Inkoopfacturen verwerken

Het proces voor het registreren en verwerken van een inkoopfactuur in Financiële administratie bestaat uit deze stappen:

1. Leg desgewenst de ontvangst van inkoopfacturen vast.
2. Fiatteer, indien nodig, de ontvangen facturen en registreer de inkoopfacturen.
3. Verwijder de blokkeringsreden als een blokkeringsreden is gekoppeld aan de factuur.

4. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Voer voor kostenfacturen de mutatieregels in.
   • Ken inkoopfacturen toe aan de gerelateerde ontvangsten, inkooporders of transportorders.
5. Geef het foutenlogbestand weer en los de toekenningsfouten op.
6. Keur de prijsverschillen goed.
7. Geef het foutenlogbestand weer en los de goedkeuringsfouten op.
8. Fiatteer de factuur voor betaling als fiattering voor betaling vereist is.

U kunt afzonderlijke inkoopfacturen handmatig verwerken of u kunt reeksen inkoopfacturen toekennen en goedkeuren in een taak op de achtergrond.

Zie de gebruikershandleiding voor financiële integratiemutaties en afstemmingsmutaties voor meer informatie over de boekingen die tijdens elke stap worden aangemaakt.

Als u selfbilling gebruikt, komt u met uw crediteuren overeen dat zij u geen facturen sturen en genereert u automatisch de vereiste inkoopfacturen. De procedure voor selfbilling-facturen komt overeen met de procedure voor inkoopfacturen.

Factuurstatus

De factuurstatus weerspiegelt de verschillende stadia van het proces en kan als volgt veranderen:

1. Concept (optional) --> Geregistreerd
2. Geregistreerd--> Toegekend als u de factuur geheel of gedeeltelijk hebt toegekend
3. Toegekend--> Gefiatteerd
4. Gefiatteerd--> Toegekend als u de goedkeuring van de factuur ongedaan maakt

U kunt een factuur ook goedkeuren zonder deze eerst toe te kennen. Als u de goedkeuring van de factuur ongedaan maakt, krijgt de factuur de status Geregistreerd.

1. Inkoopfacturen ontvangen en fiatteren

Voordat u ontvangen inkoopfacturen registreert, kunt u de ontvangst desgewenst vastleggen in de sessie Ontvangen inkoopfacturen (tfacp1500m000). LN zet de status van de factuur vervolgens op Concept.

Als bijvoorbeeld verschillende medewerkers of afdelingen de facturen moeten fiatteren voordat de facturen worden verwerkt, kunt u de ontvangst van de factuur eerst vastleggen. Zie voor meer informatieOntvangen inkoopfacturen fiatteren.

2. Inkoopfacturen registreren

Als u een inkoopfactuur registreert, maakt LN een openstaande post aan in Crediteurenadministratie en een boeking in Grootboekadministratie.

Om een inkoopfactuur te registreren, kunt u een nieuwe inkoopfactuur invoeren in deze sessie of kunt u een ontvangen inkoopfactuur kopiëren uit de sessie Ontvangen inkoopfacturen (tfacp1500m000). Voer deze stappen uit:

1. Start de sessie Mutaties (tfgld1101m000).
2. Selecteer een mutatiebatch of maak er een aan.
3. Voeg een record toe aan de batch en kies hiervoor een mutatiesoort in de categorie Inkoopfacturen. Sla het record op.

4. Selecteer het record en selecteer in het juiste menu de optie Mutaties intoetsen. De sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000) wordt gestart.

5. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Als u een nieuwe inkoopfactuur wilt invoeren, voert u de factuurgegevens in.

   • Registreer als volgt een Concept factuur:

     1. Selecteer in de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000) in het juiste menu de optie Ontvangen inkoopfacturen kopiëren. De sessie Ontvangen inkoopfacturen kopiëren (tfacp1210m000) wordt gestart.
     2. Selecteer de factuur die u wilt kopiëren en klik op OK. LN kopieert de factuurgegevens naar de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000).

Wanneer u een factuur invoert in de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000), zet LN het veld Factuurstatus op Geregistreerd.

Als u een ontvangen factuur hebt gekopieerd uit de sessie Ontvangen inkoopfacturen (tfacp1500m000), zet LN de status van de gekopieerde factuur op Geregistreerd. Een factuur kan niet meermaals worden gekopieerd.

Als u een algemene default blokkeringsreden of een default blokkeringsreden voor de factureren-door relatie hebt gedefinieerd, blokkeert LN de automatische verwerking van alle geregistreerde inkoopfacturen.

Hoe u verdergaat met de procedure voor inkoopfacturen, is afhankelijk van het type factuur dat u selecteert op het veld Factuursoort van de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000). Er bestaan drie kostensoorten:

• Onkostennota (purchase invoices for which no related purchase orders exist)
• Factuur t.b.v. inkooporder
• Fact. gerelateerd aan logistieke kosten
• Factuur t.a.v. transportorder