Conciliação de fatura de compra de várias companhias

A conciliação de fatura de compra de várias companhias é necessária para contemplar:

• O uso de um centro de serviço compartilhado para Contas a pagar

  Gestão central da entrada da fatura de compra, conciliação de fatura e pagamento para várias companhias financeiras.

• o registro de IVA em vários países da UE.

  Se as atividades de uma empresa que estão sujeitas ao imposto sobre valor agregado (IVA) em um país da UE que não o país membro em que a companhia está registrada excederem um limite especificado, a companhia será legalmente obrigada a ser registrada no IVA nesse outro país da UE.

  Em uma estrutura de várias companhias, uma companhia financeira dedicada é criada para cada registro de IVA externo. Normalmente, os departamentos de compras em que as ordens de compra são inseridas não são vinculados a tais companhias financeiras.

  Quando a conciliação de fatura de compra pode ser realizada nas ‘companhias de registro de IVA’, os custos da ordem de compra são cobrados automaticamente da companhia do departamento de compras. Se esse cenário de conciliação for usado, não será mais necessário criar uma fatura interna entre as duas companhias financeiras.

Princípios de lançamento

Os princípios de lançamento que se aplicam a esse método de conciliação de fatura de compra são os seguintes:

• os custos diretamente relacionados à ordem de compra e/ou estoque são lançados na companhia financeira do departamento de compras. Alguns exemplos são a variação de preço, o resultado de FTP e os custos adicionais lançados na conciliação.
• os resultados da entrada em aberto são lançados na companhia financeira em que a fatura de compra é registrada e conciliada. Alguns exemplos são o resultado cambial, o desconto do pagamento, a sobretaxa por pagamento atrasado e a diferença de pagamento.

Configuração da conciliação da fatura de compra

Para abranger os dois propósitos, é necessária uma configuração de conciliação de fatura de compra muito flexível, da seguinte forma:

• Um centro de serviço compartilhado para Contas a pagar requer uma configuração em que as ordens de departamentos de compras vinculados a um número de companhias financeiras sejam todas conciliadas com as faturas de compra em uma companhia financeira: uma relação de muitos para um.
• o registro de IVA em vários países da UE requer uma configuração em que as faturas de compra em várias ‘companhias de registro de IVA’ possam ser conciliadas com ordens de compra de departamentos de compras que estão vinculados a qualquer uma das companhias financeiras em uma estrutura multicompanhia: uma relação de muitos para muitos.

Processamento de fatura de compra de várias companhias

Em uma estrutura de várias companhias, as regras a seguir se aplicam à conciliação de fatura de compra.

• Faturas de compra relacionadas à ordem

  O seguinte se aplica a faturas de compra relacionadas à ordem, incluindo autofaturas:

  • uma fatura de compra pode ser inserida em qualquer companhia financeira que compartilhe as tabelas necessárias com a companhia financeira do departamento de compras. Durante a conciliação de fatura, o LN oferece somente as ordens e recebimentos que estão vinculados à companhia financeira em que a fatura é conciliada.
  • os custos adicionais lançados durante a conciliação são lançados por padrão na companhia financeira do departamento de compras. Se for necessário lançar esses custos na companhia financeira em que a fatura é conciliada, insira o número da companhia no campo Companh. destino da sessão Transações de linha de declaração/fatura de compra conciliadas (tfacp1133s000). O IVA é considerado como sendo relacionado à fatura e, assim, é lançado na companhia financeira em que a fatura é conciliada. Uma exceção é o imposto não reembolsável (imposto da despesa), que é considerado como um custo relacionado à ordem e é lançado na companhia financeira do departamento de compras.
  • os itens de custo são considerados como sendo relacionados à ordem de compra e são lançados na companhia financeira do departamento de compras. A conta da despesa para itens de custo pode ser especificada na entrada da ordem ou na entrada da fatura de compra. No último caso, os custos são primeiro lançados em uma conta provisional na companhia financeira do departamento de compras. No módulo Accounts Payable, os custos podem ser lançados em contas de despesa específicas. Na companhia financeira do departamento de compras, a conta provisional deve ser estornada. Por padrão, os custos são lançados nas contas de despesa reais para a companhia financeira do departamento de compras. É possível alterar o número da companhia na sessão Transações de linha de declaração/fatura de compra conciliadas (tfacp1133s000).

• Faturas de custo

  As faturas de custo podem ser registradas em qualquer companhia financeira. Nos detalhes da transação, é possível associar uma companhia financeira à conta de custo. Isso aciona a geração de uma entrada intercompanhia para transferir os custos para a companhia financeira correta.