Klantvorderingsproces

Klantvordering registreren

In de vorderingskop kunt u opgeven of de vordering wordt verrekend door middel van een creditnota (verzonden aan de klant) of een factuur (ontvangen van de klant). Hiervoor selecteert u de gewenste optie op het veld Factuurprocedure vordering in de sessie Klantvorderingen (tscmm1600m000).

U kunt opgeven of de vorderingsregel contant wordt terugbetaald (op basis van het goedgekeurde bedrag op de vorderingsregel) of in materialen (op basis van het artikel en de hoeveelheid die zijn opgegeven op de vorderingsregel). Hiervoor selecteert u de optie Materialen vervangen of Kosten vergoeden op het veld Vorderingsmethode op de vorderingsregel in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000).

Een klantvordering kan op de volgende manieren worden aangemaakt:

• Handmatig: U kunt de waarden voor de vorderingskop en de vorderingsregels handmatig opgeven.
• Op basis van een origineel document: U kunt een vordering invoeren op basis van documenten zoals facturen, serviceorders, reparatieverkooporders, verkooporders of een verkoopafroepschema. De oorspronkelijke documentinformatie wordt opgegeven in de vorderingskop in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000). U kunt de gegevens uit het oorspronkelijke document kopiëren met behulp van de optie Alle regels kopiëren in het menu Acties. De oorspronkelijke artikelen, hoeveelheden en verkoopbedragen worden naar de vordering gekopieerd.
• Op basis van een call: U kunt een vordering invoeren op basis van een call van een klant. Wordt de mutatietekst van de call gekopieerd naar de interne tekst van de vordering en wordt de call overgezet naar een klantvordering.

Klantvordering indienen

U moet de vordering na registratie indienen. Wanneer de vordering wordt ingediend, wordt de status van de vorderingskop op Op goedkeuring wachten gezet. De vorderingsregels kunnen nu worden Goedgekeurd, Afgekeurd, Gewijzigd of Geannuleerd.

De voorcalculaties goedkeuren

Wanneer de vordering wordt ingediend en het veld Voorcalculaties gebruiken in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000) is ingeschakeld, wordt de Regelstatus van de vordering bijgewerkt naar In afwachting van goedkeuring voorcalc.. U moet de voorcalculaties goedkeuren voordat u de vordering goedkeurt. Als de voorcalculaties niet zijn goedgekeurd, kunnen de velden Goedgekeurde hoeveelheid en Goedgekeurd bedrag in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000) niet worden gewijzigd.

Defect artikel van klant ontvangen en retourneren

Als het materiaal moet worden geretourneerd door de klant voordat de vordering wordt goedgekeurd, moet u het selectievakje Retourmateriaal vereist in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000) inschakelen en wordt er een Regel aangemaakt in de sessie Ontvangsten klantvorderingen (tscmm1113m000). Wanneer de vordering wordt ingediend, wordt er een magazijnorder aangemaakt en wordt de status van de vordering op In afwachting van retour materialen gezet. Er wordt een magazijnorder aangemaakt die wordt gebruikt om het artikel te ontvangen in de voorraad (eigendom klant).

Wanneer het artikel is ontvangen, wordt een magazijnorder aangemaakt om het defecte artikel aan de serviceafdeling te leveren. Het onderdeel moet aan de serviceafdeling worden geleverd voordat de vordering kan worden Goedgekeurd of Afgekeurd.

Er wordt een inspectie van het defecte artikel uitgevoerd op de serviceafdeling. Er wordt automatisch een inspectie aangemaakt als de meetsoort is opgegeven op het tijdstip van levering aan de serviceafdeling. U kunt handmatig meer inspecties toevoegen. Alle inspecties moeten gereed of afgekeurd zijn voordat de vordering goedgekeurd kan worden.

Actie voor artikel - U kunt het veld Goedkeuringsactie en het veld Afkeuringsactie in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000) gebruiken om de status aan te geven van de artikelen die van de klant zijn ontvangen:

• Eigendom bedrijf maken: Het artikel wordt teruggestuurd naar het magazijn als zijnde eigendom van het bedrijf.
• Aan klant retourneren: Het artikel wordt teruggestuurd naar het magazijn als zijnde eigendom van de klant. Wanneer het artikel wordt geretourneerd naar het magazijn, wordt een nieuwe magazijnorder aangemaakt om het artikel terug te sturen naar de klant.
• Afval: Het artikel wordt niet teruggestuurd naar het magazijn en kan worden afgevoerd.

