Inkoopaanvragen

Goedkeuringsproces voor inkoopaanvragen

Wanneer de laatste bevoegde in het externe goedkeuringsproces een aanvraag goedkeurt, wordt het selectievakje Uitgave goedgekeurd in de aanvraagdatum ingeschakeld. Ongeacht de waarde van het veld Controle op beschikbaar budget aanvraag bij in de sessie Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000) wordt de budgetcontrole automatisch uitgevoerd.

Als het selectievakje Budgetafwijkingen is ingeschakeld voor een of meer regels die niet zijn afgekeurd, kan de aanvraag niet worden goedgekeurd. Eerst moet de budgetuitzondering worden afgehandeld. Om de budgetuitzondering af te handelen, kunnen aanvraagregels waarvoor het selectievakje Uitgave goedgekeurd is ingeschakeld, worden gewijzigd en kan ook de gekoppelde verdeling over budgetrekeningen worden gewijzigd. Wanneer de budgetuitzonderingen voor alle regels zijn afgehandeld en de budgetcontrole is uitgevoerd voor alle regels, wordt de status van de aanvraag gewijzigd van In afwachting van goedkeuring in Goedgekeurd.

Budgetuitzonderingen voor afgekeurde regels kunnen tijdens de goedkeuring worden genegeerd. De reserveringen voor deze afgekeurde regels worden tegengeboekt tijdens de definitieve goedkeuring.

Conversie inkoopaanvragen

Goedgekeurde aanvragen kunnen worden geconverteerd naar een inkooporder of offerteaanvraag.

Wanneer een aanvraagregel wordt geconverteerd naar een inkooporder, wordt de mutatie Reservering van de aanvraagregel tegengeboekt wanneer de mutatie Verplichting wordt geboekt voor de inkooporderregel. Het moment waarop het budget wordt gecontroleerd en de verplichting wordt geboekt, wordt bepaald door het veld Controle op beschikbaar budget inkooporder bij in de sessie Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000). Als dit veld op Invoeren document staat, wordt de reservering van de aanvraag tegengeboekt bij het invoeren van de inkooporderregel. Als dit veld Goedkeuren document is, worden de controle en het bijwerken uitgevoerd wanneer de inkooporder wordt goedgekeurd en wordt daarom de reservering van de aanvraag tegengeboekt wanneer de inkooporderregel voor het eerst wordt goedgekeurd. De reservering wordt ook tegengeboekt wanneer de gegenereerde inkooporderregel wordt verwijderd of geannuleerd.

De koppeling tussen de aanvraag en de inkooporderregel wordt opgeslagen in de sessies Gekoppelde aanvraagregelgegevens (tdpur2502s000) en Inkooporderregel - gekoppelde informatie (tdpur4502s000).
Wanneer een aanvraagregel wordt geconverteerd naar een inkooporderregel, wordt de verdeling over budgetrekeningen naar de orderregel gekopieerd.

Wanneer een aanvraagregel wordt geconverteerd naar een offerteaanvraag, wordt de mutatie Reservering van de aanvraagregel niet tegengeboekt, omdat budgetmutaties niet worden geboekt voor offerteaanvragen. De tegenboeking van de reservering wordt uitgevoerd wanneer de gegenereerde offerteaanvraag wordt verwijderd of wanneer die wordt omgezet in een inkoopcontract of prijsboek. Wanneer de offerteaanvraag wordt geconverteerd naar een inkooporder, wordt de reservering van de aanvraag tegengeboekt wanneer de gegenereerde inkooporderregel wordt aangemaakt of goedgekeurd, afhankelijk van de parameter Controle op beschikbaar budget inkooporder bij, of wanneer de regel wordt verwijderd of geannuleerd.

De koppeling tussen de aanvraag en de offerteaanvraag wordt opgeslagen in de sessie Gekoppelde aanvraagregelgegevens (tdpur2502s000) en de koppeling tussen de inkooporder en de offerteaanvraag wordt opgeslagen in de sessies Inkooporderregel - gekoppelde informatie (tdpur4502s000) en Gegevens gekoppelde offerteaanvragen (tdpur1502s000).
Wanneer een inkooporderregel wordt gegenereerd op basis van een offerteaanvraagregel die is gegenereerd op basis van een aanvraagregel, wordt de verdeling over budgetrekeningen van de aanvraagregel naar de orderregel gekopieerd. De verdeling over budgetrekeningen kan alleen worden gekopieerd als de financiële bedrijven van de aanvraag en de order nog steeds dezelfde zijn.
Geconverteerde aanvragen kunnen alleen worden verwijderd als debudgetmutatie Reservering van de aanvraagregel is tegengeboekt op de gekoppelde inkooporderregel of offerteaanvraagregel.