Workbench crediteuren verwerken (tfacp8350m000)

Deze sessie kunt u gebruiken om alle soorten facturen op te vragen en te verwerken (met uitzondering van facturen met de status Goedgekeurd en Geannuleerd). Wanneer u de workbench opent, worden de facturen weergegeven die zijn gerelateerd aan de relatie waarvoor u als kredietanalist bent opgegeven. Als u niet als kredietanalist bent gedefinieerd, worden alle facturen die zijn gerelateerd aan relaties zonder toegekende kredietanalist, weergegeven in de rasterweergave.

Deze workbench biedt ook een grafische weergave van de status van de facturen op basis van het aantal facturen en het factuurbedrag. De workbench biedt ook de grafische weergave van de ouderdomsanalyse van de facturen op basis van het weergegeven aantal facturen en factuurbedrag.

Layout workbench

De workbench bestaat uit:

Sectie met facturen per verwerkingsstatus

Het aantal facturen dat in verwerking is, wordt weergegeven in een staafdiagram op basis van de factuurstatus. U kunt de muiswijzer op het staafdiagram plaatsen om het aantal facturen met de specifieke status te zien. De informatie die wordt weergegeven voor het aantal facturen of het factuurbedrag, is gebaseerd op de optie die u selecteert.

De gegevens worden voor de volgende statussen weergegeven in het grafische formaat:

  • Concept
  • Geïmporteerd
  • Gevalideerd
  • Validatiefouten
  • Geregistreerd
  • Registratiefouten
  • Toegekend

Sectie met ouderdomsanalyse van facturen in verwerking

Het aantal en de ouderdom van de openstaande facturen die moeten worden betaald, worden weergegeven in een staafdiagram op basis van de opgegeven periode. De ouderdom van de facturen is gebaseerd op het verschil tussen de factuurdatum en de huidige datum. U kunt de muiswijzer op het staafdiagram plaatsen om het aantal facturen en de ouderdom voor de opgegeven periode te bekijken. De weergegeven informatie voor het aantal facturen of het factuurbedrag voor de ouderdomsanalyse is gebaseerd op de optie die u selecteert.

U kunt de ouderdom van facturen opvragen op basis een week, maand of kwartaal. Default wordt de weekweergave weergegeven. De volgende weergaven zijn beschikbaar:

Weekweergave

Het aantal openstaande facturen wordt weergegeven voor week 1 tot en met 11, waarna de laatste periode staat voor meer dan 11 weken. In die periode zijn alle facturen opgenomen die meer dan 11 weken vervallen zijn.

Maandweergave

Het aantal openstaande facturen wordt weergegeven voor maand 1 tot en met 12, waarna de laatste periode staat voor meer dan 12 maanden. In die periode zijn alle facturen opgenomen die meer dan 12 maanden vervallen zijn.

Kwartaalweergave

Het aantal openstaande facturen wordt weergegeven voor kwartaal 1 tot en met 4, waarna de laatste periode staat voor meer dan 4 kwartalen. In die periode zijn alle facturen opgenomen die meer dan 4 kwartalen vervangen zijn.

Sectie Facturen (raster)

De facturen voor de opgegeven kredietanalist worden in het raster weergegeven.

De opties op de werkbalk van het raster zijn de volgende:

