Onkosten van medewerkers toekennen aan vooruitbetalingen

Als u een medewerker een vooruitbetaling geeft, bijvoorbeeld voor reiskosten, kunt u de onkosten van de medewerker toekennen aan de vooruitbetaling.

Doorgaans vinden de volgende gebeurtenissen in de aangegeven volgorde plaats:

De medewerker vraagt een vooruitbetaling aan.
De manager keurt de aanvraag goed.
Het bedrijf doet een vooruitbetaling aan de medewerker.
De medewerker geeft (een deel van) het bedrag uit tijdens een zakenreis.
De medewerker levert de kwitanties in.
De manager keurt de uitgaven goed.
De medewerker geeft de goedgekeurde kwitanties en het resterende geld terug aan het bedrijf.

Als u vooruitbetalingen wilt toekennen aan onkosten, klikt u in de sessie Niet-toegekende/vooruitbetalingen toekennen aan facturen (tfcmg2106s000) op Nieuw en selecteert u op het veld Type toekenning Onkosten. Vervolgens kunt u de detailgegevens invoeren in de sessie Betalingsbedragen voor toekenning intoetsen (tfcmg2119s000).

De volgende regels zijn van kracht:

U moet een relatie definiëren voor de betalingen en de vooruitontvangsten. U kunt één of meer relaties definiëren en die gebruiken voor vooruitbetalingen en onkosten van meerdere medewerkers of u kunt een relatie definiëren voor elke medewerker. Voor de relatie moet u ten minste de factureren-door en betalen-aan rollen definiëren.
De onkosten moeten worden geboekt op een grootboekrekening van het type Verlies en winst die niet wordt gebruikt als een verzamelrekening, een rekening-courant, een integratierekening of een rekening voor vaste activa.
De belastingcode van de mutaties moet staan voor een Enkelvoudige belasting en de Belastingsoort moet iets anders zijn dan Verlegd.

Voorbeeld van de boekingen

U geeft een medewerker een vooruitbetaling van EUR 1000 voor reiskosten. De medewerker levert kwitanties ter waarde van EUR 600 en EUR 400 aan resterend geld in. Dit leidt tot de volgende boekingen:


De vooruitbetaling aan de medewerker registreren
Debet	Vooruitbetaling	1000
Credit	Kas/bank	1000


De onkosten toekennen aan de vooruitbetaling
Debet	Kosten	600
Credit	Vooruitbetaling	600


De ontvangst van het resterende geld van de medewerker registreren
Debet	Kas/bank	400
Credit	Vooruitontvangst	400


De vooruitontvangst koppelen aan de vooruitbetaling
Debet	Vooruitontvangst	400
Credit	Vooruitbetaling	400