Externe euro-omrekening in Financiële administratie

Vanwege wettelijke regels en boekhoudbeginselen kan men de valuta of de bedragen van reeds geregistreerde inkoop- en verkoopfacturen niet meer wijzigen. Daarom wijzigt LN tijdens de externe euro-initialisatie geen mutatiebedragen van openstaande facturen in de database van Financiële administratie.

Als de factuurvaluta een EMU-valuta is, dan creëert dit een probleem omdat de EMU-valuta's na de omzetting niet meer in het systeem aanwezig zijn. Als gevolg daarvan kunt u geen betaaladviezen, rentefacturen, liquiditeitsprognoses e.d. meer genereren in de factuurvaluta.

Externe euro-omrekening rekent de open factuurbedragen om van EMU-valuta's naar euro's voordat u betalingen, rentefacturen en liquiditeitsprognoses genereert en voordat u de bedragen weergeeft of afdrukt. Externe euro-omrekening wijzigt de oorspronkelijke bedragen en valuta's in de database niet. Deze bedragen blijven uitgedrukt in EMU-valuta's.

Organisaties die buiten de Europese Unie zijn gevestigd, met relaties die EMU-valuta's gebruiken, moeten ook gebruikmaken van externe euro-omrekening om na de conversie openstaande facturen in EMU-valuta's te kunnen verwerken.

Externe euro-omrekening ondersteunt alle soorten multi-valutasystemen, inclusief het nieuwe standaard valutasysteem, en kan worden gebruikt in zowel euro-compliant als niet-euro-compliant bedrijven.

De functies van de externe euro-omrekening

Externe euro-omrekening kan worden gebruikt voor deze mutatiebedragen:

  • Openstaande posten in Debiteurenadministratie
  • Openstaande posten in Crediteurenadministratie
  • Betalingen en ontvangsten onderweg in Liquiditeitenbeheer
NB

Periodieke betalingsopdrachten zijn een soort betalingen waaraan geen facturen zijn gekoppeld. U kunt periodieke betalingsopdrachten in euro's aanmaken en zo nodig wijzigen. Externe euro-omrekening geldt daarom niet voor periodieke betalingsopdrachten.

Het standaard valutasysteem ondersteunt de externe euro-omrekening in Financiële administratie nog niet.

Vereisten

LN kan onder de volgende voorwaarden de externe euro-omrekening van openstaande factuurbedragen uitvoeren:

  • Het selectievakje 'EMU-valuta' wordt geselecteerd voor de mutatievaluta (de factuurvaluta) in de sessie Valuta's (tcmcs0102m000).
  • De euro is gedefinieerd in de sessie Valuta's (tcmcs0102m000).
  • De euro is gedefinieerd als 'Overgangsvaluta' (vanaf LN FP5) of 'Euro-valuta' (in vorige versies) zoals gedefinieerd in de sessie Bedrijven (tcemm1170m000).
  • De wisselkoersen tussen de euro en de eigen valuta's van een bedrijf zijn gedefinieerd in de sessie Valutakoersen (tcmcs0108m000).
  • De koersbepalingsmethode die van toepassing is op het factuurbedrag is niet van het type Vast.

Als de koersbepalingsmethode van het factuurbedrag 'Vast' is, worden de factuurbedragen niet omgerekend omdat de vaste koers kan verschillen van de koersen die zijn afgeleid van de vastgestelde wisselkoersen tussen de EMU-valuta en de euro.

Registratie van bedragen en koersen in de database

Met betrekking tot het externe omrekenproces dient u het volgende te onthouden:

  • Registratie van bedragen in LN

    Mutatiebedragen worden berekend en opgeslagen in de database:

    • In de mutatievaluta
    • In elk van de eigen valuta's (in het standaard valutasysteem worden bedragen die zijn uitgedrukt in de rapporteringsvaluta alleen opgeslagen in de grootboekrekeningen en de subgrootboekrekeningen)
  • De wisselkoers en de koersfactor die worden gebruikt bij de conversie van de mutatiebedragen naar bedragen in eigen valuta, evenals de geldigheidsdatum van de koers, worden meestal in dezelfde tabel als het bedrag bewaard.
  • Registratie wisselkoers/koersfactor in LN

    Afhankelijk van het valutasysteem, worden de onderstaande wisselkoersen en de bijbehorende koersfactoren gedefinieerd in de sessie Valutakoersen (tcmcs0108m000).

