111m100)

Erfassen von Plandaten (optional)

Sie können Plandaten pro Mitarbeiter, pro Team oder pro Abteilung erfassen. Dadurch lassen sich die Planstunden mit den von den Mitarbeitern erfassten Ist-Stunden vergleichen. Nach der Verarbeitung können die Ist-Stunden zusammen mit den Planstunden im Programm Plandaten nach Mitarbeiter (bptmm3100m000) angezeigt werden. Die Differenz zwischen den Plan- und den Ist-Stunden finden Sie in diesem Programm im Feld Abweichung in Stunden.

Genehmigen von Stunden und Aufwendungen (optional)

Wenn im Programm Parameter Mitarbeiterdaten (BP) (bpmdm0100m000) die Option Stapelverarbeitung ausgewählt und das Kontrollkästchen Genehmigung erforderlich markiert ist, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Stunden oder Aufwendungen zu genehmigen:

  1. Speichern Sie die erfassten Stunden oder Aufwendungen.

  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Rufen Sie das Programm Stunden/Aufwend. global genehmigen/widerrufen (bptmm1202m000) auf.
    • Genehmigen Sie die Stunden oder Aufwendungen in den jeweiligen Programmen für jede Position: wählen Sie im entsprechenden Menü die Option Stunden genehmigen.

Stunden und Aufwendungen verarbeiten

Wenn Stunden verarbeitet werden, werden die Lohnkosten anhand der Ist-Stunden berechnet. Die Kosten werden daraufhin an die entsprechenden logistischen Pakete und anschließend an das Paket Finanzwesen weitergeleitet.

Bei der Verarbeitung von Aufwendungen geschieht Folgendes:

  • Projektaufwendungen werden in das Paket Projekt und dann in das Paket Finanzwesen gebucht.
  • Allgemeine Aufwendungen werden sofort in das Paket Finanzwesen gebucht.

Je nachdem, welche Option im Programm Parameter Mitarbeiterdaten (BP) (bpmdm0100m000) ausgewählt wurde, können Sie Stunden bzw. Aufwendungen auf eine der folgenden Arten verarbeiten:

  • Direkt

    Stunden oder Aufwendungen werden sofort nach Beendigung des entsprechenden Programms verarbeitet. Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, steht Ihnen im entsprechenden Menü die Option Direkte Verarbeitung zur Verfügung. Über diesen Befehl können Sie Stunden oder Aufwendungen verarbeiten, ohne das Programm schließen zu müssen.

  • Stapelverarbeitung

    Stunden und/oder Aufwendungen werden erst verarbeitet, wenn Sie das Programm Stunden und Aufwendungen verarbeiten (bptmm1203m000) ausführen.
Hinweis
  • Um die Stunden und/oder Aufwendungen mehrerer Mitarbeiter zu überprüfen, können dazu berechtigte Anwender das Programm Stunden und Aufwendungen (Vollständigkeitsprüfung) drucken (bptmm1410m000) verwenden.
  • Bei den Buchungsschlüsseln Produktionsauftrag, Montageauftrag und Projekt (PCS) steht Ihnen das Programm Gebuchte Stunden am Tagesende verarbeiten (bptmm1205m000) zur Verfügung. Damit können Sie die Stunden für Aktivitäten und Arbeitsgänge verarbeiten, die den Status Abgeschlossen aufweisen.

Aktualisieren der Plandaten mit den nachkalkulierten Stunden (optional)

Nach Verarbeitung der Stunden können Sie die Stundenkonten der Mitarbeiter mit Hilfe des Programms Stundenkonto pro Mitarb. mit Ist-Stunden akt. (bptmm3201m000) aktualisieren.

Archivieren von Stunden und Aufwendungen

Plandaten und Stunden/Aufwendungen werden in den Historietabellen des Pakets Mitarbeiterdaten gespeichert. Wenn Sie diese Daten in der Archivfirma speichern möchten, achten Sie darauf, das Kontrollkästchen Archivfirma im Programm Implementierte Software-Komponenten (tccom0100s000) zu markieren. Daraufhin werden Bezugsdaten sowie Daten über Stunden- und Aufwendungen für die Pakete Mitarbeiterdaten, Projekt, Service und Fertigung archiviert.

Wählen Sie in einem beliebigen Archivierungsprogramm die gewünschte Laufart aus, um den Schritt bzw. die Schritte festzulegen, die ausgeführt werden sollen. Sie können sich auch dafür entscheiden, die Stammdaten aus den Paketen Allgemeine Daten und Mitarbeiterdaten zu archivieren.