Overzicht budgetbewaking

Budgetbewaking is een geïntegreerd proces dat wordt gebruikt om budgettaire mutaties te traceren en te bewaken. Budgetbewaking wordt ook wel administratieve verantwoording van verplichtingen/verbintenissen genoemd. Met dit proces kan een financieel manager nauwkeurig aangeven hoe en wanneer budgetbewaking plaatsvindt. De functionaliteit voorziet in real-time budgetcontrole en voorkomt zo onbevoegde tekorten. Ondersteunde bedrijfsprocessen zijn inkoopstromen, journaalposten, inkoopfacturen, enzovoort.

De module Budgetbewaking in het pakket Financiële administratie dient ervoor om de boekhoudkundige en budgettaire functionaliteit in de onderliggende bedrijfsprocessen te integreren. De verdeling over grootboekrekeningen wordt opgevraagd uit de betreffende beleidsniveaus zoals aanvraagentiteiten, leveranciers of ingekochte goederen.

Budgetbewaking definieert de relatie tussen boekhouding en gebudgetteerde fondsen met behulp van de oprolstructuren.

Budgetbewaking ondersteunt onder andere de volgende budgettaire activiteiten:

• Beheer budgetbeleid

  Budgetbeheerders kunnen voor het hele bedrijf het financiële beleid voor budgetbewaking instellen. Aan de hand van de instellingen in de sessie Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000) kan worden bepaald hoe budgetten voor de verschillende documentsoorten worden bewaakt.

• Budgetstructuur

  Budgetbewaking stelt budgetbeheerders in staat om de bestaande budgetstructuren om te zetten in een nieuwe budgetstructuur met behoud van bestaande budgetrekeningen en toewijzingen aan Grootboekadministratierekeningen. U kunt voor budgetten de oprolstructuren en de niveaus definiëren.

• Budgetautorisaties

  Autorisaties kunnen worden gedefinieerd voor gebruikers of voor rollen en budgetrekeningen.

• Budgetoverboekingen/-wijzigingen

  Budgetbeheerders kunnen tijdens het budgetjaar overboekingen verrichten en wijzigingen aanbrengen.

• Afhandeling uitzonderingen

  Met de functionaliteit van Budgetbewaking kunt u de uitzonderingen analyseren en afhandelen.

• Budgetsaldi

  Met deze functionaliteit wordt geregeld hoe budgetbedragen worden ingevoerd en hoe de budgetsaldi worden weergegeven. Voorbeeld: Jaarlijks of Periodiek.

• Budgetcorrecties

  Een budgetbeheerder kan tijdens de bewaking rechtstreeks correcties uitvoeren op budgetsaldi. Budgetcorrecties kunnen, indien nodig, worden opgegeven om een budgetsaldo te corrigeren. Beheerders kunnen de budgetten ook reserveren voor een verwachte toekomstige mutatie.

• Gebruikersprofielen

  Met een gebruikersprofiel kan de budgetbeheerder de notificatieniveaus en tekstsjablonen voor andere gebruikers definiëren.