Processo de reclamação de fornecedor

Registrar reclamação de fornecedor

No cabeçalho da reclamação, é possível especificar se a reclamação será liquidada por uma nota de crédito (recebida do fornecedor) ou por uma fatura (enviada para o fornecedor), ao selecionar a opção necessária no campo Procedimento de fatura de reclamação na sessão Reclamação de fornecedor (tscmm2600m000).

É possível especificar se a linha de reclamação deve ser liquidada com o reembolso dos custos (com base no valor aprovado na linha de reclamação) ou dos materiais (com base nos itens e na quantidade especificada nas linhas de reclamação). Para fazer isso, selecione a opção Reembolsar materiais ou Reembolsar os custos no campo Método de reclamação na Linha de reclamação da sessão Linhas de reclamações de fornecedores (tscmm2110m000).

É possível criar uma reclamação de fornecedor:

• Manualmente: Você pode especificar os valores do cabeçalho e das linhas de reclamação manualmente.
• A partir da reclamação de clientes: É possível transferir uma (linha de) reclamação de clientes para gerar uma (linha de) reclamação de fornecedor. Para mais informações, consulte a opção Criar solicitação de reclamação de fornecedor a partir de reclamações de clientes.
• A partir de um documento de compra: É possível registrar uma reclamação com base em documentos, como faturas, ordens de serviço, ordens de compra ou programação de compras. As informações do documento de compra são especificadas no cabeçalho da reclamação na sessão Reclamação de fornecedor (tscmm2600m000). Como alternativa, também é possível copiar os dados do documento de compra usando a opção Copiar todas as linhas do menu Ações.
• Da Linha de ordem de serviço (material, mão de obra ou outro custo): Ao executar uma ordem de serviço, uma linha de custo ou mais pode ser o resultado de itens com defeito comprados de um fornecedor ou mais. Essas linhas podem ser selecionadas e transferidas para a sessão Solicitações de reclamação de fornecedor (tscmm1114m000) para gerar a reclamação de fornecedor. Para mais informações, consulte Criar solicitações de reclamação de fornecedor a partir de linhas de custo de ordem de serviço/linhas de cobertura de vendas de manutenção
• A partir de linhas de cobertura de ordem de vendas de manutenção: Ao executar uma ordem de vendas de manutenção, uma linha de custo ou mais pode ser o resultado de itens com defeito comprados de um fornecedor ou mais. Essas linhas podem ser selecionadas e transferidas para a sessão Solicitações de reclamação de fornecedor (tscmm1114m000) para gerar a reclamação de fornecedor. Para mais informações, consulte Criar solicitações de reclamação de fornecedor a partir de linhas de custo de ordem de serviço/linhas de cobertura de vendas de manutenção

Enviar reclamação de fornecedor

É necessário enviar a reclamação após o registro. Quando a reclamação é enviada, o status do cabeçalho da reclamação é definido como Aprovação pendente. Agora, as linhas de reclamação podem ser Aprovado, Rejeitado, Modificado ou Cancelado.

Aprovar as estimativas

Quando a reclamação é enviada e o campo Usar estimativas é verificado na sessão Linhas de reclamações de fornecedores (tscmm2110m000), uma linha de estimativa é criada e o status da linha de reclamação é atualizado para Estimativas pendentes de aprovação. É obrigatório aprovar as estimativas antes de aprovar a reclamação. Se as estimativas não forem aprovadas, a Quantidade aprovada e o Valor aprovado da sessão Linhas de reclamações de fornecedores (tscmm2110m000) não poderão ser modificados.

Expedir peças com defeito ao fornecedor

Se o material tiver de ser devolvido ao fornecedor antes da aprovação da reclamação, será necessário marcar a caixa de seleção Devolução do material necessária na sessão Linhas de reclamações de fornecedores (tscmm2110m000) e uma linha de entrega de reclamação de fornecedor será criada na sessão Entregas de reclamações de fornecedores (tscmm2112m000). Quando a reclamação for enviada, será criada uma ordem de armazém e o Status da linha da reclamação será atualizado para Devolução pendente de material.

Se o campo Receber ordem de venda estiver definido como A receber na sessão Entregas de reclamações de fornecedores (tscmm2112m000), um documento de ordem de venda (autorização de devolução de material) será impresso. No entanto, primeiro é necessário receber a RMA antes que os itens sejam expedidos. Para receber a ordem de venda, use a opção Autorização de devolução de materiais recebida do menu Ação ou o botão Autorização de devolução de materiais recebida nas sessões Entregas de reclamações de fornecedores (tscmm2112m000) ou Linhas de reclamações de fornecedores (tscmm2110m000).

Ação para o item - use o campo Ação de aprovação (para o material aprovado) e o campo Ação de rejeição (para o material rejeitado) na sessão Linhas de reclamações de fornecedores (tscmm2110m000) para determinar como o fornecedor deve manipular o material com defeito devolvido. O fornecedor pode Manter e obter propriedade, Devolver ao cliente ou Descarte o item. Quando o item com defeito é devolvido pelo fornecedor, é criada uma linha de recebimento de reclamação de fornecedor.

Encerrar a linha de entrega de armazém dos materiais com defeito

Quando uma ordem de armazém para uma sessão Entregas de reclamações de fornecedores (tscmm2112m000) é criada, mas nem todos os itens podem ser entregues por algum motivo, a ordem de armazém para os itens restantes pode ser encerrada para permitir o processamento da Reclamação de fornecedor sem enviar todos os materiais com defeito.

