Inkoopfacturen voor meerdere bedrijven toekennen

Het toekennen van inkoopfacturen in een structuur met meerdere bedrijven is nodig ter ondersteuning van:

• Het gebruik van een gezamenlijk service-center voor de crediteurenadministratie

  Centrale afhandeling van de invoer van inkoopfactuurgegevens, het toekennen van facturen en de betaling voor meerdere financiële bedrijven.

• BTW-registratie in meerdere EU-landen

  Als over de activiteiten van een bedrijf BTW wordt geheven in een ander EU-land dan het EU-land waarin het bedrijf is ingeschreven en het bedrag een bepaalde drempel overschrijdt, is het bedrijf wettelijk verplicht in dat andere EU-land een BTW-registratie te realiseren.

  In een structuur met meerdere bedrijven wordt voor elke BTW-registratie in het buitenland een afzonderlijk financieel bedrijf aangemaakt. Meestal zijn de inkoopbureaus waarin de inkooporders worden ingevoerd, niet aan deze financiële bedrijven gekoppeld.

  Als de toekenning van inkoopfacturen binnen de bedrijven met BTW-registratie kan worden uitgevoerd, worden de kosten van de inkooporder automatisch aan het bedrijf van het inkoopbureau doorberekend. Als inkoopfacturen op deze manier worden toegekend, hoeven er tussen de twee financiële bedrijven geen interne facturen te worden aangemaakt.

Boekingsprincipes

Als inkoopfacturen op deze manier worden toegekend, zijn de volgende boekingsprincipes van toepassing:

• De kosten die rechtstreeks aan de inkooporder en/of de voorraad zijn gerelateerd, worden in het financiële bedrijf van het inkoopbureau geboekt. Voorbeelden van deze kosten zijn het prijsverschil, het resultaat VVP en additionele kosten die bij het toekennen zijn geboekt.
• De resultaten van de openstaande post worden in het financiële bedrijf geboekt waarin de inkoopfactuur wordt geregistreerd en toegekend. Voorbeelden van deze resultaten zijn het valutaresultaat, de betalingskorting, de kredietbeperking en het betalingsverschil.

Inkoopfacturen toekennen instellen

Om de twee doelstellingen te realiseren, moet u een uiterst flexibele toekenning van inkoopfacturen instellen. Daartoe gaat u als volgt te werk:

• Ten behoeve van een gezamenlijk service-center voor de crediteurenadministratie moeten alle orders van inkoopbureaus die aan een aantal financiële bedrijven zijn gekoppeld, worden toegekend aan de inkoopfacturen in één financieel bedrijf: een veel-op-één relatie.
• Ten behoeve van de BTW-registratie in meerdere EU-landen moeten de inkoopfacturen in diverse bedrijven met BTW-registratie kunnen worden toegekend aan inkooporders van inkoopbureaus die zijn gekoppeld aan een van de financiële bedrijven binnen een structuur met meerdere bedrijven: een veel-op-veel relatie.

Inkoopfacturen voor meerdere bedrijven verwerken

In een structuur met meerdere bedrijven zijn bij het toekennen van inkoopfacturen de volgende regels van toepassing.

• Ordergerelateerde inkoopfacturen

  Het volgende geldt voor ordergerelateerde inkoopfacturen, inclusief selfbilling-facturen:

  • Een inkoopfactuur kan worden ingevoerd in elk financieel bedrijf dat de verplichte tabellen gezamenlijk met het financiële bedrijf van het inkoopbureau gebruikt. Bij het toekennen van facturen worden door LN alleen orders en ontvangsten aangeboden die zijn gekoppeld aan het financiële bedrijf waarin u de factuur toekent.
  • Additionele kosten die tijdens de toekenning worden geboekt, worden default in het financiële bedrijf van het inkoopbureau geboekt. Als deze kosten moeten worden geboekt in het financiële bedrijf waarin u de factuur toekent, voert u het bedrijfsnummer in op het veld Naar bedrijf in de sessie Mutaties toegekende inkoopfacturen/overzichtregels (tfacp1133s000). Er wordt van uitgegaan dat BTW aan de factuur is gerelateerd. De BTW wordt daarom geboekt in het financiële bedrijf waarin u de factuur toekent. Voor niet restitueerbare belasting (BTW op inkopen als kosten) wordt een uitzondering gemaakt. Deze BTW wordt gezien als kosten die aan de order zijn gerelateerd en deze BTW wordt geboekt in het financiële bedrijf van het inkoopbureau.
  • Er wordt van uitgegaan dat kostenartikelen aan de inkooporder zijn gerelateerd. Kostenartikelen worden geboekt in het financiële bedrijf van het inkoopbureau. De kostenrekening voor kostenartikelen kan bij het invoeren van de order of van de inkoopfactuur worden opgegeven. In het laatste geval worden de kosten eerst geboekt op een tussenrekening in het financiële bedrijf van het inkoopbureau. In de module Crediteurenadministratie kunnen de kosten op bepaalde kostenrekeningen worden geboekt. In het financiële bedrijf van het inkoopbureau moet dan op de tussenrekening een tegenboeking worden gedaan. Default worden de kosten geboekt op de werkelijke kostenrekeningen voor het financiële bedrijf van het inkoopbureau. In de sessie Mutaties toegekende inkoopfacturen/overzichtregels (tfacp1133s000) kunt u het bedrijfsnummer wijzigen.

• Onkostennota's

  Onkostennota's kunnen in elk financieel bedrijf worden geregistreerd. In de mutatiegegevens kunt u een financieel bedrijf aan de kostenrekening koppelen. Door deze koppeling wordt een rekening-courantpost gegenereerd voor de overboeking van de kosten naar het juiste financiële bedrijf.