Kosten en verplichtingen registreren
Omdat u de projectbewaking volledig up-to-date wilt houden, is het, bijvoorbeeld voor uw maandelijkse overzichten, van belang dat de juiste kosten en toekomstige kosten worden ingevoerd. Verplichtingen zijn financiële verbintenissen die toekomstige kosten weerspiegelen. Verplichtingen worden vervangen door kosten per eenheid op het moment dat de kosten per eenheid werkelijk worden gemaakt.
Verplichtingen kunnen op twee manieren worden geboekt:
- Handmatig
-
Automatisch vanuit de PRP-run
Dit is afhankelijk van de waarde van het veld Verplichtingen loggen (inkoopmutaties) in de sessie Parameters Project (tppdm0100s000). De verplichtingen worden direct geboekt zodra de inkooporder is aangemaakt en/of de ontvangst van goederen is vastgelegd in Inkoop.
Zachte en harde verplichtingen
Als aan een verplichting een inkooporder is gekoppeld die nog niet feitelijk is geleverd, spreken we van een zachte verplichting. Deze verplichting wordt handmatig ingevoerd. Nadat de inkooporder daadwerkelijk is geleverd, wordt de zachte verplichting een harde verplichting. Na het vastleggen van de kosten per eenheid moeten de verplichtingen voor hetzelfde bedrag als het kostenbedrag worden tegengeboekt.
Als de kosten per eenheid zijn gegenereerd uit een rechtstreekse levering of via een magazijn, worden de volgende stappen uitgevoerd:
| Inkoopstappen | Rechtstreekse levering | Via Magazijnbeheer (projectmagazijn) |
|---|---|---|
| Inkooporder aanmaken | + zachte verplichtingen | + zachte verplichtingen |
| Goederen ontvangen | - zachte verplichtingen | - zachte verplichtingen |
| + harde verplichtingen | + harde verplichtingen | |
| Afgifte aan Project | niet van toepassing | - harde verplichtingen |
| + projectkosten | ||
| Factuur fiatteren | - harde verplichtingen | |
| + projectkosten | ||
| + prijsverschil | + prijsverschil |
Verplichtingen worden alleen financieel geboekt nadat ze zijn gefiatteerd en doorgeboekt naar Project.
In de sessie Boeking materiaalkosten (tpppc2511m000) kunnen verplichtingen worden afgestemd, wat betekent dat ze worden omgezet in kosten per eenheid.
Herkomst van kosten
-
U kunt kosten per eenheid handmatig registreren in de sessie Overzicht kosteninvoer (tpppc2811m000).
-
Door uren te registreren in Medewerkersbeheer.
De ingevoerde uren worden vastgesteld als Taken en de onkosten als Taken of als Overige kosten.
-
Via een rechtstreekse levering of inkoopartikelen op het project.
Deze levering kan een van de volgende kostensoorten zijn: Materialen, Onderaanneming en Materieel.
-
Door de levering van artikelen van een normaal magazijn of een projectmagazijn aan een project.
In Magazijnbeheer kunt u een magazijnorder aanmaken (van de kostensoort Materialen).
- Op basis van de resultaten van facturen die zijn ingevoerd in Crediteurenadministratie die zijn gerelateerd aan en doorgeboekt naar Project.
-
Op basis van de resultaten van toeslagberekeningen.
U kunt indirecte kosten dekken met kostentoeslagen, maar deze worden geboekt als Overige kosten.
-
Op basis van het resultaat van de overheadberekeningen.
Als kosten per eenheid het resultaat zijn van de registratie van uren of voortkomen uit acties in Financiële administratie of Inkoop, wordt de berekening van deze mutaties automatisch uitgevoerd. Het toeslagpercentage dat wordt toegepast op geregistreerde kosten, kan worden vastgelegd per project, kostensoort, kostendrager en kostencomponent. Afhankelijk van de definitie van de verrekenpost, wordt deze opgenomen in of uitgesloten van een toeslagberekening.
U kunt de kosten per eenheid fiatteren in de sessie Kosten goedkeuren (tpppc4811m000) of in de sessie Collectief goedkeuren (tpppc4200m000). Met de sessie Mutaties verwerken (tpppc4802m000) zet u de kosten over naar Financiële administratie, en naar Projecmutaties.