Factoring gebruiken in de debiteurenadministratie
De factor is een relatie waaraan u uw vorderingen overdraagt. U wordt vervolgens door deze factormaatschappij betaald. Het betrokken bedrag wordt daarna door de factor bij uw debiteuren (betalen-door relaties) geïnd. Als de originele betalen-door relatie wordt verzocht rechtstreeks aan de factor te betalen, wordt de originele betalen-door relatie van de verkoopfactuur vervangen door de factor.
Doorgaans ontvangt u een vooruitbetaling van de factor op basis van de vorderingen die u hebt overgedragen. Meestal gaat het hierbij om 70% tot 80% van het betrokken bedrag.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee vormen van factoring:
- Met recht van regres: de factor verstrekt op basis van de vordering een lening. Het kredietrisico blijft voor rekening van uw bedrijf. Als uw debiteur niet betaalt, moet u de lening terugbetalen. Als uit de kredietcontrole van de debiteur onvoldoende kredietwaardigheid blijkt, kan factoring met recht van regres worden gebruikt.
- Zonder recht van regres: de factor koopt de vordering van u en neemt ook het risico over dat de debiteur de factuur niet betaalt. Ter voorkoming van oninbare vorderingen voert de factor meestal eerst een kredietcontrole voor de betrokken debiteur uit, voordat de maatschappij besluit de vordering over te nemen.
U kunt vorderingen op elk gewenst moment overdragen, maar het is ook mogelijk met de factor overeen te komen vorderingen op bepaalde debiteuren binnen een bepaalde periode en tot een bepaalde kredietlimiet over te dragen. Als u vorderingen op elk gewenst moment kunt overdragen, wordt uw debiteur verzocht de factor te betalen nadat de debiteur uw factuur heeft ontvangen. Als u een bepaalde overeenkomst met de factor hebt, wordt uw debiteur in de factuur verzocht de factor te betalen. Het adres van de factor wordt dan als betalen-aan adres vermeld.
Het is mogelijk om uw vorderingen aan meer dan één factor over te dragen. U kunt dus ook de vorderingen op één relatie aan meerdere factors overdragen.
Als uw debiteur niet betaalt en u factoring met recht van regres gebruikt, moet u het betrokken bedrag aan de factor terugbetalen. In dergelijke gevallen probeert u het verschuldigde bedrag alsnog via de originele betalen-door relatie te innen. De gegevens over de originele betalen-door relatie moeten daarom in het systeem beschikbaar blijven.
Als u een creditnota voor een debiteur aanmaakt, wordt het te ontvangen bedrag van de relatie daardoor verlaagd. Zodra u creditnota's aanmaakt, worden deze naar de factor verzonden, zodat de maatschappij op de hoogte is van het werkelijke openstaande bedrag dat uw relatie u verschuldigd is.
In een structuur met meerdere bedrijven wordt de factoring van vorderingen per financieel bedrijf geregeld. Als u beslist vorderingen over te dragen, kunt u de factoring voor het gewenste financiële bedrijf inschakelen en desgewenst later weer uitschakelen.
Over het algemeen bestaat de factoring van vorderingen uit de volgende stappen:
- Ken een factor toe aan een factuur.
- Verzend de vordering naar de factor.
- Verreken de overgedragen factuur zodra deze door de debiteur is betaald.
Zie voor meer informatie het onderwerp Overgedragen verkoopfacturen verwerken.