  • Zoeken: Gebruik deze optie om te zoeken naar facturen op basis van de opgegeven gegevens. U kunt zoeken op basis van karakters, nummers of combinaties van beide.
  • Kredietanalist: Hier wordt de naam van de kredietanalist weergegeven. U kunt zoomen naar de sessie Medewerkers - Algemene gegevens (tccom0101m000) en een kredietanalist selecteren. De facturen van de geselecteerde kredietanalist worden weergegeven in de workbench.
  • Financieel bedrijf: Selecteer het financiële bedrijf waarvoor u de inkoopfacturen wilt bekijken. Als er geen financieel bedrijf is geselecteerd, worden de geregistreerde facturen van alle gezamenlijke bedrijven weergegeven. NB: Dit veld wordt alleen weergegeven als de gegevens worden gedeeld door alle aan de inkoopfactuur gerelateerde sessies die aan het financiële bedrijf zijn gekoppeld.
  • Acties: U kunt een factuur selecteren en de volgende acties uitvoeren:
    • Annuleren: Hiermee kunt u een factuur met de status Concept, Geïmporteerd, Validatiefouten of Gevalideerd annuleren.
    • Valideren: Hiermee kunt u een factuur met de status Geïmporteerd of Validatiefouten valideren.
    • Registreren: Hiermee kunt u een factuur met de status Concept of Gevalideerd registreren.
    • Toekennen: Hiermee kunt u een factuur zonder niet-toegekend bedrag toekennen.
    • Mutaties invoeren: Hiermee kunt u de mutatie opgeven voor facturen met de status Geregistreerd.
    • Voorleggen: Hiermee kunt u de facturen indienen voor goedkeuring.
      • Deze actie is alleen van toepassing als ION Workflow is geïmplementeerd.
      • Deze optie is beschikbaar voor alle facturen als de werkstroomstatus is ingesteld op Niet gestart.
    • Goedkeuren: Hiermee kunt u de facturen met de status Toegekend goedkeuren.
    • Ontvangen factuur:
      • Hiermee wordt de Ontvangen inkoopfacturen (tfacp1110m000) sessie gestart als Ontvangen factuur is geselecteerd in het raster.
      • Als een inkoopfactuur waaraan een ontvangen factuur is gekoppeld, is geselecteerd, wordt de sessie Ontvangen inkoopfactuur (tfacp1610m000) gestart en wordt daarin de ontvangen factuur weergegeven. Als er geen gekoppelde ontvangen factuur is, wordt de sessie Ontvangen inkoopfacturen (tfacp1110m000) gestart.
      • Als er geen factuur is geselecteerd in het raster, wordt de sessie Ontvangen inkoopfacturen (tfacp1110m000) gestart.
    • Inkoopfacturen verwerken:
      • Hiermee wordt de sessie Inkoopfacturen verwerken (tfacp2107m000) gestart als een inkoopfactuur is geselecteerd in het raster.
      • Hiermee wordt de sessie Inkoopfacturen verwerken (tfacp2107m000) gestart als er geen record is geselecteerd of een ontvangen factuur is geselecteerd.
    • Foutenlog: Hiermee wordt de sessie Foutenlogbestand (tfacp2580m000) gestart.
  • Filteren op: U kunt deze optie gebruiken om de facturen te filteren op basis van de financiële relatiegroep, de factureren-door relatie en de betalen-aan relatie.

U kunt de optie  gebruiken om een factuur te genereren.

  1. Ontvangen factuur: U kunt de sessie Ontvangen inkoopfactuur (tfacp1610m000) openen vanuit de workbench met de optie Ontvangen factuur. U kunt in die sessie handmatig de mutatiegegevens opgeven. Nadat de mutatie is opgegeven en opgeslagen, wordt de factuur in de workbench weergegeven. U moet de workbench vernieuwen om de bijgewerkte factuurgegevens te zien.
  2. Inkoopfactuur: U kunt de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000) openen waarin een default mutatiesoort voor de inkoopfactuur wordt weergegeven. U kunt in die sessie handmatig de mutatiegegevens opgeven. Nadat de mutatie is opgegeven en opgeslagen, moet u de workbench vernieuwen om de bijgewerkte factuurgegevens te zien.
  3. Creditnota inkoop: U hebt toegang tot de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000), die wordt geopend met de default mutatiesoort voor creditnota. U kunt in die sessie handmatig de mutatiegegevens opgeven. Nadat de mutatie is opgegeven en opgeslagen, moet u de workbench vernieuwen om de bijgewerkte factuurgegevens te zien.
NB

Als voor inkoopfacturen en creditnota's geen default gegevens zijn gedefinieerd in de sessie Defaults mutatie-invoer (tfgld0131m000), wordt een foutmelding weergegeven.

Waarschuwing: 'Geen default mutatiesoort ingevoerd in de sessie Defaults mutatie-invoer (tfgld0131m000) voor bedrijf (LN-omgeving), gebruiker 'UserId' en transactie (sub)categorie creditnota's inkoop - creditnota of inkoopfactuur'.

Interactie tussen raster en factuur per verwerkingsstatus

Klik op een balk van het diagram, bijvoorbeeld de balk voor gevalideerde facturen. Het raster toont alle records voor gevalideerde facturen. Als u op een andere status in het raster filtert, wordt die status gemarkeerd in de grafiek.

Sectie Factuurgegevens

Klik op  om de gegevens van de factuur op te vragen in de detailweergave. De detailweergave toont informatie als bedrijf, factuurdatum, vervaldatum, bankrekening, factuurbedrag, enzovoort. Klik op de optie Weergave uitvouwen om de details van de factuur weer te geven.

Documentnummer importeren:

Selecteer de factuur met Documentnummer importeren-ID. Het document wordt weergegeven in het rechterdeelvenster in de sectie Gerelateerde informatie. Als u op het pictogram  klikt, wordt het document geopend in Infor Document Management.