Aan klant retourneren

Als het artikel aar de klant wordt geretourneerd, wordt er een leveringsregel voor de vordering aangemaakt in de sessie Leveringen klantvorderingen (tscmm1112m000). Het veld Materiaalsoort staat op Retour materialen om aan te geven dat de leveringsregel wordt gebruikt om het vorderingsartikel te retourneren aan de klant.

De magazijnontvangst van het defecte onderdeel beëindigen

U kunt de ontvangsten op de vorderingsregel beëindigen als de status van de vordering In afwachting van retour materialen is en een of meer defecte onderdelen niet (volledig) zijn ontvangen. Worden openstaande inslagregels van magazijnorders verwijderd.

De vordering goedkeuren

U kunt de vorderingskop of afzonderlijke vorderingsregels goedkeuren. Nadat een vorderingsregel is goedgekeurd, wordt de status van de vorderingsregel op Goedgekeurd gezet. Als alle regels (goedgekeurd of afgekeurd) zijn verwerkt, wordt de status van de kop op Goedgekeurd gezet. Als een of meer regels zijn afgekeurd, wordt het veld Gedeeltelijk goedgekeurd op de kop gecontroleerd in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000).

Als het veld Autorisatie retour mat. afdr. op Af te drukken is gezet in de sessie Ontvangsten klantvorderingen (tscmm1113m000), wordt een document van het type Autorisatie retour materiaal afgedrukt.

Als het selectievakje Autorisatie retour mat. afdr. op het servicetype is ingeschakeld, wordt de autorisatie retour materiaal afgedrukt als onderdeel van de goedkeuringsstap.

Als het selectievakje Inspectie klantvordering vereist in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000) ingeschakeld is, maakt LN een service-inspectie aan en verwerkt deze voordat de vordering kan worden Goedgekeurd of Afgekeurd.

Als het veld Materiaalsoort op Materiaal vervangen is gezet in de sessie Leveringen klantvorderingen (tscmm1112m000), wordt een leveringsregel (waar een magazijnorder aan gekoppeld is) aangemaakt om nieuw materiaal te verzenden naar de klant.

Op basis van de optie die is geselecteerd voor het veld Gekoppeld aan in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000) worden de goedgekeurde vorderingsbedragen geregistreerd als vorderingskosten op de garantie voor het seriedragende artikel, met de status Actief, voor de installatie in de kop van de klantvordering. Als het veld Gekoppeld aan op Contract staat, wordt er een extra record aangemaakt in de sessie Overzicht contractkostendekking (tsctm4580m000).

Factuur ontvangen

Als de vordering is goedgekeurd en het veld Factuurprocedure vordering op Op basis van factuur staat in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000), moet een factuur worden ontvangen van de klant. De gebruiker moet de optie Goedkeuren voor koppeling van factuur in het menu Specifiek selecteren. De status van de vorderingsregel wordt gewijzigd in Goedgekeurd voor koppeling van factuur. De factuur die in Crediteurenadministratie is ontvangen, kan nu worden gekoppeld aan de vorderingsregel.

Creditnota

Als de vordering is goedgekeurd en het veld Factuurprocedure vordering op Op basis van creditnota staat in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000), wordt een verkoopfactuur voor de creditnota aangemaakt in Facturering.

Materiaal vergoeden

Als de vordering is goedgekeurd en het veld Vorderingsmethode op Materialen vervangen staat in de sessie Goedkeuring klantvordering (tscmm1110m100), wordt een Regel aangemaakt in de sessie Leveringen klantvorderingen (tscmm1112m000). Nieuw materiaal wordt afgegeven voor vergoeding aan de klant. De magazijnorder voor deze leveringsregel wordt aangemaakt wanneer de vordering is goedgekeurd. Als het selectievakje Voorraadverplichtingen benodigd in de sessie Parameters vorderingsbeheer (tscmm0100m000) ingeschakeld is, worden de voorraadtoewijzingen bijgewerkt wanneer de magazijnorder wordt aangemaakt.

