Leveranciersvorderingsproces

Leveranciersvordering registreren

In de vorderingskop kunt u opgeven of de vordering wordt verrekend door een creditnota (ontvangen van de leverancier) of door een factuur (verzonden aan de leverancier), door de vereiste optie in het veld Factuurprocedure vordering in de sessie Leveranciersvordering (tscmm2600m000) te selecteren.

U kunt opgeven of de vorderingsregel moet worden verrekend door de kosten (op basis van het goedgekeurde bedrag op de vorderingsregel) of materialen (op basis van het artikel/de artikelen en de hoeveelheid op de vorderingsregel(s)) te vergoeden. Hiervoor selecteert u de optie Materialen vervangen of Kosten vergoeden op het veld Vorderingsmethode op de vorderingsregel in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000).

Een leveranciersvordering kan worden aangemaakt:

• Handmatig: U kunt de waarden voor de vorderingskop en de vorderingsregels handmatig opgeven.
• Op basis van een klantvordering: U kunt een klantvordering(sregel) overzetten om een leveranciersvordering(sregel) te genereren. Zie Aanvraag leveranciersvordering aanmaken op basis van klantvorderingen voor meer informatie.
• Op basis van een inkoopdocument: U kunt een vordering invoeren op basis van documenten zoals facturen, serviceorders, inkooporders of een inkoopafroepschema. De inkoopdocumentinformatie wordt opgegeven op de vorderingskop in de sessie Leveranciersvordering (tscmm2600m000). U kunt ook de gegevens vanuit het inkoopdocument kopiëren met de optie Alle regels kopiëren in het menu Acties.
• Op basis van een serviceorderregel (materiaal, loonkosten of overige kosten): Wanneer u een serviceorder uitvoert, kunnen een of meer kostenregels het resultaat zijn van een of meer defecte artikelen die bij een of meer leveranciers zijn ingekocht. Deze regels kunnen worden geselecteerd en kunnen worden overgezet naar de sessie Aanvragen leveranciersvorderingen (tscmm1114m000) om de leveranciersvordering te genereren. Zie Aanvragen leveranciersvordering aanmaken vanuit kostenregels van serviceorders of dekkingsregels van reparatieverkoop voor meer informatie.
• Op basis van dekkingsregels reparatieverkooporders: Wanneer u een reparatieverkooporder uitvoert, kunnen een of meer kostenregels het resultaat zijn van een of meer defecte artikelen die bij een of meer leveranciers zijn ingekocht. Deze regels kunnen worden geselecteerd en kunnen worden overgezet naar de sessie Aanvragen leveranciersvorderingen (tscmm1114m000) om de leveranciersvordering te genereren. Zie Aanvragen leveranciersvordering aanmaken vanuit kostenregels van serviceorders of dekkingsregels van reparatieverkoop voor meer informatie.

Leveranciersvordering indienen

U moet de vordering na registratie indienen. Wanneer de vordering wordt ingediend, wordt de status van de vorderingskop op Op goedkeuring wachten gezet. De vorderingsregels kunnen nu worden Goedgekeurd, Afgekeurd, Gewijzigd of Geannuleerd.

De voorcalculaties goedkeuren

Wanneer de vordering wordt ingediend en het veld Voorcalculaties gebruiken in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) is ingeschakeld, wordt een calculatieregel aangemaakt en wordt de status van de vorderingsregel bijgewerkt naar Voorcalc. in afwachting van goedkeuring. U moet de voorcalculaties goedkeuren voordat u de vordering goedkeurt. Als de voorcalculaties niet zijn goedgekeurd, kunnen de velden Goedgekeurde hoeveelheid en Goedgekeurd bedrag in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) niet worden gewijzigd.

