Oninbare vorderingen afboeken

Methode voor direct afboeken

De verkoper kan het bedrag van een factuur boeken op de kostenrekening voor oninbare vorderingen wanneer bevestigd is dat de factuur niet is betaald. In de boekhoudregisters wordt een kostenrekening voor oninbare vorderingen gedebiteerd en de debiteurenrekening gecrediteerd. Daarom worden de onkosten rechtstreeks gekoppeld aan een specifieke factuur. Deze post resulteert niet in een verlaging van verkoop, maar in een verhoging van onkosten.

Dit is mogelijk niet de meest geschikte methode om onkosten van oninbare vorderingen toe te rekenen, omdat de onkosten een paar maanden later worden toegerekend dan de opbrengsten die zijn gekoppeld aan de oorspronkelijke verkoop, waardoor elementen van dezelfde mutatie worden gescheiden en terechtkomen in verschillende perioden.

Methode voor vergoeding

Wanneer verkoopmutaties worden geboekt, wordt ook een gerelateerd bedrag voor onkosten van oninbare vorderingen geboekt, in de veronderstelling dat een schatting van het bedrag aan oninbare vorderingen mogelijk is op basis van historische berekeningen. In de boekhoudregisters wordt een kostenrekening voor oninbare vorderingen gedebiteerd en de vergoeding voor dubieuze facturen gecrediteerd. De werkelijke eliminatie van onbetaalde facturen wordt echter berekend door de mutatie te boeken waar de vergoedingsrekening voor dubieuze facturen wordt gedebiteerd en de debiteurenrekening wordt gecrediteerd.

De onkosten van oninbare vorderingen kunnen worden geschat op basis van:

• Het berekenen en toepassen van een totaal percentage oninbare vorderingen op alle creditverkoop.
• Het berekenen en toepassen van een groot percentage op ouderdomsbuckets (waarin debiteuren worden gerapporteerd) in het ouderdomsrapport van debiteuren.
• Het berekenen op basis van een risicoanalyse van elke klant.

Dit is de aanbevolen methode voor het toerekenen van onkosten van oninbare vorderingen, aangezien een deel van alle verkoop wordt gereserveerd zodra opbrengsten zijn toegerekend. Deze methode wordt gebruikt voor het weergeven van de opbrengsten en gerelateerde onkosten in dezelfde periode, zodat de invloed van alle verkoop op winsten binnen dezelfde boekingsperiode kan worden bekeken. In de verlies- & winstrekening worden de onkosten van oninbare vorderingen weergegeven als een regel in de sectie voor bedrijfsonkosten.

Gegevens instellen

In de sessie Rekeningen per financiële relatiegroep (tfacr0110m100) wordt een post aangemaakt om de te debiteren rekening te definiëren voor de uitstaande vordering, die niet kan worden geïnd en moet worden ingesteld als oninbaar (afgeboekt). Op het veld Grootboekrekening wordt de grootboekrekening opgegeven die moet worden gedebiteerd, in het geval dat uitstaande vorderingen worden afgeboekt.

Als de methode voor direct afboeken wordt gebruikt, moeten de onkosten van oninbare vorderingen worden opgegeven (rekening van type Onkosten). Als de methode voor vergoeding wordt gebruikt, moet de vergoeding voor dubieuze facturen worden ingesteld (rekening van type Tegenrekening van activum).

Proces

U hebt toegang tot de sessie Oninbare vorderingen afschrijven (tfacr2255m000) om de openstaande posten van uitstaande vorderingen te bekijken die moeten worden afgeboekt. In deze sessie kunt u het afboeken van oninbare vorderingen afhandelen en vervolgens de benodigde boekingen voor het grootboek aanmaken. Dit kan worden uitgevoerd als het af te boeken bedrag lager is dan of gelijk is aan het bedrag dat is opgegeven op het veld Maximum af te schrijven bedrag. De gebruiker kan deze waarde opgeven in de sessie Gebruikersmarges voor afschrijvingen (tfacr0118m000). Als het af te boeken bedrag hoger is dan het maximum af te boeken bedrag en:

• het selectievakje Afschrijving oninbare vorderingen fiatteren is ingeschakeld in de sessie Parameters ACR (tfacr0100s000), moet de factuur eerst worden ingediend en goedgekeurd voordat deze wordt afgeboekt.
• het selectievakje Afschrijving oninbare vorderingen fiatteren is uitgeschakeld in de sessie Parameters ACR (tfacr0100s000), kan het bedrag niet worden afgeboekt.

Een factuur:

kan worden ingediend voor goedkeuring met behulp van de optie Afschrijven ter goedkeuring voorleggen in de sessie Inningen per factureren-aan relatie (tfacr3607m000).

met de Status afschrijving ingesteld op Ingediend kan worden goedgekeurd met behulp van de optie Fiatteren van afschrijving in de sessie Openstaande posten per factureren-aan relatie (tfacr2520m000).

met de Status afschrijving ingesteld op Gefiatteerd kan de goedkeuring ongedaan worden gemaakt met behulp van de optie Fiatteren van afschrijving ongedaan maken in de sessie Openstaande posten per factureren-aan relatie (tfacr2520m000).

Met de optie Afschrijven in het menu Actie in de sessie Oninbare vorderingen afschrijven (tfacr2255m000) kunt u de facturen afboeken en de journalen aanmaken.