Het afstemmingsproces

Doorgaans heeft de afstemming betrekking op een bepaalde boekingsperiode. Voordat u het afstemmingsproces start, sluit u de integratieperiode met behulp van de sessie Perioden afsluiten (tfgld1206m000) af, zodat er geen nieuwe mutaties kunnen worden ingevoerd.

Bij het genereren en afdrukken van afstemmingsoverzichten wordt de periodestatus door LN echter niet gecontroleerd. U kunt de overzichten dus op elk gewenst moment afdrukken, ongeacht de periodestatus.

Als u de koersverschillen wilt berekenen die het gevolg zijn van fouten bij het afronden en fluctuerende valutakoersen, en u deze verschillen voorafgaand aan de afstemming op de juiste grootboekrekeningen wilt boeken, voer dan de volgende sessies uit:

• Koersverschillen voor integratierekeningen berekenen (tfgld4295m400)
• Afrondingsverschillen valuta's voor integratierek. berekenen (tfgld4295m500)

Belangrijk!Om afrondingsverschillen te voorkomen, moet u in de volgende gevallen de sessie Afrondingsverschillen valuta's voor integratierek. berekenen (tfgld4295m500) uitvoeren:

• Als inkoopbelasting wordt gebruikt, voer dan deze sessie uit voor de afstemmingsgroep voor tussentijdse verschillen.
• In het geval van gepegde inkooporders voert u deze sessie uit voor de afstemmingsgroepen voor tussenrekening facturen.

Journaliseer de batches voor de koersverschilmutaties. Zie voor meer informatie Rekeningen voor koersverschillen.

Start de sessie Saldibalans afdrukken (tfgld3402m000) om de saldibalans af te drukken voor de integratiegrootboekrekeningen die u wilt analyseren.

Als er sprake is van gearchiveerde mutaties die nog op de afstemmingsgroep van invloed zijn, zoals voorraadmutaties, kunt u beginsaldi aanmaken om de verschillen in de afstemmingsgegevens weg te nemen. Gebruik de sessie Beginsaldi voor afstemming (tfgld4195m000).

Als u voor bepaalde business-objects en afstemmingselementen beginsaldi wilt aanmaken, selecteert u in de sessie Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000) en in het juiste menu de optie Beginsaldo afstemming aanmaken.

Start de sessie Afstemmingsgegevens afdrukken (tfgld4495m000) of de sessie Afstemmingsgegevens onderhanden werk PCS-proj. afdrukken (tfgld4495m300) om een afstemmingsoverzicht af te drukken.

In deze fase van het proces kunt u een standaardoverzicht afdrukken.

• Als u de subtotalen op een hoog niveau wilt afdrukken, bijvoorbeeld per afstemmingselement, schakel dan de volgende selectievakjes in:

  • Overzichtsverslag afdrukken
  • Afstemming met gejournaliseerd grootboek vergelijken
  • Geen nulbedragen afdrukken

• Als u de subtotalen op het niveau van afstemmingselementen wilt afdrukken, schakel dan op het tabblad Opties in de sectie Specifieke groep per desgewenst een van de volgende selectievakjes in:

  • Afstemmingselement
  • Combinatie afstemmingselementen

Zie voor meer informatie Afstemmingsoverzichten afdrukken.

U kunt de afstemmingsgegevens accepteren voor de grootboekrekeningen waarop de bedragen in evenwicht zijn. Ga verder met stap 8: De afstemmingsgegevens accepteren.

Als de bedragen in het afstemmingsoverzicht niet overeenkomen met de bedragen op de saldibalans, kunt u eerst de historie opnieuw opbouwen van de grootboekrekeningen die u analyseert.

Start de sessie Beginsaldi/historie opnieuw opbouwen o.b.v. mutaties (tfgld3203m000) en schakel de volgende drie selectievakjes in:

• Beginsaldo
• Historie parent-rekeningen opnieuw opbouwen
• Historie parent-dimensies opnieuw opbouwen

Ga terug naar stap 4: De saldibalans afdrukken.

