Financiële rekeningen aanmaken - procedure

Financiële of geconsolideerde rapporten aanmaken:

  1. Kopregels voor een financieel of geconsolideerd rapport aanmaken
    1. Klik in de sessie Rapporten (tffst1500m000) op Nieuw. De sessie Rapporten (tffst1600m000) wordt gestart.

    2. Geef onder Afschriftgegevens het volgende op:

      • Een code en omschrijving
      • Type rapport: Rapport or Consolidatierapport
      • Het type rekeningschema
      • De code van de gewenste rapport-layout die in de sessie Layouts rapporten (tffst0110m000) is aangemaakt

    3. Geef onder Valutagegevens het volgende op:

      • Rapportvaluta
      • Calculatiegroep
      • Default type koers

    4. Geef indien van toepassing onder Bijlagegegevens de volgende waarden op:

      • De code van de gewenste rapport-layout voor bijlagen die in de sessie Layouts rapporten (tffst0110m000) zijn aangemaakt
      • Wijzig indien nodig de instelling van het veld Mutaties verwerken. Dit veld bepaalt hoe rapportgegevens worden opgehaald.
  2. Rapportrekeningen definiëren

    In een financieel of geconsolideerd rapport moet u rekeningen definiëren voor de regels die in het rapport moeten worden opgenomen.

    Een rapportrekening definiëren:

    1. Open in de sessie Rapporten (tffst1600m000) het tabblad Rapportrekeningen en klik op Nieuw.

    2. Geef het volgende op:

      • Rekeningnummer en omschrijving. Dit nummer bepaalt de default volgorde waarin de rekeningen worden afgedrukt. Deze volgorde kan worden overschreven door de afdrukvolgorde.
      • Type rekening (zie het volgende gedeelte)
      • Telniveau
      • Parent-rapportrekening
      • Teken wijzigen
      • Type valutakoers
      • De rapportrekening waarnaar koerswinsten en -verliezen worden geschreven
    3. Sla de regel op.

    4. Open desgewenst de regel om extra gegevens op te geven, bijvoorbeeld:

      • alternatieve rekening
      • 100%-rekening
      • rekening afrondingsverschillen

      • rapportrekening kasstroom: als deze optie is geselecteerd, zijn de waarden niet afkomstig van grootboekrekeningen of dimensies, maar van redenen voor kasstromen.

        NB: Via het betreffende menu kunt u sessies starten om deze rekeningen toe te kennen aan een reeks rapportrekeningen in plaats van deze rekeningen een voor een handmatig toe te kennen.

    Typen rekeningen gebruiken

    Wanneer u een rapportrekening instelt, kunt u de volgende typen rekeningen gebruiken:

    • Waarde

      Rekeningen om de bedragen van de grootboekrekeningen weer te geven en/of dimensies of kasstroomredenen als het telniveau 0 (nul) is. Als het telniveau hoger dan nul is, worden de totalen van de gekoppelde child-rekeningen weergegeven. Als deze waarde wordt geselecteerd, moet u ook aangeven of het debet of credit is. Hiermee wordt bepaald of bedragen worden afgedrukt met een minteken in het geval van een debet-/creditwaarde.

      Zie Voorbeeld van rekening van type Waarde voor een voorbeeld.

    • Tekst

      Dit type wordt gebruikt om tekst aan verslagen toe te voegen. Controleer of u een rapport-layout met een waarde > 0 op het veld Positie rekeningtekst hebt geselecteerd. Deze tekstrekening kan op twee manieren worden gebruikt:

      • Met tekst

        Selecteer in het juiste menu de opdracht Teksteditor en voer de gewenste tekst in. U kunt verschillende variabelen gebruiken, die toegankelijk zijn door de optie Zoomsessie starten te selecteren in het betreffende menu in het tekstgebied. Als u de tekst van de tekstrekening wilt afdrukken, schakelt u in de sessie Rapportwaarden afdrukken (tffst1450m000) het selectievakje Tekst van tekstrekeningen afdrukken in.

      • Zonder tekst

        In dit geval wordt alleen een rapportrekening met een omschrijving gedefinieerd. Dit kan handig zijn als de omschrijving van een rekeningtekst langer is dan één regel, of als u een koptekst nodig hebt boven een lijst met rapportrekeningen.

        Voorbeeld

        Rekening Omschrijving Soort
        A001 Dit is een tekst met meerdere regels Tekst
        A002 Rekening die voor afdrukken wordt gebruikt Waarde

        Als u de bovenstaande rekeningen afdrukt, is het resultaat als volgt:

        Omschrijving Waarde
        Dit is een tekst met meerdere regels
        Rekening die voor afdrukken wordt gebruikt 12.000

    • Kengetal

      Als u dit type rekening selecteert, moet u de sessie Kengetallen (tffst6100m000) gebruiken om het kengetal te definiëren (voor meer informatie, zie Kengetallen instellen). In de sessie Kengetal-specificaties rapportrekening per kolom (tffst1124m000) definieert u het kengetal dat voor elke kolom moet worden gebruikt. U kunt deze sessie starten via het juiste menu in de sessie Rapporten (tffst1600m000) als de kengetalrekening is geselecteerd op het tabblad Rapportrekeningen.

