Het afstemmingsproces te ontvangen facturen

Doorgaans heeft de afstemming betrekking op een bepaalde boekingsperiode. Voordat u het afstemmingsproces start, sluit u de integratieperiode met behulp van de sessie Perioden afsluiten (tfgld1206m000) af, zodat er geen nieuwe mutaties kunnen worden ingevoerd.

Bij het genereren en afdrukken van afstemmingsoverzichten wordt de periodestatus door LN echter niet gecontroleerd. U kunt de overzichten dus op elk gewenst moment afdrukken, ongeacht de periodestatus.

Start de sessie Saldibalans afdrukken (tfgld3402m000) om de saldibalans af te drukken voor de grootboekrekeningen voor ontvangen, niet-gefactureerde goederen die u wilt afstemmen. Tijdens de afstemming kunt u de afgedrukte versie raadplegen.

Als u een overzicht wilt afdrukken van facturen die nog moeten worden ontvangen, gebruikt u een van de volgende sessies:

• Nog te ontvangen facturen tot en met periode afdrukken (tfacp1439m000)

  Hiermee wordt een overzicht afgedrukt van nog te ontvangen inkoopfacturen. Het overzicht wordt gebaseerd op de gegevens in de inkooptabellen in Inkoop.

• Ontvangen/niet-gefactureerde goederen afdrukken (tfacp1432m000)

  Hiermee wordt een overzicht afgedrukt van inkoopontvangsten waarvoor u nog geen factuur hebt ontvangen. Het overzicht wordt gebaseerd op de gegevens in de tabellen van Crediteurenadministratie.

U kunt de afstemmingsgegevens accepteren voor de grootboekrekeningen waarop de bedragen in evenwicht zijn. Zie hiertoe de omschrijving in stap 15: De afstemmingsgegevens accepteren.

Start de sessie Afstemmingsgegevens afdrukken (tfgld4495m000) om een afstemmingsoverzicht af te drukken. Selecteer de afstemmingsgroep Tussenrekening facturen 3, die voor het bedrijfsproces met betrekking tot ontvangen, niet-gefactureerde goederen staat.

In deze fase van het proces kunt u een standaardoverzicht afdrukken. Druk de subtotalen op een hoog niveau af, bijvoorbeeld per afstemmingselement, en schakel de volgende selectievakjes in:

• Afstemming met gejournaliseerd grootboek vergelijken
• Geen nulbedragen afdrukken

Zie voor meer informatie Afstemmingsoverzichten afdrukken.

Nadat de mutaties voor ontvangen, niet-gefactureerde goederen voor de business-objects van het type Inkooporder zijn aangemaakt, kunt u de gegevens op business-object groeperen. U beschikt dan over een bijzonder nuttig overzicht. Schakel het selectievakje ID business-object in.

Als er sprake is van een verschil, wordt dit in het overzicht afgedrukt.

Voor grootboekrekeningen waarvoor geen verschillen zijn aangetroffen, kunt u de controlelijst voor de afstemming van nog te ontvangen facturen afdrukken volgens de omschrijving in stap 9: De controlelijst voor afstemming van nog te ontvangen facturen afdrukken.

Als er een verschil wordt aangetroffen, bouwt u eerst opnieuw de historie op van de grootboekrekeningen die u analyseert.

Start de sessie Beginsaldi/historie opnieuw opbouwen o.b.v. mutaties (tfgld3203m000) en schakel de volgende drie selectievakjes in:

• Beginsaldo
• Historie parent-rekeningen opnieuw opbouwen
• Historie parent-dimensies opnieuw opbouwen

Start de sessie Saldibalans afdrukken (tfgld3402m000) om de saldibalans opnieuw af te drukken voor de integratiegrootboekrekeningen waarvan u de historie opnieuw hebt opgebouwd. Start de sessie Afstemmingsgegevens afdrukken (tfgld4495m000) om het afstemmingsoverzicht opnieuw te genereren op basis van de opnieuw opgebouwde grootboekrekeningen.

Als de overzichten overeenkomen, gaat u verder met stap 9: De controlelijst voor afstemming van nog te ontvangen facturen afdrukken. Als er aanzienlijke verschillen tussen de logistieke gegevens en de financiële gegevens blijken te bestaan, moeten deze door een expert worden verholpen.

Start de sessie Controlelijst afstemming ontvangen goederen (niet-gefact.) (tfgld4495m200) om een overzicht af te drukken van financiële en logistieke saldi per mutatiedatum. U kunt het overzicht afdrukken op basis van de gegevens in de inkooptabellen in Inkoop of op basis van de tabellen van Crediteurenadministratie. Als er sprake is van een verschil, wordt dit in het overzicht afgedrukt.

Zie voor meer informatie Afstemmingsoverzichten afdrukken.

U kunt de afstemmingsgegevens accepteren voor mutaties waarvoor geen verschillen bestaan. Ga door met stap 15: De afstemmingsgegevens accepteren.

Als er aanzienlijke verschillen tussen de logistieke gegevens en de gegevens in Financiële administratie blijken te bestaan, moeten deze door een expert worden verholpen.

In de sessie Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000) kunt u de afstemmingsgegevens controleren. Zodra u ervan overtuigd bent dat de mutaties in Logistiek naar behoren in het Grootboekadministratie worden weergegeven, gaat u verder met Stap 15, De afstemmingsgegevens accepteren.

In de sessie Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000) kunt u handmatig correctiemutaties aanmaken voor onjuiste boekingen. Zie voor meer informatieEen correctiemutatie aanmaken. Met dergelijke correcties kunt u kleine verschillen in Financiële administratie verhelpen.

Voordat u de correctiemutaties boekt, kunt u de uitwerking ervan controleren. Schakel daartoe in de sessie Controlelijst afstemming ontvangen goederen (niet-gefact.) (tfgld4495m200) het selectievakje Incl. niet-geboekte afstemmingscorrecties in. Controleer of er een verschil in het overzicht wordt afgedrukt of vergelijk het overzicht met de saldibalans.

Nadat u alle gewenste correcties hebt aangebracht, start u de sessie Correcties afstemming boeken (tfgld4295m300) om de correctiemutaties op de Grootboekadministratierekeningen te boeken.

Accepteer de afstemmingsgegevens voor de grootboekrekeningen waarvoor u geen problemen hebt aangetroffen. Selecteer de afstemmingsgroep in de sessie Afstemmingsgegevens accepteren (tfgld4295m000). Selecteer vervolgens de reeks grootboekrekeningen waarvoor u de afstemmingsgegevens wilt accepteren.