Integratiemutaties verwerken

Als er sprake is van logistieke events die financiële boekingen tot gevolg hebben, logt LN logistieke gegevens, zoals het orderbedrag, het ordernummer, de hoeveelheid en de relatie, automatisch in de tabel Integratiemutaties (tfgld482). Tegelijkertijd worden deze gegevens in de tabel Afstemmingsgegevens (tfgld495) opgeslagen, waarna ze voor overzichten, verslagen en afstemming kunnen worden gebruikt.

Op basis van de mutatiegegevens bepaalt LN de boekingsperiode waarin de mutatie moet worden geboekt. Deze stap is vooral voor de afstemming van belang. Als de boekingsperiode is afgesloten, geeft LN een foutmelding weer. In de sessie Parameters integratie (tfgld4150s000) kunt u echter een default optie voor Afhandeling afgesloten perioden selecteren. Zie Afhandeling perioden voor integratiemutaties voor meer informatie.

De toewijzingselementen van mutaties waarvoor u een grootboekcode invoert, worden niet gelogd. Deze zijn immers niet nodig bij het bepalen van de grootboekrekening en de dimensies voor de mutaties.

In de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000) kunt u de integratiemutaties weergeven. Op de diverse tabbladen worden alle gegevens van de integratiemutaties weergegeven.

U kunt afzonderlijke mutaties naar eigen inzicht toewijzen en boeken. U kunt bijvoorbeeld een bepaalde mutatie boeken of een geantidateerde mutatie toewijzen met behulp van de versie van het integratieschema die op de mutatiedatum van kracht was.

Selecteer de mutatie in de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000) en klik in het juiste menu op:

• Specifieke mutaties toewijzen, to map the selected transaction according to the currently active mapping scheme.
• Toewijzen via specifiek integratieschema, to map a selected transaction according to a specific mapping scheme version. U selecteert de gewenste versie van het integratieschema in de sessie Integratieschema's (tfgld4573m100). Als de geselecteerde versie niet actief is geweest, kunt u de toewijzing alleen simuleren. Als de geselecteerde versie Actief is geweest, kunt u de toewijzing simuleren en de mutatie ook daadwerkelijk toewijzen.
• Specifieke mutaties boeken, to post a selected transaction manually.

Selecteer in de sessie Integratiemutaties toewijzen (tfgld4281m000) een reeks mutaties die u wilt toewijzen.

Als u op de knop Toewijzen klikt, kent LN grootboekrekeningen en dimensies aan de mutaties toe op basis van het integratieschema en de waarden van de toewijzingselementen.

LN gebruikt de versie van het integratieschema met de status Actief, ongeacht de mutatiedatums.

U kunt voor de toewijzing mutaties met een bepaalde status selecteren. Default wijst LN mutaties met de volgende statussen toe:

• Geregistreerd

  De mutatiegegevens zijn gelogd. Doorgaans is dit selectievakje ingeschakeld.

• Fout bij toewijzen

  Een eerdere toewijzing van de mutatie heeft tot een foutmelding geleid.

• Fout bij boeken

  Een eerdere boeking van de mutatie heeft tot een foutmelding geleid.

De mutaties waarvoor u een grootboekcode invoert, worden niet toegewezen. Deze mutaties kunnen immers onmiddellijk worden geboekt op de grootboekrekening en de dimensies die bij de code horen.

Selecteer Toegewezen op het veld Status om mutaties die al eens zijn toegewezen, opnieuw toe te wijzen. De bestaande toewijzing wordt door de nieuwe toewijzing vervangen. Als u bijvoorbeeld de afzonderlijke toewijzing van mutaties die in de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000) is uitgevoerd, wilt wijzigen, gebruikt u deze optie.

Nadat de toewijzing is voltooid, kunt u nog steeds afzonderlijke mutaties toewijzen op basis van versies van integratieschema's die eerder actief zijn geweest. Gebruik hiertoe de opdrachten in het juiste menu van de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000).

Als u na de toewijzing van de integratiemutaties wilt weten of zich fouten hebben voorgedaan, start u de sessie Foutenlog integratiemutaties afdrukken (tfgld4484m000) om een foutenverslag weer te geven of af te drukken.

Als zich toewijzingsfouten hebben voorgedaan, maakt u een nieuwe versie van het integratieschema aan waarin u de fouten corrigeert. Ook kunt u in de sessie Integratiemutaties (tfgld4582m000) handmatig afzonderlijke mutaties toewijzen op basis van een integratieschema dat eerder actief is geweest.

