Jaarafsluiting

U gebruikt de jaarafsluitingsprocedure om de eindsaldi van een jaar naar de beginsaldi van het volgende jaar te verplaatsen. Als de boeken niet definitief zijn en u hebt de beginsaldi voor het volgende jaar nodig, kunt u een voorlopige jaarafsluitingsprocedure uitvoeren.

De nieuwe budgetrekeningen kunnen worden gekoppeld aan de oude budgetrekeningen met behulp van relaties van budgetrekeningen die worden gedefinieerd in de sessie Relaties budgetrekeningen einde jaar (tfbgc3660m000).

NB

Als wijzigingen in gegevens worden overgeboekt van het rekeningschema voor het ene boekjaar naar het schema van het volgende boekjaar, worden die wijzigingen ook overgeboekt bij de jaarafsluiting.

Om de jaarafsluiting uit te voeren, gebruikt u deze sessies:

  1. Budgetten per jaar (tfbgc1110m000)

    Selecteer het oude budget dat u wilt kopiëren en selecteer in het betreffende menu de opdracht Naar nieuw budget of budgetjaar kopiëren. De sessie Budget naar nieuw budget of budgetjaar kopiëren (tfbgc1210m000) wordt gestart.

  2. Budget naar nieuw budget of budgetjaar kopiëren (tfbgc1210m000)

    • Geef het jaar en de code voor het nieuwe budget op op de velden Budgetjaar en Budget.
    • Default zijn de selectievakjes Budget, Budget per jaar en Budgetstructuur ingeschakeld. Schakel desgewenst de selectievakjes Budgetbedragen, Budgetautorisaties en Tekst in.
    • Klik op Kopiëren om het huidige budget te kopiëren naar het nieuwe budget.

  3. Budgetten per jaar (tfbgc1110m000)

    • Selecteer het nieuwe budget en klik op de knop Ter goedkeuring voorleggen. De Status van het budget verandert in In afwachting van goedkeuring. Klik op Goedkeuren om het budget goed te keuren.
    • Schakel het selectievakje Actief in om het budget te activeren.

  4. Relaties budgetrekeningen einde jaar (tfbgc3660m000)

    Voer de volgende acties uit om de relatie tussen de huidige budgetrekeningen en de nieuwe budgetrekeningen te definiëren:

    • Selecteer het jaar en de code voor het nieuwe budget op de velden Naar budgetjaar en Naar budget.
    • Geef de nieuwe budgetrekening op het veld Naar budgetrekening op en selecteer de huidige rekening op het veld Een van-budgetrekening toevoegen.
    • Klik op Rekening toevoegen om de relatie tussen de huidige en de nieuwe budgetrekening te definiëren. Herhaal deze stappen voor alle rekeningen in de structuur.
    • Klik op Jaarafsluiting. De sessie Jaarafsluiting (tfbgc3670m000) wordt gestart.

  5. Jaarafsluiting (tfbgc3670m000)

    • Selecteer het jaar en de code voor het budget op de velden Budgetjaar en Budget.
    • Selecteer de optie Alle op het veld Beschikbare budgetbedragen transporteren om alle beschikbare budgetbedragen te transporteren.
    • Schakel het selectievakje Mutaties transporteren in om de mutaties van de soort reserveringen, verplichtingen en uitgaven ontvangsten te transporteren.
    • Klik op Verwerken om de jaarafsluiting uit te voeren.

  6. Budgetmutaties archiveren (tfbgc4202m000)

    Archiveer de oude budgetmutaties. Selecteer de reeks van budgetten of budgetrekeningen op de velden Budget en Rekening. Klik op Archiveren om de mutaties te archiveren.

  7. Budgetbewakingsdocumenten verwijderen (tfbgc2200m000)

    Verwijder, indien nodig, de budgetwijzigingen, budgetoverboekingen of correcties op grond van de budgetbewaking voor de geselecteerde reeks van budgetjaren en budgetten.