Gejournaliseerde mutaties archiveren
Ten behoeve van een juiste archivering in een structuur met meerdere bedrijven zijn de volgende regels van kracht:
- Elk bedrijf moet een eigen archiefbedrijf hebben. Bedrijven kunnen een archiefbedrijf niet gezamenlijk gebruiken.
- De structuur van de archiefbedrijven moet exact overeenkomen met die van de werkelijke bedrijven.
- Een bedrijf moet de gehele levensduur van hetzelfde archiefbedrijf gebruikmaken. Nadat er gegevens zijn gearchiveerd, kunt u het archiefbedrijf niet meer wijzigen.
Als er aanvullende archiveringscapaciteit nodig is, wordt u geadviseerd een tweede archiveringsomgeving te definiëren. De structuur hiervan moet ook weer exact overeenkomen met die van de werkelijke omgeving. Definieer de bedrijven uit de tweede archiveringsomgeving als de archiefbedrijven van de bedrijven uit de eerste archiveringsomgeving. Indien nodig, is het mogelijk een derde archiveringsomgeving en daarop volgende archiveringsomgevingen te definiëren. U archiveert vervolgens de gegevens uit de diverse archiefbedrijven in de bijbehorende archiefbedrijven uit de tweede archiveringsomgeving, enzovoort.
Bij het archiveren van gegevens stelt LN een array samen met alle bedrijven uit de groep en per bedrijf het archiefbedrijf dat daaraan is gekoppeld. Als aan een van de bedrijven uit de groep geen archiefbedrijf is gekoppeld, geeft LN een foutmelding en wordt het archiveringsproces afgebroken.
Batches en batchregels worden uitsluitend gearchiveerd en/of verwijderd als u deze bewerkingen uitvoert in het bedrijf waarin de batches en batchregels voorkomen. Dit bedrijf is altijd het Van-bedrijf. Eventuele rekening-courantdocumenten en gerelateerde gejournaliseerde mutaties die bij de batch horen, worden pas gearchiveerd en/of verwijderd nadat het Naar-bedrijf is gearchiveerd.
Als de batch uit de werkelijke omgeving is verwijderd, komen dergelijke rekening-courantdocumenten en mutaties zonder batch tijdelijk in de werkelijke omgeving voor, totdat de mutaties van het Naar-bedrijf zijn gearchiveerd. Het is daarom raadzaam alle bedrijven in een groep binnen een korte periode te archiveren.
Journaliseringsruns worden eveneens gearchiveerd. Een journaliseringsrun kan pas uit de werkelijke omgeving worden verwijderd nadat alle batches die aan de run zijn gekoppeld, ook zijn verwijderd.
Financiële documenten worden gearchiveerd en/of verwijderd als u deze bewerkingen uitvoert in het bedrijf waarin de financiële documenten voorkomen. LN Bepaalt per document of er een gerelateerd rekening-courantdocument bestaat.
Als uit de mutatiesoort van het document blijkt dat de documenten niet in een vaste volgorde hoeven te worden genummerd, wordt het document niet uit de werkelijke omgeving verwijderd om zo dubbele documentnummers te voorkomen.
Een gejournaliseerde mutatie wordt niet uit de werkelijke omgeving verwijderd als het boekjaar van de mutatie niet overeenkomt met het boekjaar van de batch en het boekjaar van de mutatie nog niet kan worden gearchiveerd. Als de archiveringsoptie is geselecteerd, worden de gerelateerde batch en batchregel en het gerelateerde document naar het archiefbedrijf gekopieerd en in de werkelijke omgeving gehandhaafd.
Als door openstaande verkoop- of inkooporders nog naar een mutatie wordt verwezen, wordt de mutatie als Verwijderd gemarkeerd, maar niet daadwerkelijk verwijderd. De gerelateerde batch en batchregel en het gerelateerde document worden naar het archiefbedrijf gekopieerd en in de werkelijke omgeving gehandhaafd. Ze worden verwijderd nadat de betrokken openstaande mutaties zijn gesloten en gearchiveerd, dus bijvoorbeeld nadat u de sessie Volledig betaalde inkoopfacturen archiveren/verwijderen (tfacp2250m000) hebt uitgevoerd.
Als de grootboekrekening van de mutatie een afletterbare rekening is, worden eventuele gerelateerde aflettergegevens eveneens gearchiveerd.
Tijdens de archivering wordt het herkomstbedrijf van de gejournaliseerde mutatie vervangen door het archiefbedrijf van het herkomstbedrijf. Op deze manier bevat de archiveringsomgeving geen verwijzingen naar de werkelijke omgeving.
Tijdens de archivering worden relaties met rekening-courantdocumenten eveneens naar de archiveringsomgeving gekopieerd. In de archiveringsomgeving worden deze relaties zodanig bijgewerkt dat elk document binnen de relatie verwijst naar de omgeving waarin het document daadwerkelijk voorkomt. In de werkelijke omgeving wordt de documentrelatie gehandhaafd tot alle bijbehorende gejournaliseerde mutaties zijn verwijderd. Voor mutaties die aan facturen zijn gerelateerd, gebeurt dit alleen tijdens de verwijdering van volledig betaalde facturen. De documentrelatie wordt ook in de werkelijke omgeving bijgewerkt, zodat er naar het gearchiveerde document wordt verwezen nadat alle bijbehorende gejournaliseerde mutaties uit de werkelijke omgeving zijn verwijderd.
Na het normale archiveringsproces wordt een extra archiveringsstap uitgevoerd. Hierbij worden alle mutaties en documenten gearchiveerd die in de werkelijke omgeving door rekening-courantboekingen zijn gegenereerd. Tijdens deze stap worden rekening-courantverhoudingen gearchiveerd en/of verwijderd, zoals hiervoor is beschreven.
Batches, batchregels en documenten met de status Verwijderd worden uit de werkelijke omgeving verwijderd, tenzij uit de mutatiesoort van het document blijkt dat de documenten niet in een vaste volgorde hoeven te worden genummerd. Dergelijke documenten worden niet uit de werkelijke omgeving verwijderd om dubbele documentnummers te voorkomen.