Accepteer de afstemmingsgegevens voor de grootboekrekeningen waarvoor u geen problemen hebt aangetroffen. Selecteer de afstemmingsgroep in de sessie Afstemmingsgegevens accepteren (tfgld4295m000). Selecteer vervolgens de reeks grootboekrekeningen waarvoor u de afstemmingsgegevens wilt accepteren.

NB U moet voorraadrekeningen en eindrekeningen analyseren voordat u de afstemmingsgegevens kunt accepteren.

Als de bedragen in het afstemmingsoverzicht niet overeenkomen met de bedragen op de saldibalans, kunt u, afhankelijk van het probleem en de geldende vereisten op het gebied van controle, verschillende handelingen uitvoeren.

Start de sessie Afstemmingsgegevens afdrukken (tfgld4495m000) om een verslag af te drukken van de mutaties die niet kunnen worden afgestemd. U kunt het selectievakje Afstemming met gejournaliseerd grootboek vergelijken in deze fase uitschakelen, omdat de relatie tussen de afstemmingsgegevens en de saldibalans al is gecontroleerd.

Desgewenst schakelt u het selectievakje Alleen niet-geaccepteerde mutaties afdrukken in voor andere rekeningen dan voorraadrekeningen en eindrekeningen. Druk om te beginnen een verslag met een beperkte mate van details af. Zie voor meer informatie Afstemmingsoverzichten afdrukken.

Als u de verschillen op basis van deze gegevens niet kunt verklaren, druk dan in de sessie Afstemmingsgegevens afdrukken (tfgld4495m000) een gedetailleerder verslag af door de volgende selectievakjes in te schakelen:

• Logistieke gegevens
• Financiële gegevens

Geef de mutatiegegevens weer met behulp van de diverse opties in de sessie Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000).

Als u bijvoorbeeld een regel selecteert, kunt u in het betreffende menu het volgende selecteren:

• Herkomst mutatie to display the original transaction in Operations Management.
• Integratiemutaties to display the mapping details and posting details of the transaction.

Bovendien kunt u ter informatie de bijbehorende verslagen met logistieke gegevens uit Logistiek afdrukken.

Nadat u de juistheid van de financiële gegevens hebt vastgesteld, gaat u verder met stap 13: De afstemmingsgegevens accepteren.

U kunt handmatig correctiemutaties aanmaken voor onjuiste boekingen. Zie voor meer informatieEen correctiemutatie aanmaken. Met deze soort correcties verhelpt u afwijkingen die in Financiële administratie zijn aangetroffen. De verschillen tussen de saldibalans en het afstemmingsoverzicht worden hiermee echter niet verholpen. Dergelijke verschillen moeten door een expert worden gecorrigeerd.

Herhaal vervolgens het afstemmingsproces en begin bij stap 9: De saldi in het overzicht met afstemmingsgegevens analyseren. U kunt een afstemmingsoverzicht afdrukken dat de niet-geboekte correcties bevat.

Gebruik de sessie Correcties afstemming boeken (tfgld4295m300) om de correctiemutaties in de Grootboekadministratierekeningen aan te brengen.

Ga vervolgens terug naar stap 3: De saldibalans afdrukken.

Zodra er geen correcties meer nodig zijn voor de afstemmingsgroep, selecteert u de afstemmingsgroep in de sessie Afstemmingsgegevens accepteren (tfgld4295m000). Selecteer vervolgens de reeks grootboekrekeningen waarvoor u de afstemmingsgegevens wilt accepteren.

Desgewenst schakelt u het selectievakje Specifiek business object selecteren in om de afstemmingsgegevens voor een bepaald business-object of een reeks business-objects te accepteren.

Als u het selectievakje Alleen debet en credit in evenwicht inschakelt, worden de meeste mutaties geaccepteerd. U moet de tolerantiebedragen in elk van de eigen valuta's invoeren.

Als u op Verwerken klikt, controleert LN een aantal condities en wordt de status van mutaties die aan die condities voldoen, ingesteld op Geaccepteerd. In de sessie Afstemming Logistiek/Financieel (tfgld4595m000) kunt u de mutatiestatus weergeven en het selectievakje Geaccepteerd desgewenst uitschakelen.