    • Afronding

      U kunt per kolom definiëren hoe waarden moeten worden afgerond. Als gevolg van deze afrondingen kunnen afrondingsverschillen optreden. U kunt voor elke rapportrekening een afrondingsrekening definiëren. Als u de rekening aan een reeks van rapportrekeningen wilt toekennen, selecteert u in het juiste menu van het tabblad Rapportrekeningen de optie Afrondingsrekening toekennen. Hiermee wordt de sessie Afrondingsrekening aan reeks rapportrekeningen toekennen (tffst1220m200) gestart.

    • Winst/verlies

      In het rapport kunt u aangeven of moet worden gewerkt met koerswinsten en -verliezen. Als dit het geval is, kunt u voor elke rekening een Winst/verlies-rekening definiëren. Winsten en verliezen worden als verplichting op een rekening geboekt, waarna ze op deze rekening worden geboekt. Als u deze rekening aan een reeks van rapportrekeningen wilt toekennen, selecteert u in het juiste menu van het tabblad Rapportrekeningen de optie Rekening koerswinsten-/verliezen toekennen. Hiermee wordt de sessie Rek. winsten/verliezen aan reeks rapportrekeningen toekennen (tffst1220m300) gestart.

    • Salderen

      U kunt per kolom definiëren dat de kolom moet worden gesaldeerd. Het verschil tussen het totale debetbedrag en het totale creditbedrag (op niveau 0) wordt geboekt naar een rapportrekening van het type Salderen.

  3. Rapportrekeningen koppelen

    • Grootboekrekeningen en/of dimensies of kasstroomredenen koppelen

      Voor rapporten van het type Rapport moeten rapportrekeningen van het type Waarde met telniveau 0 (nul) worden gekoppeld aan grootboekrekeningen en/of dimensies of kasstroomredenen. U kunt meerdere reeksen aan een enkele rapportrekening koppelen. U hebt twee mogelijkheden:

      • Grootboekrekeningen of kasstroomredenen koppelen aan rapportrekeningen

        1. Selecteer op het tabblad Rapportrekeningen de rapportrekening en selecteer in het juiste menu van hetzelfde tabblad de optie Specificaties per rapportrekening. De sessie Specificaties per rapportrekening (tffst1521m000) wordt gestart.
        2. Geef de reeksen op die u aan de rapportrekening wilt koppelen.

      • Grootboekrekeningen of kasstroomredenen koppelen aan rapportrekeningen en kolommen

        Het is mogelijk om meerdere reeksen grootboekrekeningen en dimensies aan een specifieke kolom te koppelen. Als u hebt ervoor hebt gekozen per rapportrekening per kolom te werken, worden de reeksen die per rapportrekening zijn gedefinieerd, genegeerd.
        1. Selecteer op het tabblad Rapportrekeningen de rapportrekening en selecteer in het juiste menu van hetzelfde tabblad de optie Specificaties per rekening en kolom. De sessie Specificaties per rekening en kolom (tffst1122m000) wordt gestart.
        2. Geef de reeksen op die u aan de rapportrekening wilt koppelen.

    • Vaste waarden koppelen

      Soms hebt u in uw rapport waarden nodig die niet beschikbaar zijn in het Grootboekadministratie, zoals:

      • Saldi van een jaar dat niet beschikbaar is in LN.
      • Het aantal medewerkers om kengetallen te berekenen zoals Opbrengsten per medewerker.

      Of u wilt de generieke waarde van dit kengetal in uw branche toevoegen ter vergelijking.

      In dergelijke gevallen is een koppeling naar grootboekrekeningen en/of dimensies niet nodig. In plaats daarvan kunt u de vaste waarde toevoegen:

      1. Selecteer op het tabblad Rapportrekeningen de rapportrekening en selecteer in het juiste menu van hetzelfde tabblad de optie Rapportrekeningwaarde per kolom. De sessie Specificaties rapportrekeningen/kolommen (tffst1123m000) wordt gestart.
      2. Voeg de vaste waarden toe voor de betreffende rekeningen en kolommen. Selecteer desgewenst Wijzigbare waarde, waar u de waarde kunt wijzigen voordat u de rapportwaarden verwerkt.

    • Rapportrekeningen koppelen

      Voor rapporten van het type Consolidatierapport moeten rapportrekeningen van het type Waarde met telniveau 0 (nul) worden gekoppeld aan rapportrekeningen. U kunt meerdere reeksen aan een enkele rapportrekening koppelen.

      1. Selecteer op het tabblad Rapportrekeningen de rapportrekening en selecteer in het juiste menu van hetzelfde tabblad de optie Rapportrekeningen per consolidatierekening. De sessie Rapportrekeningen per consolidatierapportrekening (tffst1127m000) wordt gestart.
      2. Geef de reeksen op die u aan de rapportrekening wilt koppelen.

