Arquivar transações finalizadas
Para oferecer suporte ao arquivamento correto em uma estrutura de várias companhias, as regras a seguir se aplicam:
- cada companhia deve ter sua própria companhia de arquivamento. As companhias não podem compartilhar uma companhia de arquivamento.
- a estrutura das companhias de arquivamento deve ser uma cópia exata do ambiente ativo.
- uma companhia deve manter a mesma companhia de arquivamento até o final de sua vida útil. Após o arquivamento dos dados, não é possível alterar a companhia de arquivamento.
Se for necessária uma capacidade de arquivamento extra, recomenda-se que você configure um segundo ambiente de arquivamento, que também deve ser uma cópia exata do ambiente ativo. Defina as companhias do segundo ambiente de arquivamento como as companhias de arquivamento das companhias do primeiro ambiente de arquivamento. Se necessário, é possível configurar um terceiro ou mais ambientes de arquivamento. É necessário então arquivar os dados de cada companhia de arquivamento em sua companhia de arquivamento no segundo ambiente de arquivamento, e assim por diante.
Quando você arquiva os dados, o LN cria uma matriz com todas as companhias do grupo e a companhia de arquivamento vinculada a cada companhia. Se alguma das companhias no grupo não tiver uma companhia de arquivamento, o LN registrará um erro e cancelará o processo de arquivamento.
Os lotes e linhas de lote serão arquivados e/ou excluídos somente se você realizar o arquivamento e a exclusão na companhia em que eles existem. Ela é sempre a companhia de origem. Nenhum documento intercompanhia e transação finalizada relacionada que pertence ao lote será arquivado e/ou excluído até o arquivamento da companhia de destino.
Se o lote tiver sido excluído do ambiente ativo, tais documentos e transações intercompanhia existirão temporariamente sem um lote no ambiente ativo até o arquivamento das transações da companhia de destino. Portanto, é recomendável arquivar todas as companhias de um grupo dentro de um curto período de tempo.
As execuções de finalização também são arquivadas. Uma execução de finalização poderá ser excluída do ambiente ativo somente se todos os lotes anexados também tiverem sido excluídos.
Os documentos financeiros serão arquivados e/ou excluídos se você realizar o arquivamento e a exclusão na companhia em que eles existem. Para cada documento, o LN pesquisa se há um documento intercompanhia relacionado.
Se o tipo de transação do documento indicar que a numeração do documento não precisa ser em uma sequência fixa, o documento não será excluído do ambiente ativo para evitar números de documento duplicados.
Uma transação finalizada não será excluída do ambiente ativo se o ano fiscal da transação não for igual ao ano fiscal do lote e o ano fiscal da transação ainda não puder ser arquivado. Se a opção Arquivar for selecionada, o lote, a linha de lote e o documento relacionados serão copiados para a companhia de arquivamento e mantidos no ambiente ativo.
Se uma transação ainda for referenciada por ordens de venda ou ordens de compra em aberto, ela será marcada como Excluído, mas não será realmente excluída. O lote, a linha de lote e o documento relacionados são copiados para a companhia de arquivamento e mantidos no ambiente ativo. Eles são excluídos quando as transações em aberto referenciadas são fechadas e arquivadas (por exemplo, quando você executa a sessão Arquivar/excluir faturas de compra completamente pagas (tfacp2250m000))
Se a conta contábil da transação for uma conta conciliável, todos os dados de conciliação relacionados também serão arquivados.
Durante o processo de arquivamento, a companhia de origem da transação finalizada é substituída pela companhia de arquivamento da companhia de origem. Dessa forma, o ambiente de arquivamento não conterá referências ao ambiente ativo.
Durante o arquivamento, as relações do documento intercompanhia também são copiadas para o ambiente de arquivamento. No ambiente de arquivamento, essas relações são atualizadas de tal forma que cada documento na relação faça referência ao ambiente em que o documento realmente existe. No ambiente ativo, a relação do documento será mantida até a exclusão de todas as transações finalizadas relacionadas. Para transações relacionadas a faturas, isso ocorre somente durante a remoção de faturas totalmente pagas. A relação do documento também será atualizada no ambiente ativo para fazer referência ao documento arquivado se todas as transações finalizadas relacionadas tiverem sido removidas do ambiente ativo.
Após o processo de arquivamento normal, é executado um passo de arquivamento adicional em que todas as transações e documentos na companhia ativa que surgem de lançamentos intercompanhia são arquivados. Durante esse passo, as relações intercompanhia são arquivadas e/ou excluídas conforme descrito anteriormente.
Os lotes, as linhas de lote e os documentos que têm o status Excluído são excluídos do ambiente ativo, a menos que o tipo de transação do documento indique que a numeração do documento não precisa ser em uma sequência fixa. Tais documentos não são excluídos do ambiente ativo para evitar números de documento duplicados.