Procurement-cardverwerking

Aanvragen en overzichten importeren (tfacp2255m000)

Deze sessie kunt u gebruiken om:

• Een XML-bestand met procurement-cardoverzichten te importeren dat u van uw bank hebt ontvangen.
• Een XML-bestand met inkoopaanvragen te importeren dat door E-Procurement of een andere externe procurement-applicatie is opgesteld.

U moet het pad opgeven naar het bestand dat u wilt importeren. Tijdens de import maakt LN op basis van de geïmporteerde gegevens procurement-cardoverzichten of inkoopaanvragen aan.

Inkoopaanvragen (tfacp2528m000)

Bekijk de geïmporteerde inkoopaanvragen en corrigeer deze zo nodig. Het is ook mogelijk de inkoopaanvragen handmatig in te voeren. Als u een inkoopaanvraag hebt geïmporteerd, moet u het veld Regel controleren. Hier wordt de regel voor toekenning weergegeven.

Procurement-cardoverzichten (tfacp1520m000)

Bekijk de geïmporteerde procurement-cardoverzichten en corrigeer deze zo nodig. Het is ook mogelijk procurement-cardoverzichten handmatig in te voeren.

Creditcardoverzicht - regels (tfacp1521m000)

Bekijk de regels in de geïmporteerde procurement-cardoverzichten en corrigeer deze zo nodig. Het is ook mogelijk regels voor procurement-cardoverzichten in te voeren. Als u een procurement-cardoverzicht hebt geïmporteerd, moet u het veld Omschrijving regel controleren. Hier wordt de regel voor toekenning weergegeven.

Als u het selectievakje Automatisch toekennen in de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000) hebt ingeschakeld, het type regel Inkoopaanvraag is en u de regel opslaat, probeert LN de regel uit het procurement-cardoverzicht toe te kennen aan de aanvraagregels.

Als er zich geen fouten voordoen, voegt LN de toegekende regels aan de sessie Aan ink.aanvraag toegekende regels procurement-cardoverzicht (tfacp2527m000) toe. De status van de overzichtsregel en de gerelateerde aanvragen wordt op Toegekend gezet.

Als het type regel Correcties op eerdere overzichten of Overig is en u de regel opslaat, wordt de status van de overzichtsregel op Toegekend gezet.

U kunt vervolgens:

• Het procurement-cardoverzicht automatisch aan inkoopaanvragen toekennen. Alle regels uit het overzicht die kunnen worden toegekend, worden ook daadwerkelijk toegekend. Ga verder met stap 5.
• Afzonderlijke regels uit het procurement-cardoverzicht of geselecteerde regels handmatig aan inkoopaanvragen toekennen. De status van het procurement-cardoverzicht wordt op Toegekend gezet als alle regels zijn toegekend. Ga verder met stap 7.

Overzichtsregels genereren

Als het procurement-cardoverzicht geen regels bevat, kunt u in de sessie Creditcardoverzicht - regels (tfacp1521m000) in het juiste menu op Regels genereren en toekennen klikken. LN genereert op basis van de inkoopaanvraag overzichtsregels die de status Aangemaakt hebben en waarvan de aanvraagdatum eerder valt dan de datum op het procurement-cardoverzicht. De gegenereerde regels worden vervolgens aan de aanvragen toegekend. Zet het werk voort met de goedkeuring van toegekende procurement-cardoverzichten, zoals in stap 13 wordt beschreven.

Het procurement-cardoverzicht toekennen

Als u het procurement-cardoverzicht wilt toekennen, klikt u in het juiste menu van de sessie Procurement-cardoverzichten (tfacp1520m000) op een van de volgende opdrachten:

• Toekennen. LN wijzigt de status van alle overzichtsregels in Toegekend als de waarde op het veld Regel overeenkomt met de regel van de inkoopaanvraag en het bedrag op de overzichtsregel gelijk is aan het bedrag van de inkoopaanvraag. Als er sprake is van een belastingbedrag, moet het belastingbedrag op de overzichtsregel gelijk zijn aan het belastingbedrag van de inkoopaanvraag.
• Toekennen/fiatteren/factureren. De sessie Procurement-cardoverzichten toekennen/goedkeuren (tfacp2220m000) wordt gestart. Als u de overzichten wilt toekennen, schakelt u het selectievakje Toekennen in en klikt u op Mutaties genereren. Als u de overzichten tegelijkertijd automatisch wilt toekennen, goedkeuren en factureren, schakelt u de selectievakjes Toekennen, Goedkeuren en Factuur in.

Als er zich fouten voordoen, bekijkt u het foutenlogbestand dat in stap 9 wordt beschreven. U moet de fouten verhelpen en de overzichten opnieuw toekennen. Ook kunt u de overzichtsregels volgens de aanwijzingen uit stap 7 en 8 toekennen.

Overzichtsregels handmatig toekennen

Als u afzonderlijke regels uit procurement-cardoverzichten handmatig wilt toekennen, klikt u in het juiste menu van de sessie Procurement-cardoverzichten (tfacp1520m000) op Regels. De sessie Creditcardoverzicht - regels (tfacp1521m000) wordt gestart.