Selecteer in de sessie Integratiemutaties boeken (tfgld4282m000) een reeks mutaties die u wilt boeken.

U kunt integratiemutaties alleen boeken als u deel uitmaakt van een gebruikersgroep voor integratie. Zie voor meer informatie het onderwerp Gebruikersgroepen integratie.

Als u op de opdrachtknop Integratiemutaties boeken klikt, maakt LN niet-gejournaliseerde journaalposten in het grootboek aan. Debet- en creditmutaties worden verdicht als dat in het integratieschema is vastgelegd. De batchnummers worden toegekend op basis van de instelling van de parameter Gebruik van batchnummers in de sessie Parameters integratie (tfgld4150s000).

Als u het selectievakje Frequentie continu proces inschakelt en de sessie is geopend, boekt LN nieuw toegewezen mutaties in de geselecteerde reeks op gezette tijden. U kunt de gewenste tijd tussen twee runs van het boekingsproces in minuten opgeven. Als u de waarde nul opgeeft, wordt het proces niet herhaald.

Als u na de boeking van de integratiemutaties wilt weten of zich fouten hebben voorgedaan, start u de sessie Foutenlog integratiemutaties afdrukken (tfgld4484m000) om een foutenverslag weer te geven of af te drukken.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende soorten boekingsfouten:

• In een structuur met meerdere financiële bedrijven zijn de rekening-courantverhoudingen of de rekening-courantverhoudingen (intergroep) niet naar behoren ingesteld in de sessies Intercompany-relaties (tfgld0515m000) en Intercompany-relaties (intergroep) (tfgld2501m000). Controleer bijvoorbeeld of de grootboekrekeningen bestaan.
• De boekingsperiode die bij de mutatiedatum hoort, is al Afgesloten. Als u de mutatie wilt boeken, moet u de periode op Open in de sessie Periodestatus (tfgld0107m000) zetten voor grootboekmutaties.
• Algemene fouten bij de verwerking van mutaties. Het hoogste beschikbare nummer van een documentnummerserie is bijvoorbeeld bereikt.

Corrigeer de fouten en boek de integratiemutaties nogmaals.

Journaliseer de batch in de sessie Collectief batches selecteren voor journalisering (tfgld1210m000) of de sessie Journaliseringsrunnummer (tfgld1609m000). LN controleert of de mutaties van de batch in evenwicht zijn.

Als de debet- en creditzijde van een mutatie in verschillende financiële bedrijven moeten worden geboekt, worden er rekening-courantmutaties gegenereerd. Bovendien worden de koerswinst en het koersverlies berekend en geboekt.

De gejournaliseerde mutaties worden in het grootboek opgeslagen en de bijbehorende niet-gejournaliseerde mutaties worden verwijderd.

Voordat u de integratiemutaties archiveert en verwijdert, kunt u mutaties met de status Geboekt die niet goed zijn toegewezen, opnieuw toewijzen. Zie voor meer informatie het onderwerp Integratiemutaties opnieuw toewijzen.

Nadat de mutaties zijn geboekt, zijn de integratiemutatiegegevens niet meer nodig. De logistieke gegevens die nodig zijn voor overzichten, verslagen en afstemming worden afzonderlijk opgeslagen in de tabel Afstemmingsgegevens (tfgld495).

Een grote hoeveelheid gelogde gegevens die niet meer nodig zijn, kan een negatieve invloed hebben op de snelheid van de processen die de integratiemutaties en afstemmingsmutaties afhandelen. Om ruimte te besparen en problemen met de prestaties te voorkomen, kunt u op gezette tijden de sessie Integr.-elementen en integr.mutaties archiveren/verwijderen (tfgld4283m000) uitvoeren die deel uitmaakt van de Hulpprogramma's van de module Grootboekadministratie. Alle integratiemutaties en de bijbehorende toewijzingselementen in de selectie met de status Geboekt worden afhankelijk van de geselecteerde opties gearchiveerd en/of verwijderd.

De toewijzingselementen komen overeen met logistieke gegevens. Als de logistieke gegevens veranderen, bijvoorbeeld als artikelcodes of projecten verlopen of als u de ordersoorten opnieuw definieert, kunt u in een later stadium geen correctie aanmaken voor de integratiemutatie of de integratiemutaties opnieuw toewijzen. In een dergelijk geval kunt u de toewijzingselementen ook archiveren.