    Wisselkoersen tussen valuta's die geen eigen valuta's zijn, zijn niet beschikbaar:

    • Standaard multi-valutasysteem

      De wisselkoersen tussen de mutatievaluta's en elk van de eigen valuta's, inclusief de referentievaluta, evenals de wisselkoersen tussen de lokale eigen valuta's en de eigen valuta's voor rapportering.
    • Valutasysteem met één valuta

      De wisselkoersen tussen de mutatievaluta's en de referentievaluta.
    • Dependent multi-valutasysteem

      De wisselkoersen tussen de mutatievaluta's en de referentievaluta. De wisselkoersen tussen de referentievaluta en de overige eigen valuta's.
    • Independent multi-valutasysteem

      De wisselkoersen tussen de mutatievaluta's en elk van de eigen valuta's, inclusief de referentievaluta.

Input voor externe euro-omrekening

Externe euro-omrekening gebruikt de volgende gegevens als input om mutatiebedragen om te rekenen van EMU-valuta's naar euro's:

  • EMU-mutatievaluta
  • Mutatiebedrag, uitgedrukt in de referentievaluta
  • koersdatum
  • Koersbepaling
  • Type valutakoers

Omrekeningsproces

Tijdens het externe omrekenproces voert LN de volgende acties uit:

  • Valutaomrekening

    In de juiste sessie of het juiste document vervangt u de EMU-valutacode en -omschrijving door de euro-code en -omschrijving.
  • Bedragomrekening

    Het factuurbedrag wordt omgerekend naar euro's. De berekeningsmethode is afhankelijk van het valutasysteem van het bedrijf. Zie 'Omrekening van bedragen'.
  • Bepaling koers en koersfactor

    Bepaling van koers en koersfactor die worden gebruikt bij het omzetten van de nieuwe euro-factuurbedragen naar de eigen valuta's. Hoe de koers en koersfactor worden bepaald, is afhankelijk van het valutasysteem van het bedrijf.

Bedragomrekening

NB

Bij externe euro-omrekening worden de oorspronkelijke gegevens van de openstaande facturen in de database niet gewijzigd.

De bedragen worden als volgt omgerekend:

  • Euro-compliant valutasysteem met één valuta en dependent multi-valutasystemen

    De referentievaluta is de euro. Het omgerekende bedrag is het mutatiebedrag in de referentievaluta.
  • Eén van de eigen valuta's is de euro

    Het omgerekende bedrag is het mutatiebedrag in de eigen valuta (euro).
  • Niet-euro-compliant systemen

    De wisselkoers tussen de EMU-valuta en de euro is niet beschikbaar omdat de euro niet één van de eigen valuta's is.

    Het factuurbedrag in de referentievaluta wordt omgezet naar euro en wel om de volgende redenen:

    • Voor valutasystemen met één valuta en dependent multi-valutasystemen moet de referentievaluta verplicht worden gebruikt.
    • Voor independent multi-valutasystemen is de referentievaluta waarschijnlijk de meest stabiele valuta.

Bepaling koers/koersfactor

Na omzetting van het factuurbedrag naar euro worden de koersen en koersfactoren tussen de euro en de eigen valuta's bepaald.

Als de referentievaluta niet de euro is, dan berekent LN – na omrekening van het bedrag – de koers tussen het mutatiebedrag in euro's en het mutatiebedrag in de referentievaluta, in plaats van de bestaande koers uit de tabel Valutakoersen (tcmcs008) te lezen. Hiermee wordt herwaardering van het mutatiebedrag voorkomen.

Afhankelijk van de keuze voor de euro-valuta in het vakje Uitdrukken in basisvaluta in de sessie Valuta's (tcmcs0102m000), deelt LN het bedrag in euro door het bedrag in referentievaluta of andersom.

De koers en koersfactor worden als volgt bepaald:

  • Valutasysteem met één valuta of dependent multi-valutasysteem

    • De referentievaluta is de euro

      LN zet de wisselkoers op 1.0 en de koersfactor op 1. De koersen tussen de referentievaluta en de andere eigen valuta's worden niet beïnvloed.

    • De referentievaluta is niet de euro

      De koers tussen de euro en de referentievaluta wordt berekend.

  • Independent multi-valutasysteem

    • Eén van de eigen valuta's is de euro

      LN zet de wisselkoers op 1.0 en de koersfactor op 1. De wisselkoersen tussen de euro en de overige eigen valuta's wordt gelezen uit de tabel Wisselkoersen (tcmcs008).

    • Geen van de eigen valuta's is de euro

      De koers tussen de euro en de referentievaluta wordt berekend. De wisselkoersen tussen de euro en de overige eigen valuta's wordt gelezen uit de tabel Wisselkoersen (tcmcs008).