Encerrar uma linha de recebimento de armazém de materiais reembolsados

Quando uma ordem de armazém para um Recebimentos de reclamações de fornecedores (tscmm2113m000) é criada, mas nem todos os itens são recebidos por algum motivo, a ordem de armazém para os itens restantes pode ser encerrada para permitir o processamento da Reclamação de fornecedor sem receber todos os itens.

Aprovar a reclamação

É possível aprovar o cabeçalho ou linhas de reclamação individuais. Quando uma linha de reclamação é aprovada, o status da linha de reclamação é definido como Aprovado. Se todas as linhas forem processadas (aprovadas ou rejeitadas), o status do cabeçalho será definido como Aprovado. Se uma linha ou mais for rejeitada, o campo Parcialmente aprovado será selecionado no cabeçalho na sessão Reclamações de fornecedores (tscmm2100m000).

Se o campo Método de reclamação for definido como Reembolsar materiais na sessão Linhas de reclamações de fornecedores (tscmm2110m000), será criada uma ordem de armazém para receber do fornecedor o material para substituição.

Com base na opção selecionada para o campo Identificado para na sessão Linhas de reclamações de fornecedores (tscmm2110m000), os valores da reclamação aprovada são registrados como receita da reclamação na garantia do fornecedor do item serializado, com o status Ativo, para a instalação no cabeçalho da reclamação de fornecedor.

Enviar fatura

Quando a reclamação é aprovada e o campo Procedimento de fatura de reclamação é definido como Baseado em fatura na sessão Reclamações de fornecedores (tscmm2100m000), uma fatura deve ser enviada ao fornecedor.

Nota de crédito

Quando a reclamação é aprovada e o campo Procedimento de fatura de reclamação é definido como Baseado em nota de crédito na sessão Reclamações de fornecedores (tscmm2100m000), uma fatura de nota de crédito deve ser recebida do fornecedor. A nota de crédito pode ser vinculada às linhas de reclamação depois que for recebida no Accounts Payable,

A linha de reclamação foi liquidada

Após a aprovação da reclamação, o status da linha de reclamação somente é atualizado para “liquidado” quando:

• Se o Procedimento de fatura de reclamação for definido como Baseado em nota de crédito e o Método de reclamação da linha for Reembolsar os custos na sessão Linhas de reclamações de fornecedores (tscmm2110m000), as linhas de nota de crédito de compra poderão ser vinculadas à linha de reclamação usando uma conta contábil com o conjunto de integração da reclamação de fornecedor. É possível definir manualmente o status da linha de reclamação como Liquidado se houver pelo menos uma linha de nota de crédito vinculada à caixa de seleção Fatura Final marcada na sessão Linhas de faturas de reclamações de fornecedores (tscmm2115m000). Além disso, as notas de crédito de custo de compra devem ser finalizadas no General Ledger e as notas de crédito de compra relacionadas às ordens devem ser aprovadas em Accounts Payable
• Se o campo Procedimento de fatura de reclamação for definido como Baseado em fatura na sessão Linhas de faturas de reclamações de fornecedores (tscmm2115m000), o SLI acionará a criação da linha de fatura de reclamação de fornecedor na sessão Linhas de faturas de reclamações de fornecedores (tscmm2115m000) e definirá o status como Liquidado automaticamente.

Rejeição de reclamação de fornecedor

O usuário pode registrar a rejeição da reclamação usando a opção Rejeitar reclamação de fornecedor na linha ou no cabeçalho da reclamação na sessão Reclamações de fornecedores (tscmm2100m000). O usuário deve especificar o motivo da rejeição da reclamação. Existe a opção de adicionar informações extras no Texto da rejeição. Se a caixa de seleção Devolução do material necessária estiver marcada na sessão Linhas de reclamações de fornecedores (tscmm2110m000), uma entrega de armazém será criada para receber do fornecedor o item objeto da reclamação.

Cancelar reclamação de fornecedor

É possível cancelar a reclamação, mas não as linhas de reclamação individuais. O status de todas as linhas de reclamação será definido como Cancelado.

É possível cancelar a reclamação somente quando o Status do cabeçalho da reclamação for Modificado ou Aprovação pendente e não houver nenhuma linha de reclamação com o status definido como Aprovado ou Liquidado.

Fechar e excluir a reclamação de fornecedor

A reclamação de fornecedor é fechada quando:

• O status do cabeçalho da reclamação de fornecedor for Aprovado, Rejeitado ou Cancelado.
• O status de linha de todas as linhas de reclamação de fornecedor for Liquidado, Rejeitado ou Cancelado.
• Todas as linhas de entrega e recebimento da reclamação de fornecedor são finais (não há ordens abertas para a reclamação de fornecedor).

Depois que uma reclamação de fornecedor é fechada, a opção de lançá-la no histórico estará disponível somente quando o parâmetro Usar Histórico de Reclamações da reclamação for selecionado na sessão Parâmetros de gestão de reclamações (tscmm0100m000).

Por fim, existe a opção de excluir as reclamações fechadas de fornecedor. Quando uma Reclamação de fornecedor é excluída, seu cabeçalho e todas as suas linhas são excluídas. Se a caixa de seleção Usar Histórico de Reclamações do parâmetro estiver marcada na sessão Parâmetros de gestão de reclamações (tscmm0100m000), a exclusão poderá ser realizada somente depois de lançar a reclamação no histórico. A reclamação de fornecedor poderá ser excluída somente depois que todos os dados de reconciliação financeira forem aceitos.