    Bestaande grootboekrekeningen, dimensies of rapportstructuren gebruiken

    In plaats van een volledig nieuwe rapportrekeningstructuur te definiëren is het ook mogelijk om bestaande grootboekrekening- of dimensiestructuren als basis voor een rapportrekeningstructuur te gebruiken. Hiervoor zijn de volgende sessies beschikbaar:

    • Rapporten kopiëren (tffst1260m000)

      Als u deze sessie wilt starten, selecteert u in de sessie Rapporten (tffst1500m000) een financieel rapport en selecteert u vervolgens in het juiste menu de optie Rapport kopiëren.

    • Grootboekrekeningen kopiëren naar rapportrekeningen (tffst1270m000)

      Selecteer in de sessie Rapportrekeningen (tffst1520m000) in het juiste menu de optie Grootboekrek. kopiëren naar rapportrek. om deze sessie te starten.

    • Dimensies naar rapportrekeningen kopiëren (tffst1280m000)

      Selecteer in de sessie Rapportrekeningen (tffst1520m000) in het juiste menu de optie Dimensies naar rapportrekeningen kopiëren om deze sessie te starten.

  4. Rapporten controleren

    In de sessie Rapport controleren (tffst1250m000) kunt u controleren of een rapport ontbrekende of dubbele koppelingen naar grootboekrekeningen of dimensies bevat. Als u deze sessie wilt starten, selecteert u in de sessie Rapporten (tffst1600m000) een financieel rapport en selecteert u vervolgens in het juiste menu de optie Rapport controleren. Als u wilt verifiëren of u alle juiste grootboekrekeningen hebt gekoppeld, schakelt u het selectievakje Niet meegenomen rekeningen afdrukken in.

  5. Rapportkolommen (overslaan wanneer de rapporten worden afgedrukt met een externe rapportagetool)

    De uitvoer van het rapport is ingedeeld in kolommen. Op het tabblad Rapportkolommen kunt u kolommen toevoegen en wijzigen. Definieer hetzelfde aantal kolommen als is gedefinieerd in de gebruikte rapport-layout.

    Geef voor elke kolom het volgende op:

    • Kolomomschrijving

      Voer tekst in of selecteer variabelen in de sessie Tekstvariabelen (tffst0800m000).

    • Type kolom

      Als u Percentage over rekeningen hebt geselecteerd, moet u ervoor zorgen dat de rekeningen op het tabblad Rapportrekeningen een waarde hebben op het veld 100 procentsrekening.

    • Een formule, wanneer Type kolom Bedrag/hoeveelheid is.
    • Afrondingsmethode
    • Hoe bedragen in het rapport moeten worden weergegeven
    • Voorwaarden om aan te geven welke waarden moeten worden genegeerd, bijvoorbeeld alle bedragen kleiner dan 0,05.
  6. Elementen van formules definiëren

    • Voor rapporten van het type Rapport start u op het tabblad Rapportkolommen via het juiste menu, de sessie Referenties rapportkolommmen (tffst1111m000). In die sessie kunt u de variabelen van de formule definiëren voor het financiële rapport.

      Voor elke variabele in de formule geeft u het volgende op:

      • Kolomreferentie

      • Variabele of vaste selectie jaren/perioden

        Als u de optie Vast selecteert, moet u het jaar en de periode toevoegen in de sectie Periodegegevens. Vanaf dat moment worden dit jaar en deze periode gebruikt. Als u een ander jaar en andere periode wilt gebruiken, moet u deze rapportinstelling wijzigen.

        Als u de optie Variabele selecteert, kunt u het jaar en de periode selecteren wanneer u het financiële rapport verwerkt. Op de velden Periodewerktijden kunt u desgewenst een aantal jaar of perioden voor een specifieke kolom aangeven. Zie voor meer informatie het onderwerp Correctie van 'Periode van'.

    • Voor rapporten van het type Consolidatierapport start u op het tabblad Rapportkolommen via het betreffende menu de sessie Referenties consolidatierapportkolommen (tffst1112m000). In deze sessie kunt u de variabelen van de formule definiëren voor het consolidatierapport.

      Voor elke variabele in de formule geeft u het volgende op:

      • Bedrijf
      • Type referentie
      • Rapport
      • Rapportkolom
      • Factor
  7. Status van het rapport op Goedgekeurd instellen

    LN voert de volgende controles uit:

    • Is de gekoppelde layout gegenereerd?
    • Is er ten minste één kolom aanwezig?
    • Zijn alle variabelen gedefinieerd?
    • Is er ten minste één rapportrekening gedefinieerd?
    • Zijn alle winst/verliesrekeningen gedefinieerd?
    • Bevatten alle kengetalrekeningen waarden?
    • Komt de valuta van elk kengetal overeen met de valuta van het rapport?

    Opmerking

    • Als al deze controles zijn voltooid, kan het rapport op Goedgekeurd worden gezet.
    • Alleen goedgekeurde (of vaste) rapporten kunnen worden verwerkt of afgedrukt.