Defecte onderdelen naar leverancier verzenden

Als het materiaal moet worden geretourneerd naar de leverancier voordat de vordering wordt goedgekeurd, moet u het selectievakje Retourmateriaal vereist in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) inschakelen en wordt er een leveringsregel voor de leveranciersvordering aangemaakt in de sessie Leveringen leveranciersvorderingen (tscmm2112m000). Wanneer de vordering wordt ingediend, wordt er een magazijnorder aangemaakt en wordt de Regelstatus van de vordering bijgewerkt naar In afwachting van retour materialen.

Als het veld Autorisatie materiaal retour ontvangen op Te ontvangen is gezet in de sessie Leveringen leveranciersvorderingen (tscmm2112m000), wordt een document van het type RMA (autorisatie retour materiaal) afgedrukt. U moet de autorisatie echter eerst ontvangen voordat de artikelen worden verzonden. Om de RMA te ontvangen gebruikt u de optie Autorisatie retour materiaal ontvangen in het menu Acties of de knop Autorisatie retour materiaal ontvangen in de sessie Leveringen leveranciersvorderingen (tscmm2112m000) of de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000).

Actie voor artikel - U kunt het veld Goedkeuringsactie (voor goedgekeurd materiaal) en het veld Afkeuringsactie (voor afgekeurd materiaal) in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) gebruiken om te bepalen hoe de leverancier het geretourneerde defecte materiaal moet afhandelen. De leverancier kan het artikel Vasthouden en in eigendom nemen, Aan klant retourneren of Afvoeren. Wanneer het defecte artikel door de leverancier wordt geretourneerd, wordt een ontvangstregel voor de leveranciersvordering aangemaakt.

De magazijnleveringsregel van het defecte materiaal beëindigen

Wanneer er een magazijnorder voor een sessie Leveringen leveranciersvorderingen (tscmm2112m000) wordt aangemaakt, maar om een bepaalde reden niet alle artikelen kunnen worden geleverd, kan de magazijnorder voor de resterende artikelen worden beëindigd om de leveranciersvordering te verwerken zonder al het defecte materiaal te verzenden.

Een magazijnontvangstregel van de vergoede materialen beëindigen

Wanneer een magazijnorder voor een sessie Ontvangsten leveranciersvorderingen (tscmm2113m000) wordt aangemaakt, maar om een bepaalde reden niet alle artikelen zijn ontvangen, kan de magazijnorder voor de resterende artikelen worden beëindigd om de leveranciersvordering te verwerken zonder alle artikelen te ontvangen.

De vordering goedkeuren

U kunt de vorderingskop of afzonderlijke vorderingsregels goedkeuren. Als een vorderingsregel wordt goedgekeurd, wordt de status van de vorderingsregel op Goedgekeurd gezet. Als alle regels zijn verwerkt (goedgekeurd of afgekeurd), wordt de status van de kop op Goedgekeurd gezet. Als een of meer regels zijn afgekeurd, wordt het veld Gedeeltelijk goedgekeurd op de kop gecontroleerd in de sessie Overzicht leveranciersvorderingen (tscmm2100m000).

Als het veld Vorderingsmethode op Materialen vervangen staat in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000), wordt er een magazijnorder aangemaakt om het vervangingsmateriaal van de leverancier te ontvangen.

Op basis van de optie die is geselecteerd voor het veld Gekoppeld aan in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000) worden de goedgekeurde vorderingsbedragen geregistreerd als vorderingsopbrengsten op de leveranciersgarantie van het seriedragende artikel, met de status Actief, voor de installatie in de kop van de leveranciersvordering.

Factuur verzenden

Als de vordering is goedgekeurd en het veld Factuurprocedure vordering op Op basis van factuur staat in de sessie Overzicht leveranciersvorderingen (tscmm2100m000), moet een factuur worden verzonden naar de leverancier.

Creditnota

Als de vordering is goedgekeurd en het veld Factuurprocedure vordering op Op basis van creditnota staat in de sessie Overzicht leveranciersvorderingen (tscmm2100m000), moet een creditnota worden ontvangen van de leverancier. De creditnota kan aan de vorderingsregels worden gekoppeld nadat de creditnota is ontvangen in Crediteurenadministratie.