De regel of regels toekennen

Als u een of meer regels wilt toekennen, klikt u in het juiste menu van de sessie Creditcardoverzicht - regels (tfacp1521m000) op een van de volgende opdrachten:

• Regels genereren en toekennen. LN genereert op basis van de inkoopaanvraag overzichtsregels met de status Aangemaakt. De gegenereerde regels worden vervolgens aan de aanvragen toegekend. Gebruik deze opdracht als het procurement-cardoverzicht geen regels bevat.
• Alle overzichtregels toekennen. LN wijzigt de status van alle overzichtsregels in Toegekend als de waarde op het veld Omschrijving regel overeenkomt met de regel van de inkoopaanvraag en het bedrag op de overzichtsregel gelijk is aan het bedrag van de inkoopaanvraag. Als er sprake is van een belastingbedrag, moet het belastingbedrag op de overzichtsregel gelijk zijn aan het belastingbedrag van de inkoopaanvraag.
• Overzichtregel toekennen. Als de categorie van het type regel Correcties op eerdere overzichten of Overig is, wordt de regelstatus op Toegekend gezet. Als de categorie van het type regel Inkoopaanvraag is, wordt de sessie Toekennen aan aanvragen (tfacp2570m000) gestart. Zie stap 10.

Als er zich fouten voordoen, bekijkt u het foutenlogbestand dat in stap 9 wordt beschreven. U moet de fouten corrigeren en de overzichtsregels opnieuw toekennen, automatisch of handmatig zoals beschreven in stap 10. Vervolgens moet u de toegekende procurement-cardoverzichten goedkeuren, zoals in stap 13 wordt beschreven.

Foutenlogbestand (tfacp2536m000)

Deze sessie kunt u gebruiken om de fouten te bekijken die door LN in een logbestand zijn vastgelegd bij het toekennen van regels uit procurement-cardoverzichten aan inkoopaanvragen. U moet de fouten verhelpen en de overzichten opnieuw toekennen.

Toekennen aan aanvragen (tfacp2570m000)

Deze sessie kunt u gebruiken om de overzichtregels handmatig aan de inkoopaanvragen toe te kennen.

Als u de toegekende hoeveelheid of het toegekende bedrag wilt corrigeren, selecteert u de regel en klikt u in het juiste menu op Handmatig toekennen. De sessie Aanvraag handmatig toekennen (tfacp2170s000) wordt gestart. Corrigeer de toegekende hoeveelheid of het toegekende bedrag en klik op Toekennen om het overzicht aan de aanvraag toe te kennen.

Als de toe te kennen hoeveelheid op de regel van het procurement-cardoverzicht de hoeveelheid van de inkoopaanvraag overschrijdt, is er sprake van overfacturering. Verwerk de overfacturering volgens de aanwijzingen uit stap 11.

Als zich een prijsverschil voordoet dat de gedefinieerde marge overschrijdt, moet u de prijsverschillen volgens de aanwijzingen in stap 12 handmatig goedkeuren.

Overfacturering afboeken (tfacp2265m000)

Deze sessie kunt u gebruiken om om overfacturering af te boeken die ontstaat als de hoeveelheid in het procurement-cardoverzicht groter is dan de hoeveelheid van de inkoopaanvraag.

Prijsverschillen goedkeuren (tfacp2539m000)

Deze sessie kunt u gebruiken om handmatig een prijsverschil goed te keuren dat de gedefinieerde marge voor prijsverschillen overschrijdt.

U kunt verschillen goedkeuren als die vallen binnen de marges die zijn gedefinieerd in de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000) of, specifiek voor u, in de sessie Autorisaties inkoopfacturen (tfacp0150m000).

De procurement-cardoverzichten goedkeuren

Gebruik de sessie Procurement-cardoverzichten toekennen/goedkeuren (tfacp2220m000) om procurement-cardoverzichten met de status Toegekend goed te keuren. LN wijzigt de status in Gefiatteerd. Als er zich fouten voordoen, bekijkt u het foutenlogbestand dat in stap 9 wordt beschreven. U moet de fouten verhelpen en de overzichten opnieuw goedkeuren.

De procurement-cardoverzichten factureren

Gebruik de sessie Procurement-cardoverzichten toekennen/goedkeuren (tfacp2220m000) om procurement-cardoverzichten met de status Gefiatteerd te factureren. LN wijzigt de status in Geboekt.

LN maakt kostenfacturen aan voor de procurement-cardoverzichten. Als betalingsbevoegdheid vereist is voor kostenfacturen, moet u de betaling fiatteren in de sessie Inkoopfacturen fiatteren (tfacp1142m000). Zie Betalingsbevoegdheid in Crediteurenadministratie voor meer informatie.

Journaalposten voor verplichtingen boeken (tfacp2260m000)

Gebruik deze sessie om bij de periodeafsluiting de verplichtingen voor openstaande inkoopaanvragen waarop u geen Bureau-ontvangst toepast, te boeken op een rekening voor nog te ontvangen inkoopfacturen (GRNI).

Als u een periode afsluit, worden voor inkoopaanvragen waarvoor geen Bureau-ontvangst van toepassing is door LN de volgende boekingen gedaan:

• Om de journaalposten voor de verplichtingen te boeken:

  • Debet: Kostenrekening voor inkoopaanvragen, in de periode voor boeking van verplichtingen.
  • Credit: Te ontvangen facturen.

• Als u de procurement-cardoverzichten later in de periode voor tegenboekingen factureert:

  • Debet: Te ontvangen facturen.
  • Credit: De verzamelrekening crediteuren.

Afwijkingenverslag afdrukken (tfacp1421m000)

Deze sessie kunt u gebruiken om een verslag te genereren van de afwijkingen die tijdens de toekenningsprocedure zijn aangetroffen.

Volledig betaalde inkoopfacturen archiveren/verwijderen (tfacp2250m000)

Gebruik deze sessie om volledig betaalde facturen en de gerelateerde procurement-cardoverzichten, de overzichtsregels en de inkoopaanvragen te verwijderen.

Liquiditeitsprognose bijwerken (tfcmg3210m000)

In deze sessie kunt u alle inkoopaanvragen selecteren die nog niet zijn gefactureerd. De niet-geboekte hoeveelheid wordt aan de liquiditeitsprognose toegevoegd.