Taxonomie

Het rekeningschema delen

Als het rekeningschema wordt gedeeld met bedrijven, moeten de bijbehorende rekeningen deel uitmaken van elke taxonomie. Rekening-ID’s moeten ook voor elke taxonomie worden gedefinieerd. Dat betekent dat voor elke rekening in het rekeningschema een toewijzing moet worden gedefinieerd.

Nadat de bedrijfsspecifieke grootboekrekeningen zijn toegewezen aan een rekening-ID, kan het voorkomen dat grootboekrekeningen niet zijn toegewezen aan ID's. Deze grootboekrekeningen worden niet gebruikt in het bedrijf, maar kunnen ervoor zorgen dat de consistentiecontrole die door LN wordt uitgevoerd, mislukt. De taxonomie kan alleen worden gebruikt als alle grootboekrekeningen zijn toegewezen. U lost dit op door alle ongebruikte grootboekrekeningen toe te wijzen aan een dummy-rekening. In het rapport wordt het bedrag van de dummy-rekening afgedrukt als nul. LN wijst alle niet-toegewezen grootboekrekeningen automatisch toe aan de rekening-ID. Deze automatische toewijzing wordt alleen uitgevoerd op grootboekrekeningniveau.

Niet-gedeeld rekeningschema

Als het rekeningschema niet of gedeeltelijk wordt gedeeld, moet u de bedrijven definiëren waarvoor een taxonomie wordt aangemaakt. Dit is nodig om te controleren of alle grootboekrekeningen beschikbaar zijn in de taxonomie. De controle is echter alleen van toepassing op bedrijven die zijn gedefinieerd in de sessie Bedrijven per taxonomie (tfgld1173m000).

Taxonomie instellen

De taxonomie definiëren: U kunt een taxonomie definiëren in de sessie Taxonomieën (tfgld1170m000). Het type rapportage voor de taxonomie wordt aangeduid met een Taxonomienaam, Versie en Omschrijving. Het veld Status geeft aan of u een taxonomie kunt gebruiken voor rapportagedoeleinden. U kunt ook het rekeningschema instellen op Statutair, Complementair of beide op het veld Dubbel grootboek.

De taxonomiebedrijven definiëren: U kunt een bedrijf voor een taxonomie definiëren in de sessie Bedrijven per taxonomie (tfgld1173m000). Als het selectievakje Alle bedrijven niet is ingeschakeld in de sessie Taxonomieën (tfgld1170m000), moet u ten minste één bedrijf definiëren. Dit bedrijf moet een subset zijn van de financiële bedrijven voor elke groep bedrijven.

De financiële structuur definiëren: U kunt een financiële structuur voor een taxonomie definiëren in de sessie Taxonomierekeningen (tfgld1171m000). In deze sessie kunt u de Rekening-ID, het Telniveau en het Type rekening definiëren. Met het telniveau (structuur) wordt de positie in de parent/child-structuur aangegeven. Alleen taxonomieën met het Telniveau 0 kunnen worden toegewezen aan de grootboekrekeningen. Als u een structuurlijst wilt afdrukken, moet u ook een Parent-rekening voor elke Rekening-ID definiëren. U kunt ook het selectievakje Integratiegegevens gebruiken om de rekening weer te geven waarvoor de toewijzing is gedefinieerd. Schakel dit selectievakje uit om de niet-toegewezen rekeningen te bekijken. Met de optie Structuur weergeven (Generic Browser Framework, GBF) kunt u gebruikers inzicht geven in de taxonomie. De toewijzing kan ook worden gestart vanuit het GBF.

De toewijzing definiëren: Gebruik de optie Koppelingen per taxonomierekening (tfgld1172m000) om de taxonomie toe te wijzen via de grootboekrekening. De toewijzing kan worden uitgevoerd door het definiëren van een reeks van Bedrijf, Grootboekrekening en T/m dimensie.

Status van de taxonomie

De verschillende statussen van de taxonomie zijn:

Eerste concept

Wanneer de taxonomie wordt gedefinieerd in de sessie Taxonomieën (tfgld1170m000), wordt de Status van de taxonomie ingesteld op Concept.