Vorderingsregel is verrekend

Nadat de vordering is goedgekeurd, wordt de status van de vorderingsregel alleen bijgewerkt naar 'verrekend' als het volgende geldt:

• Als de Factuurprocedure vordering op Op basis van creditnota staat en de Vorderingsmethode van de regel Kosten vergoeden is in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000), kunnen inkoop-creditnotaregels worden gekoppeld aan de vorderingsregel met behulp van een grootboekrekening waarvoor integratie met leveranciersvorderingen is ingesteld. U kunt de status van de vorderingsregel handmatig op Verrekend zetten als er ten minste één gekoppelde creditnotaregel aanwezig is waarvoor het selectievakje Definitieve factuur in de sessie Factuurregels leveranciersvorderingen (tscmm2115m000) is ingeschakeld. Ook moeten de bijbehorende inkoop-creditnota's worden gejournaliseerd in Grootboekadministratie en moeten de bijbehorende creditnota's voor inkoop die zijn gerelateerd aan orders, zijn goedgekeurd in. Crediteurenadministratie
• Als het veld Factuurprocedure vordering op Op basis van factuur staat in de sessie Factuurregels leveranciersvorderingen (tscmm2115m000), triggert SLI het aanmaken van de factuurregel voor de leveranciersvordering in de sessie Factuurregels leveranciersvorderingen (tscmm2115m000) sessie en wordt de status automatisch op Verrekend gezet.

Afkeuring leveranciersvordering

De gebruiker kan de afkeuring van de vordering registreren met de optie Leveranciersvordering afkeuren op de vorderingsregel of vorderingskop in de sessie Overzicht leveranciersvorderingen (tscmm2100m000). De gebruiker moet een reden voor afkeuring van de vordering opgeven. Het is mogelijk om extra gegevens toe te voegen aan de Afwijzingstekst. Als het selectievakje Retourmateriaal vereist is ingeschakeld in de sessie Leveranciersvorderingsregels (tscmm2110m000), wordt een magazijnlevering aangemaakt om het gevorderde artikel weer te ontvangen van de leverancier.

Leveranciersvordering annuleren

U kunt de vordering annuleren maar niet de afzonderlijke vorderingsregels. De status van alle vorderingsregels wordt op Geannuleerd gezet.

U kunt de vordering alleen annuleren als de Status van de vorderingskop Gewijzigd of Op goedkeuring wachten is en er geen vorderingsregel aanwezig is met de status Goedgekeurd of Verrekend.

Leveranciersvordering afsluiten en verwijderen

Een leveranciersvordering wordt afgesloten wanneer:

• De status van de kop van de leveranciersvordering Goedgekeurd, Afgekeurd of Geannuleerd is.
• De status van alle leveranciersvorderingsregels Verrekend, Afgekeurd of Geannuleerd is.
• Alle leverings- en ontvangstregels van de leveranciersvordering definitief zijn (er zijn geen openstaande orders aanwezig voor de leveranciersvordering).

Nadat een leveranciersvordering is afgesloten, kunt u de vordering boeken naar de historie, maar alleen als de parameter Vorderingshistorie gebruiken voor de vordering is geselecteerd in de sessie Parameters vorderingsbeheer (tscmm0100m000).

Tot slot is er de optie om afgesloten leveranciersvorderingen te verwijderen. Wanneer een leveranciersvordering wordt verwijderd, worden zowel de kop als alle bijbehorende regels verwijderd. Als het selectievakje Vorderingshistorie gebruiken in de sessie Parameters vorderingsbeheer (tscmm0100m000) is ingeschakeld, kan het verwijderen pas worden uitgevoerd nadat de vordering naar de historie is geboekt. Een leveranciersvordering kan alleen worden verwijderd nadat alle financiële afstemmingsgegevens zijn geaccepteerd.