Betalingen via procurement card

Ingekochte goederen die u met een procurement card betaalt, ontvangt u onmiddellijk als u de goederen bij een winkel koopt en later als u de goederen via E-Procurement inkoopt. Voor elke inkoop kunt u een inkoopaanvraag invoeren. Ook kunt u een inkoopaanvragenbestand uit E-Procurement of een andere applicatie importeren.

Het procurement-cardbedrijf verzendt periodiek procurement-cardoverzichten. Een procurement-cardoverzicht bevat de productcode, het creditcardnummer en andere gegevens, die eveneens voor de inkoopaanvraag worden geregistreerd. Het procurement-cardoverzicht moet aan de inkoopaanvragen worden toegekend, waarna het overzicht voor betaling moet worden goedgekeurd. Voor de fiattering van de betaling verwerkt u de procurement-cardbetalingen op dezelfde manier als kostenfacturen. Als u nog geen inkoopaanvraag hebt ingevoerd, kunt u dat alsnog doen. Ook kunt u het procurement-cardoverzicht handmatig goedkeuren.

Er wordt een boeking in het grootboek gedaan als u de inkoopaanvraag invoert en als het procurement-cardoverzicht wordt gefactureerd. Alle inkoopaanvragen waarvoor geen procurement-cardoverzichten ter betaling zijn ontvangen, kunnen als verplichting op een speciale grootboekrekening worden geboekt. Zo kunt u de volledige procurementcyclus controleren, van inkoopaanvraag tot betaling en afstemming met het grootboek.

Bureau-ontvangst

Bij bureau-ontvangsten boekt LN verplichtingen voor verwachte inkoopfacturen voor de ingevoerde inkoopaanvragen. Als u voor een inkoopaanvraag het selectievakje Bureau-ontvangst in de sessie Inkoopaanvragen (tfacp2528m000) inschakelt en de inkoopaanvraag opslaat, maakt LN een boeking aan op de rekening voor nog te ontvangen facturen (GRNI). Bij de periodeafsluiting het saldo van verplichtingen voor inkoopaanvragen die nog niet aan procurement-cardoverzichten zijn toegekend, naar de volgende periode overgeboekt.

Voor procurement-cardoverzichten met bureau-ontvangsten berekent LN prijsverschillen. U moet de prijsverschillen die de gedefinieerde marges overschrijden, goedkeuren. Raadpleeg voor meer informatie Authorization of price differences and additional costs

Als u het selectievakje Bureau-ontvangst uitschakelt, worden er bij het invoeren van inkoopaanvragen geen boekingen gedaan. Bij de periodeafsluiting kunt u met de sessie Journaalposten voor verplichtingen boeken (tfacp2260m000) de verplichtingen voor inkoopaanvragen boeken waarvoor u nog geen procurement-cardoverzichten ter betaling hebt ontvangen. Nadat de verplichtingen zijn geboekt, verwerkt LN de inkoopaanvragen op dezelfde manier als een inkoopaanvraag waarop u Bureau-ontvangst toepast.

Regel

Het procurement-cardbedrijf genereert voor elke regel in het procurement-cardoverzicht een regel voor de toekenning. Deze regel bevat een combinatie van velden, zoals de datum van de aanvraag, de crediteur en het artikel. U definieert voor elk procurement-cardbedrijf het formaat van de regels die worden gebruikt voor de toekenning aan de regels in de procurement-cardoverzichten. Het formaat is gebaseerd op het scheidingsteken tussen de gegevensvelden of op de vaste lengte van de gegevensvelden.

Als u regels wilt definiëren, gebruikt u de volgende sessies:

• Codes toekenning (tfacp0112m000).
• Velden toekenning per code toekenning (tfacp0509m000).

Als u de definitie van de procurement card in de sessie Procurement cards (tfacp0508m000) invoert, moet u ook het procurement-cardbedrijf invoeren en het formaat van de code voor toekenning selecteren die door het bedrijf wordt gebruikt. Als u in de sessie Inkoopaanvragen (tfacp2528m000) een inkoopaanvraag invoert, moet u de procurement card opgeven die voor de betaling van de goederen is gebruikt. LN stelt vervolgens op basis van de ingevoerde gegevens een regel voor de inkoopaanvraag samen in het formaat dat u aan de procurement card hebt gekoppeld.

Als u procurement-cardoverzichten en/of inkoopaanvragen in de vorm van een XML-bestand importeert, bevat het bestand de regels voor de toekenning. U wordt geadviseerd de regels handmatig te controleren en zo nodig te corrigeren, voordat u de procurement-cardoverzichten aan de inkoopaanvragen toekent.

Correcties op eerdere overzichten

Regels uit correcties op eerdere overzichten hebben betrekking op openstaande bedragen uit eerdere procurement-cardoverzichten die nog niet of slechts gedeeltelijk zijn betaald. Als u een procurement-cardregel van de categorie Correcties op eerdere overzichten invoert, sluit LN het vorige procurement-cardoverzicht. Het openstaande bedrag wordt betaald via de correctieregel uit het huidige overzicht.

Overfacturering

Er is sprake van overfacturering als het aantal goederen dat via het procurement-cardoverzicht wordt gefactureerd, groter is dan het aantal dat in de inkoopaanvraag is opgegeven. In de sessie Inkoopaanvragen (tfacp2528m000) kunt u de manier selecteren waarop u overfacturering wilt verwerken. In alle gevallen wordt de aanvraag ingesteld op Geboekt.