Als u het document wilt openen vanuit de factuurgegevens, klikt u op de koppeling Importdocument-ID.

Kolompersonalisatie in het raster: Als u een kolom in het raster wilt opnemen of een kolom wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje bij de desbetreffende kolomnaam in of uit met de optie Kolompersonalisatie.

Personalisatie van workbench in het raster: Als u kolommen wilt bijwerken of toevoegen, selecteert u de optie  en klikt u op Defaults opslaan.

Verwerking voor verschillende soorten facturen:

  • Handmatig ontvangen kostenfactuur

    De initiële status wordt ingesteld op Concept.
  • Klik op Registreren. De status wordt gewijzigd in Geregistreerd of Registratiefouten.
  • Als de status op Registratiefouten staat, moeten correcties worden aangebracht. Wanneer de correcties zijn aangebracht, krijgt de factuurtermijn de status Geregistreerd.
  • Geef de reden op. Als er fouten worden weergegeven is de mutatie mislukt.
  • Als correcties van fouten automatisch worden aangebracht, wordt de status gewijzigd in Mutatie ingetoetst.
  • Handmatig ontvangen ordergerelateerde factuur

    De initiële status wordt ingesteld op Concept.
  • Klik op Registreren. Als er geen fouten zijn, wordt de factuurtermijn op de status Geregistreerd gezet.
  • Ken de factuur toe aan een inkooporder. De status wordt op Toegekend of Gedeeltelijk toegekend gezet.
  • De factuur kan alleen worden goedgekeurd als deze volledig is toegekend.
  • Klik op Goedkeuren als u de factuur wilt goedkeuren.
  • De factuur krijgt de status Goedgekeurd.
  • Geïmporteerde ontvangen kostenfactuur

    De initiële status is Geïmporteerd.
  • Klik op Valideren. Als er geen fouten zijn, wordt de status van de factuurtermijn op Gevalideerd gezet.
  • Klik op Registreren. Als er geen fouten zijn, wordt de factuurtermijn op de status Geregistreerd gezet.
  • Voer de mutaties in. Als er fouten worden weergegeven, is de mutatie mislukt.
  • Als correcties van fouten automatisch worden aangebracht, wordt de status gewijzigd in Mutatie ingetoetst.
  • Geïmporteerde ontvangen ordergerelateerde factuur

    De initiële status wordt ingesteld op Geïmporteerd.
  • Klik op Valideren. Als er geen fouten zijn, wordt de status van de factuurtermijn op Gevalideerd gezet.
  • Klik op Registreren. Als er geen fouten zijn, wordt de factuurtermijn op de status Geregistreerd gezet.
  • Ken de factuur toe aan een inkooporder. De status wordt op Toegekend of Gedeeltelijk toegekend gezet.
  • De factuur kan alleen worden goedgekeurd als deze volledig is toegekend.

Factuur uit batch

Aan inkooporder en kostenfactuur gerelateerde factuur: Voor deze facturen moeten mutaties worden aangemaakt in de sessie Mutaties (tfgld1101m000). In die sessie wordt de batch voor de inkoopfacturen geselecteerd. Wanneer LN de batch verwerkt, worden deze twee soorten facturen verwerkt.

  1. Transport voor inkoop / Logistieke kosten / Ordergerelateerde factuur:
    • Klik in de sessie Mutaties (tfgld1101m000) op Nieuw. Voor de nieuwe batch wordt de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000) gestart.
    • Selecteer Inkoopfacturen als Mutatiesoort.
    • Selecteer voor de factuursoort Factuur t.a.v. inkooporder.
    • Selecteer de Order als inkooporder op het tabblad Factuurgegevens in de groep Order.
    • Voor alle gegevens worden defaults gebruikt.
    • Open dezelfde factuur in de workbench.
    • Klik op Toekennen aan inkooporder, Toekennen aan logistieke kosten of Toekennen aan ontvangst. Wanneer de factuur volledig is toegekend, is de menuoptie Goedgekeurd beschikbaar.
    • Klik op Goedkeuren.
  2. Inkoopfactuur voor kosten:
    • Klik in de sessie Mutaties (tfgld1101m000) op Nieuw. Voor de nieuwe batch wordt de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000) gestart.
    • Selecteer Inkoopfactuur voor de mutatiesoort.
    • Selecteer Factuur gerelateerd aan kosten voor de factuursoort.
    • Selecteer de Relatie.
    • Open dezelfde factuur in de workbench.
    • Klik op Registreren. De factuur krijgt de status Geregistreerd.
    • Geef mutaties op. De factuur krijgt de status Mutaties ingetoetst.