Vorderingsregel is verrekend

Nadat de vordering is goedgekeurd, wordt de status van de vorderingsregel alleen bijgewerkt naar 'verrekend' als het volgende geldt:

Als het veld Vorderingsmethode is ingesteld op Kosten vergoeden in de sessie Goedkeuring klantvordering (tscmm1110m100):

• Als het veld Factuurprocedure vordering op Op basis van factuur staat en de Vorderingsmethode van de regel op Kosten vergoeden staat, kunnen inkoopfactuurregels worden gekoppeld aan de vorderingsregel door middel van een grootboekrekening waarvoor integratie met de klantvordering is ingesteld. U kunt de status van de vorderingsregel handmatig op Verrekend zetten als er ten minste één gekoppelde factuurregel aanwezig is waarvoor het selectievakje Definitieve factuur in de sessie Factuurregels klantvorderingen (tscmm1115m000) is ingeschakeld. Daarnaast moeten de inkoopfacturen voor gerelateerde kosten worden gejournaliseerd in Grootboekadministratie en moeten de aan orders gerelateerde inkoopfacturen zijn goedgekeurd in Crediteurenadministratie.
• De factuur wordt aangemaakt in SLI als het veld Factuurprocedure vordering op Op basis van creditnota is gezet in de sessie Factuurregels klantvorderingen (tscmm1115m000) en SLI de creditnota voor verkoop heeft aangemaakt. SLI triggert het aanmaken van de factuurregel voor de klantvordering in de sessie Factuurregels klantvorderingen (tscmm1115m000) en zet de status automatisch op Verrekend.

Als het veld Vorderingsmethode is ingesteld op Materialen vervangen in de sessie Goedkeuring klantvordering (tscmm1110m100):

• Wordt de status van de gerelateerde materiaalregel in Magazijnbeheer ingesteld op Zending bevestigen.
• Wordt de gerelateerde materiaalregel beëindigd.

Afkeuring klantvorderingen

De gebruiker kan de vordering afkeuren met de optie Klantvorderingen afkeuren op de vorderingsregel of vorderingskop in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000). De gebruiker moet de reden voor afkeuring van de vordering opgeven en kan desgewenst de tekst voor de afkeuring invullen. Als het selectievakje Retourmateriaal vereist in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000) ingeschakeld is, wordt een magazijnlevering aangemaakt om het ontvangen artikel terug te sturen naar de klant.

Klantvordering annuleren

U kunt de vordering alleen annuleren als het volgende geldt:

De status van de vorderingskop is Gewijzigd of Op goedkeuring wachten en:

• Het veld Vorderingsmethode staat op Kosten vergoeden in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000).
• • Het veld Factuurprocedure vordering staat op Op basis van creditnota in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000) en de gerelateerde factuurregel niet is gejournaliseerd in Financiële administratie, of
  • De Factuurprocedure vordering staat op Op basis van factuur in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000) en de gerelateerde regel kan worden verwijderd in Financiële administratie.

• Het veld Vorderingsmethode staat op Materialen vervangen in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000).
• • De gerelateerde magazijnorderregel(s) en geplande voorraadmutaties kunnen nog worden gewijzigd in Magazijnbeheer.

Klantvordering afsluiten en verwijderen

Een klantvordering wordt afgesloten wanneer:

• De status van de kop van de klantvordering Goedgekeurd, Afgekeurd of Geannuleerd is.
• De status van alle klantvorderingsregels Verrekend, Afgekeurd of Geannuleerd is.
• Alle leverings- en ontvangstregels van de klantvordering definitief zijn (er zijn geen openstaande orders aanwezig voor de klantvordering).

Wanneer een klantvordering wordt afgesloten, wordt de status van de kop van de klantvordering op Afgesloten gezet. Wanneer een klantvordering wordt afgesloten, wordt de status van de klantvorderingsregels niet gewijzigd.

Nadat een klantvordering is afgesloten, kan de optie worden gebruikt om de vordering te boeken naar de historie, maar alleen wanneer de parameter Vorderingshistorie gebruiken is geselecteerd in de sessie Parameters vorderingsbeheer (tscmm0100m000).

Tot slot is de optie beschikbaar om de afgesloten klantvordering(en) te verwijderen. Wanneer een klantvordering is verwijderd, worden de kop van de klantvordering en alle bijbehorende regels verwijderd. Als de parameter Vorderingshistorie gebruiken is geselecteerd in de sessie Parameters vorderingsbeheer (tscmm0100m000), kan de verwijdering pas worden uitgevoerd als de vordering is geboekt naar de historie.