Periodieke journalen

Gedeelde kosten, zoals de kosten van kantoorgebouwen en parkeerplaatsen, een kantine, technisch personeel en beveiligingspersoneel, en de kosten van verwarming, elektriciteit en water, worden vaak op een vastgestelde basis verdeeld over de verschillende bedrijfsonderdelen en locaties van een organisatie. Voor de verdeling van dergelijke kosten kunt u definities van periodieke journalen instellen.

Met de definities van periodieke journalen worden de bijbehorende financiële mutaties gegenereerd en worden de maandelijkse administratieve taken van de bedrijfsonderdelen ondersteund. De resulterende verslagen bevatten informatie die handig is voor het management en zijn verplicht in landen waar organisaties geconsolideerde financiële verslagen moeten voorbereiden en worden gevraagd om de winst en het verlies voor elk bedrijfsonderdeel afzonderlijk te publiceren.

Typen periodieke journalen

Het type van een periodiek journaal geeft de mutatiecategorie aan.

Deze typen periodieke journalen bestaan:

• Journaalpost, to distribute costs across other departments or companies.
• Inkoopfactuur, to generate simple recurring purchase invoices.
• Verkoopfactuur, to generate simple recurring sales invoices.

Valutakoersen

Afhankelijk van het type periodieke journaal kunt u een koersbepaling voor de periodieke journaalmutaties selecteren. Als u een dependent multi-currency systeem gebruikt en het veld Koersbepaling op Handmatig ingegeven staat, kunt u de koers tussen de mutatievaluta en de referentievaluta wijzigen.

Wanneer u de periodieke mutaties genereert en u een mutatieverslag afdrukt, kunt u de valutakoersen gebruiken die geldig zijn op de dag waarop de mutaties worden gegenereerd of de valutakoersen die u hebt opgegeven in de journaalkop.

Tegenboekingen

U kunt periodieke journaalmutaties tegenboeken als het periodieke journaal van het type Journaalpost is.

Bijvoorbeeld: voor de telefoonkosten kunt u een definitie van een periodiek journaal van het type Journaalpost instellen en daarmee maandelijks een vast bedrag toewijzen aan de verschillende bedrijfsonderdelen. Wanneer aan het eind van het kwartaal de werkelijke telefoonkosten bekend zijn, kunt u de journaalmutaties tegenboeken en de nagecalculeerde kosten doorberekenen aan de bedrijfsonderdelen.

Normale tegenboekingen gebruiken

Een andere manier om de mutaties tegen te boeken, is opdrachten aanmaken en het type tegenboeking Niet van toepassing selecteren. Om de mutatie tegen te boeken, maakt u een opdracht van het type Normale tegenboeking aan. Met deze opdracht worden de mutaties van de periodieke journaaldefinitie gegenereerd, maar worden debet en credit tegengeboekt.