Het beschikbaar budget controleren en bijwerken

Verdeling over budgetrekeningen

Het beschikbare budget voor een inkoopaanvraagregel, orderregel of ontvangstregel kan alleen worden gecontroleerd als aan de regel een juiste verdeling over budgetrekeningen is gekoppeld. De gegenereerde of als default opgehaalde verdeling over budgetrekeningen wordt gebruikt om de inkoopmutatie te koppelen aan het budget.

Voor een verdeling over budgetrekeningen zijn de volgende gegevens vereist:

  • Financieel bedrijf

    Het financiële bedrijf wordt bepaald op basis van het veld Inkoopbureau voor de aanvraag of order. Als er geen inkoopbureau is opgegeven, kan LN geen toewijzing genereren en het budget niet controleren.
  • Grootboekrekening en dimensies

    De grootboekrekening en dimensies worden bepaald op basis van het veld Grootboek voor de aanvraag of orderregel. Als er geen grootboek is opgegeven op de regel, worden een default grootboekrekening en default dimensies opgehaald uit de sessie Integratieschema (tfgld4573m000).
  • Datum budgetcontrole

    De default voor de controledatum voor de betreffende documentsoort wordt opgehaald uit de sessie Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000).
  • Hoeveelheid

    Een totale hoeveelheid die gelijk moet zijn aan de bestelde of ontvangen hoeveelheid op de regel. Daarom moet het percentage in de verdeling over budgetrekeningen gelijk zijn aan 100.

U kunt een verdeling over budgetrekeningen bekijken en wijzigen in de sessie Verdeling over budgetrekeningen (tcbgc1100m000). U start deze sessie door Verdeling over budgetrekeningen te selecteren in het juiste menu van de volgende sessies:

  • Inkoopaanvraagregels (tdpur2502m000)
  • Conversie inkoopaanvraagregels voorbereiden (tdpur2502m100)
  • Inkooporderregels (tdpur4101m000)
  • Inkooporderregels - Gegevens (tdpur4101m200)
  • Inkoopontvangst (tdpur4106m000)
NB

Als een inkoopaanvraagregel bijvoorbeeld wordt geconverteerd naar een inkooporderregel, wordt de verdeling over budgetrekeningen van de aanvraagregel als default gebruikt en gekoppeld aan de inkooporderregel.

Het beschikbare budget controleren en bijwerken

Als het budget voor een regel wordt gecontroleerd, kan de budgetcontrole mislukken. In dit geval kan het selectievakje Budgetafwijkingen worden ingeschakeld in de betreffende sessie. Indien dit selectievakje is ingeschakeld, moet de budgetuitzondering worden afgehandeld voordat u kunt doorgaan met de inkoopprocedure.

Het selectievakje Budgetafwijkingen wordt echter alleen ingeschakeld als:

  • Er onvoldoende budget beschikbaar is voor de gecontroleerde regel
  • Het veld Als budget wordt overschreden op Blokkering staat in de sessie Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000).

Om de budgetuitzondering op te lossen, kunt u bijvoorbeeld het regelbedrag of de verdeling over budgetrekeningen wijzigen. Vervolgens kunt u handmatig het budget controleren op regels waarvoor het selectievakje Budgetafwijkingen is ingeschakeld en die een correcte verdeling over budgetrekeningen hebben.

Als u het budget wilt controleren, selecteert u Budget controleren in het juiste menu in deze sessies:

  • Inkoopaanvraagregels (tdpur2502m000)
  • Conversie inkoopaanvraagregels voorbereiden (tdpur2502m100)
  • Inkooporderregels (tdpur4101m000)
  • Inkooporderregels - Gegevens (tdpur4101m200)
  • Inkoopontvangst (tdpur4106m000)
NB

Als er onvoldoende budget beschikbaar is voor een regel en het veld Als budget wordt overschreden is:

  • Doorgaan, the budget transactions are written and the purchase procedure can continue.
  • Waarschuwen, the user is notified about the budget shortage, but the budget transactions can be written and the purchase procedure can continue.