Workbench geïmporteerde journalen
Met de workbench voor geïmporteerde journalen kunt u journalen muteren die zijn geïmporteerd via Exchange of vanuit Excel. U kunt de sessie Workbench geïmporteerde journalen (tfgld2616m000) gebruiken om het volgende te doen:
- Externe journaalposten importeren vanuit Excel of Exchange. De gegevens, inclusief de niet-bestaande referenties (zoals grootboekrekeningen, BTW-codes, dimensies), worden geïmporteerd en eventuele validiteitsproblemen worden gerapporteerd aan de gebruiker.
- De geïmporteerde journaalposten opvragen en wijzigen. Alleen gebruikers die zijn geautoriseerd voor het importeren en boeken van een journaal, kunnen de journaalgegevens wijzigen.
- De geïmporteerde journaalpost boeken in het grootboek. De boeking kan worden uitgevoerd wanneer het geïmporteerde journaal geen fouten bevat.
Een sjabloon aanmaken voor Excel
U kunt de optie Importeren en exporteren in het menu Actie van de sessie Workbench geïmporteerde journalen (tfgld2616m000) gebruiken om een Excel-sjabloon aan te maken.
Externe journaalpost importeren vanuit Excel
U moet bij het importeren van het journaal een nieuw nummer aanmaken voor het juiste type journaal (Journaal mutatievaluta's of Journaal multi-functionele valuta's) om een externe journaalpost die is aangemaakt met een Excel-sjabloon, te kunnen importeren. U moet het bedrijf opgeven waarin de mutaties moeten worden geboekt en de serie selecteren die u wilt gebruiken voor het genereren van het nummer van het geïmporteerde journaal. Deze serie wordt samen met de Mutatiesoort die is opgegeven in de sessie Parameters financieel bedrijf (tfgld0503m000), door LN gebruikt om een nummer voor het geïmporteerde journaal te genereren.
U kunt het journaal nu importeren met de optie Importeren in het menu Actie.
De geïmporteerde journaalpost valideren
LN valideert de mutatiegegevens wanneer de journaalregels worden geïmporteerd, ingevoegd, bijgewerkt of verwijderd.
- Als resultaat van het validatieproces kunnen het geïmporteerde journaal en de geïmporteerde journaalregels worden ingesteld op een van volgende statussen:
- Gevalideerd, als er geen fouten zijn gerapporteerd.
- Validatiefouten, als er fouten zijn gerapporteerd.
- Grootboekrekeningen die zijn gekoppeld aan Logistiek, worden ook geïmporteerd met de workbench. Nadat de mutaties zijn geboekt naar het grootboek als niet-gejournaliseerde mutaties, moet u in de sessie Journaalpost-documenten (tfgld0618m000) de kosten opgeven die horen bij het logistieke object voor de gegenereerde documentregel.
- Grootboekrekeningen die zijn gekoppeld aan vaste activa (Investering, Afschrijving of Onderhoud), kunnen niet worden geïmporteerd met de workbench.
De geïmporteerde journalen corrigeren
In LN kunt u een geïmporteerd journaal of geïmporteerde journaalregels bijwerken als de status niet op Geboekt staat. Alleen gebruikers die zijn opgegeven als Bevoegde gebruiker voor externe journalen in de sessie Parameters financieel bedrijf (tfgld0503m000), kunnen de gegevens bijwerken
U kunt een nieuwe regel invoegen in het geïmporteerde journaal. De status van deze regel wordt ingesteld op Concept. Wanneer u de regel opslaat, worden de gegevens gevalideerd en wordt de status van de regel bijgewerkt op basis van het resultaat van de validatie.
Wanneer u een regel verwijdert, worden de gegevens gevalideerd en worden de Status van het geïmporteerde journaal en de Statusmelding voor de regel(s) bijgewerkt op basis van het resultaat van de validatie.
Het geïmporteerde journaal boeken in het grootboek.
U kunt de optie Geïmporteerd journaal boeken gebruiken om het geïmporteerde journaal naar het grootboek te boeken als niet-gejournaliseerde, bewerkbare mutaties.
- Als resultaat van het boekingsproces kunnen het geïmporteerde journaal en de geïmporteerde journaalregels worden ingesteld op een van volgende statussen:
- Geboekt, als er geen fouten zijn gerapporteerd.
- Boekingsfouten, als er fouten zijn gerapporteerd.
Deze optie is alleen ingeschakeld als de status van het geïmporteerde journaal op Gevalideerd staat.
Als de optie Exchange wordt gebruikt om een journaalpost te importeren in LN, wordt de sessie Geïmporteerde journaalmutaties boeken (tfgld2215m000) gebruikt om het journaal te boeken. U kunt het selectievakje Naar Workbench geïmporteerde journalen boeken inschakelen om het journaal naar de workbench te boeken, in plaats van naar het grootboek.
Het geïmporteerde journaal opvragen en verwijderen
U kunt de sessie Journalen importeren (tfgld2516m000) gebruiken om alle geïmporteerde journalen op te vragen. U kunt een door u aangemaakt journaal openen of verwijderen als Default toegang per batch op Individuele gebruikers staat in de sessie Parameters financieel bedrijf (tfgld0503m000). De gebruiker voor wie het selectievakje Bevoegde gebruiker voor externe journalen is ingeschakeld in de sessie Parameters financieel bedrijf (tfgld0503m000), kan elk geïmporteerd journaal openen of verwijderen.