Jaarafsluiting
Wanneer u het boekjaar afsluit, saldeert LN de winst- en verliesrekeningen en worden de beginsaldi van de balansrekeningen voor het nieuwe jaar samengesteld. Nadat u het boekjaar definitief hebt afgesloten, kunnen voor het afgesloten jaar geen financiële mutaties meer worden aangemaakt.
Voordat u het boekjaar kunt afsluiten, moet u alle integratiemutaties en periodieke mutaties verwerken, alle mutaties journaliseren en alle perioden, met uitzondering van de laatste GLD-periode, afsluiten. De laatste GLD-periode is doorgaans de correctieperiode. De GLD-periode moet open blijven omdat LN posten moet aanmaken voor het salderen van afrondingsverschillen en van de winst- en verliesrekeningen.
Voer de sessie Periodestatus (tfgld0107m000) uit om de perioden voor de afzonderlijke modules op Afgesloten te zetten.
Het boekjaar sluiten:
-
De integriteit van de financiële gegevens controleren
Deze stap is optioneel. Voor de beste resultaten verdient het echter aanbeveling om de sessie Beginsaldi/historie opnieuw opbouwen o.b.v. mutaties (tfgld3203m000) uit te voeren om er zeker van te zijn dat alle mutaties in de historie zijn afgeletterd met de gejournaliseerde mutaties. Met deze sessie kunt u de grootboekhistorie en dimensiehistorie tegelijk opnieuw samenstellen.
Tijdens het opnieuw opbouwen mogen in het huidige financiële bedrijf geen financiële mutaties worden ingevoerd of gegenereerd. Als u dat wel doet, kan het proces mislukken of kunnen de resultaten onbetrouwbaar zijn.
-
Het jaar voorlopig afsluiten
Deze stap is optioneel en wordt allen ter informatie gebruikt. U kunt de sessie Boekjaar voorlopig afsluiten (tfgld6201m000) uitvoeren om de jaarafsluiting te simuleren. Zonder mutaties of boekingen aan te maken accumuleert LN de bedragen van alle winst- en verliesrekeningen en worden voorlopige beginsaldi voor alle balansrekeningen voor het nieuwe boekjaar samengesteld. U kunt de nieuwe beginsaldi opvragen in de grootboekadministratie.
U kunt een voorlopige jaarafsluiting uitvoeren voor het huidige boekjaar dat LN weergeeft in de sessie Parameters financieel bedrijf (tfgld0503m000). Na de voorlopige jaarafsluiting kunt u doorgaan met de verwerking van mutaties voor het huidige boekjaar. U kunt nog steeds correcties voor een periode in het jaar boeken en u kunt, indien nodig, de voorlopige jaarafsluiting herhalen.
-
Winst- en verliesrekeningen afsluiten
Voer de sessie Automatisch salderen (tfgld6202m000) uit om de winst- en verliesrekeningen af te sluiten.
-
Afronding corrigeren (optioneel)
Als de sessie Boekjaar voorlopig afsluiten (tfgld6201m000) of de sessie Automatisch salderen (tfgld6202m000) resulteren in een foutbericht zoals Grootboeksaldo voor een valuta klopt niet, moet u de afronding van de bedragen corrigeren.
Nadat u de correcties hebt uitgevoerd:
- Voer de sessie Beginsaldi/historie opnieuw opbouwen o.b.v. mutaties (tfgld3203m000) uit.
- Voer de sessie Boekjaar voorlopig afsluiten (tfgld6201m000) of Automatisch salderen (tfgld6202m000) opnieuw uit. Als u de laatste sessie uitvoert en dat een nieuwe batch oplevert, journaliseer deze batch dan alvorens door te gaan.
-
Boekingsperioden definitief afsluiten
Voer de sessie Perioden afsluiten (tfgld1206m000) uit om de periodestatus van alle GLD-perioden voor alle periodesoorten op Definitief afgesloten te zetten.
-
Het jaar afsluiten
Voer de sessie Jaar afsluiten (tfgld6203m000) uit om het huidige jaar definitief af te sluiten en de beginsaldi voor het nieuwe jaar aan te maken. Dit levert een nieuwe batch op, die in het volgende jaar moet worden gejournaliseerd.
Als u het huidige jaar definitief afsluit, kunt u voor het jaar geen mutaties meer verwerken. De beginsaldi die bij de voorlopige afsluiting van het jaar zijn gegenereerd, worden overschreven.
-
De historiegegevens archiveren
Op het veld Bewaartermijn gegevens (jaren) van de sessie Parameters groepsbedrijven (tfgld0101s000) kunt u opgeven hoeveel jaren de financiële gegevens moeten worden bewaard in het huidige financiële bedrijf. Als dat aantal jaren is verstreken, kunt u de sessie Periodetotalen archiveren/verwijderen (tfgld6206m000) uitvoeren om de financiële gegevens van een boekjaar te archiveren en/of te verwijderen. LN voert deze actie niet automatisch uit.