Afstemmingsgegevens archiveren en verwijderen

Op gezette tijden kunt u de gelogde afstemmingsgegevens uit Financiële administratie verwijderen en de bijbehorende mutaties uit Logistiek verwijderen.

Bij het archiveren en verwijderen van afstemmingsgegevens zijn deze regels van toepassing:

Voordat u een mutatie kunt archiveren en uit Logistiek kunt verwijderen, moeten de afstemmingsgegevens van de bijbehorende afstemmingsgroep Definitief geaccepteerd zijn.
Voordat u afstemmingsgegevens in de sessie Afstemmingsgegevens archiveren/verwijderen (tfgld4295m200) kunt archiveren en/of verwijderen, moet het volgende zijn gebeurd:
- De afstemmingsgegevens van de afstemmingsgroep moeten Definitief geaccepteerd zijn en de boekingsperioden moeten in de sessie Periode afgestemd zijn ingesteld op Periodestatus afstemming en archivering (tfgld0177m000).
- De business-objects (inkooporders, magazijnorders, projecten, enzovoort) waarvan u de afstemmingsgegevens wilt verwijderen, mogen niet meer in Logistiek voorkomen. U moet de mutaties dus eerst uit Logistiek verwijderen voordat u de afstemmingsgegevens uit Financiële administratie kunt verwijderen.

Het is mogelijk om voor langetermijnprojecten uitzonderingen op deze regel te maken, bijvoorbeeld voor projecten die een langere periode dan één boekjaar betreffen. Voor deze afstemmingsgroepen kunt u het selectievakje Verwijdering blokkerenBusiness objects van niet definitief geaccepteerde mut. en het selectievakje Verwijdering blokkerenDefinitief geaccepteerde mutaties v. niet verwijderde business objects in de sessie Afstemmingsgroepen (tcfin0120m000) inschakelen.

Als u het selectievakje Niet groeperen in de sessie Afstemmingsgegevens archiveren/verwijderen (tfgld4295m200) inschakelt, controleert LN of er afstemmingsmutaties bestaan buiten de boekingsperiode die u archiveert en/of verwijdert. Als dat het geval is, kan LN de afstemmingsgegevens niet archiveren of verwijderen en wordt een foutmelding gegenereerd. Dit selectievakje is beschikbaar voor een beperkt aantal afstemmingsgroepen.

NB

Als u in de sessie Periodestatus afstemming en archivering (tfgld0177m000) de boekingsperioden instelt op Periode afgestemd, kunt u deze instelling ongedaan maken. Als u echter de status Gearchiveerd instelt, kunt u deze instelling niet meer wijzigen.
LN controleert de periodestatus en de status van de business-objects voor de afstemmingsgroep die u verwerkt. Bovendien worden deze statussen gecontroleerd voor alle afstemmingsgroepen waarin het business-object aanwezig kan zijn.

Als u mutaties archiveert die nog van invloed zijn op de gegevens die moeten worden afgestemd, zoals de afstemmingsgroep Voorraad, kunt u een beginsaldo in de afstemmingsgegevens aanmaken. Gebruik daartoe de sessie Beginsaldi voor afstemming (tfgld4195m000), die u onder meer via het juiste menu van de sessie Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000) kunt starten.

Afstemmingsgegevens archiveren en verwijderen

De orders uit Logistiek archiveren en verwijderen

De mutaties archiveren en verwijderen uit Logistiek Gebruik in de diverse logistieke pakketten de sessies voor archiveren en verwijderen om de gegevens desgewenst naar een archiefbedrijf te verplaatsen en/of om de gegevens uit de database te verwijderen.
De afstemmingsgegevens archiveren en verwijderen uit Financiële administratie

U kunt de volgende sessies gebruiken:
- Afstemmingsgegevens archiveren/verwijderen (tfgld4295m200)
  Deze sessie kunt u gebruiken om de afstemmingsgegevens in de tabel Afstemmingsgegevens (tfgld495) te archiveren en/of uit de tabel te verwijderen.
- Gelogde afstemmingselementen verwijderen (tfgld4296m000)
  Deze sessie kunt u gebruiken om de gelogde afstemmingselementen die u niet meer nodig hebt, te verwijderen. LN verwijdert alle gelogde afstemmingselementen van de afstemmingsmutaties voor de geselecteerde afstemmingsgroepen uit de tabel Afstemmingselementen voor afstemmingsgegevens (tfgld498). LN verwijdert alleen de afstemmingselementen voor afstemmingsgroepen waarvoor u het selectievakje Alle afstemmingselementen loggen in de sessie Afstemmingsgroepen (tcfin0120m000) uitgeschakeld hebt.