Werkstroomstatus

De werkstroomstatus wordt alleen weergegeven als ION Workflow is geïmplementeerd. Het volgende is zichtbaar wanneer ION Workflow is geïmplementeerd.

  • Facturen met de status Mutaties ingetoetst.
  • Het veld Werkstroomstatus wordt weergegeven in Kolompersonalisatie. U kunt Kolompersonalisatie selecteren en het veld Werkstroomstatus toevoegen aan het factuurraster.
  • De optie Indienen is beschikbaar in het menu Acties.
  • De werkstroomstatus wordt weergegeven voor de geselecteerde factuur in het scherm met factuurgegevens.

Voorbeeld van gebruik Conceptfactuur

  1. Er wordt handmatig een factuur aangemaakt in de sessie Ontvangen inkoopfacturen (tfacp1110m000). De factuur krijgt de status Concept.
  2. Klik op de optie Registreren in het menu Actie. De factuurstatus wordt gewijzigd in Geregistreerd en er wordt een factuurnummer gegenereerd.
  3. Navigeer naar Inkoopfactuur verwerken en geef de mutaties op.
  4. Nadat de mutaties zijn opgegeven, wordt de factuurstatus gewijzigd van Geregistreerd in Mutaties ingetoetst. In de werkstroomomgeving worden de opgegeven mutaties weergegeven in de kop en in de fase. Voor de werkstroomstatus wordt In afwachting van goedkeuring weergegeven. Navigeer naar Ming.le en controleer My feeds.
  5. Klik om de gegevens weer te geven. De details van de geselecteerde factuur worden weergegeven en u moet de factuur goedkeuren. De status Goedgekeurd wordt weergegeven in de workbench.

Gebruikersinstellingen

Klik op om de instellingen van de weergave van workbenchgegevens te definiëren.

Het venster Gebruikersinstellingen kan rechtsboven in de werkbalk van de sessie Workbench crediteuren verwerken (tfacp8350m000) worden geopend.

In het venster Gebruikersinstellingen kunt u deze default waarden opgeven op basis waarvan de facturen worden weergegeven in de sessie Workbench crediteuren verwerken (tfacp8350m000).

  • Filteren op: Geef de informatie op op basis waarvan de facturen worden gefilterd. U kunt de facturen sorteren op:
    • Financiële relatiegroep
    • Factureren-door relatie
    • Betalen-aan relatie
  • Algemeen
    • Analist crediteuren: De Infor LN-gebruiker met de rol van kredietanalist.
    • Financieel bedrijf: Dit financiële bedrijf waarvoor de inkoopfactuurgegevens worden weergegeven. NB: Dit veld wordt alleen weergegeven als de gegevens worden gedeeld door alle aan de inkoopfactuur gerelateerde sessies die aan het financiële bedrijf zijn gekoppeld.

Sectie Berichten

Dit is een uitvouwbaar deelvenster waarin de foutmeldingen worden weergegeven. Wanneer een fout wordt gerapporteerd in de workbench, wordt het deelvenster uitgevouwen om de foutberichten weer te geven. Klik op  om de berichten te verwijderen. Als u het deelvenster wilt minimaliseren, klikt u op de kop.

De volgende algemene opties zijn beschikbaar in de workbench:

  • Vernieuwen: Hiermee worden de factuurgerelateerde gegevens opnieuw geladen vanuit Infor LN.
  • Defaults opslaan: Hiermee worden de door u ingestelde waarden op de pagina Gebruikersinstellingen opgeslagen. De instellingen worden als default gebruikt wanneer u de workbench een volgende keer opent.
  • Defaults wissen: Hiermee worden de default waarden gewist die u hebt ingesteld op de pagina Gebruikersinstellingen.
  • Defaults ophalen: Hiermee worden de niet-opgeslagen wijzigingen die zijn aangebracht in de gebruikersinstellingen, genegeerd en worden de laatst opgeslagen instellingen toegepast wanneer u de workbench een volgende keer opent.
  • Info: Hiermee wordt de versie van de workbench weergegeven.
NB

Dit proces moet worden gevolgd voor andere facturen, zoals geïmporteerde kostenfacturen, de geïmporteerde ordergerelateerde facturen, inkoopfacturen voor kosten, inkooporders, logistieke kosten en transportgerelateerde facturen. De werkstroomstatus wordt weergegeven in het factuurraster en de factuurgegevens.