Valideren

Met de optie Taxonomie controleren in de sessie Taxonomieën (tfgld1170m000) kunt u valideren of alle rekeningen met telniveau 0 zijn toegewezen. LN voert de volgende validatiecontroles uit:

• Alle grootboekrekeningen moeten beschikbaar zijn in de nieuwe taxonomie. De dimensies worden buiten beschouwing gelaten bij deze controle. Als dimensies echter wel worden meegenomen, registreert LN een fout. De rekeningen waarvoor het selectievakje Tekst is ingeschakeld in de sessie Taxonomieën (tfgld1170m000), worden niet gecontroleerd.
• LN controleert of het type rekening van het taxonomie-element overeenkomt met het type rekening en debet-/creditteken van de toegewezen grootboekrekening. Als dat niet het geval is, wordt een waarschuwing weergegeven. De rekeningen waarvoor het selectievakje Tekst is ingeschakeld in de sessie Taxonomieën (tfgld1170m000), worden niet gecontroleerd.
• LN controleert of de grootboekrekening is toegekend aan meer dan één taxonomie-rekening-ID.
  • Als er geen dimensies worden gebruikt en een grootboekrekening is toegekend aan meer dan één rekening-ID, wordt een foutmelding weergegeven. U moet de fout corrigeren om de status van de taxonomie in te stellen op Actief.
  • Als er dimensies worden gebruikt, moet de rekening-ID die voor de grootboekrekening wordt gebruikt gebaseerd zijn op de dimensies. Als dit het geval is, wordt een waarschuwing weergegeven. Deze waarschuwing kan echter worden genegeerd.

U kunt ook de optie Gevalid. taxonomie op basis van hist. contr. in de sessie Taxonomieën (tfgld1170m000) gebruiken om toegang te krijgen tot de sessie Gevalid. taxonomie op basis van hist. contr. (tfgld1270m100). Met deze sessie kunt u de taxonomie controleren op basis van de reeks die is gedefinieerd voor de Taxonomie, de Versie, het Boekjaar, de Grootboekrekening enzovoort.

Activeren

Als er geen fouten zijn vastgesteld en waarschuwingen zijn geaccepteerd, kan de Status van de taxonomie na de controles worden ingesteld op Actief en kunt u de taxonomie gebruiken voor rapportage.

Een actieve taxonomie controleren

U kunt een controle uitvoeren voor een actieve taxonomie met de optie Taxonomie controleren in de sessie Taxonomieën (tfgld1170m000). Als er een fout optreedt als gevolg van een ontbrekende grootboekrekening, wordt een foutmelding afgedrukt in het rapport.

Een taxonomie afsluiten

Wanneer een taxonomie niet meer wordt gebruikt omdat er een nieuwe taxonomie is aangemaakt of de huidige fouten bevatte, kunt u de Status van de taxonomie instellen op Afgesloten. Een afgesloten taxonomie kan worden gearchiveerd en/of verwijderd.

Consistentie van een actieve taxonomie

Zelfs nadat een taxonomie is gedefinieerd en geactiveerd, kan de rekeningstructuur worden gewijzigd. Als een nieuwe grootboekrekening is toegevoegd, maakt deze rekening geen deel uit van een taxonomie. Om deze reden wordt de taxonomie als inconsistent beschouwd.

• De niet-toegekende rekening gebruiken: Als het selectievakje Niet-toegewezen rekening is ingeschakeld in de sessie Taxonomierekeningen (tfgld1171m000), worden alle mutaties gegroepeerd die niet zijn toegewezen aan een bestaande rekening-ID. Als in de rapporten een bedrag voor de niet-toegekende rekening is weergegeven, geeft dit aan dat de toewijzing niet is voltooid. De reden:
  • De grootboekrekening is toegevoegd toen de taxonomie al actief was. De validatie is al uitgevoerd voor de actieve taxonomie. Om deze reden is de grootboekrekening niet toegewezen.
  • De toewijzing wordt uitgevoerd met behulp van een reeks dimensies. Er kunnen nieuwe dimensies zijn toegevoegd. Om deze reden ontbreken er dimensiereeksen bij het instellen van de taxonomietoewijzing.

Archiveren

Als u een taxonomie wilt archiveren of verwijderen, moet u de Status van de taxonomie instellen op Afgesloten.