Prijsverschillen en extra kosten goedkeuren

Prijsverschillen bij automatische toekenning

Voor automatische toekenning kunt u de toegestane prijsverschillen definiëren in de volgende sessies:

• Parameters ACP (tfacp0100m000)

  In deze sessie kunt u algemene toegestane marges voor automatische toekenning definiëren.

• Instellingen autom. toekennen per factureren-door relatie (tfacp0107m000)

  In deze sessie kunt u toegestane marges voor automatische toekenning definiëren per factureren-door relatie. Voor relaties waarvoor u geen toegestane marges definieert in deze sessie, gebruikt LN de marges die u definieert in de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000).

U kunt voor de toegestane prijsverschillen een maximumbedrag of een maximumpercentage definiëren, of u kunt een gebruiker volledige autorisatie geven. Zie Volledige autorisatie gebruiken voor meer informatie. Wanneer u in geen van deze sessies marges definieert, worden tijdens het automatisch toekennen facturen met een prijsverschil niet toegekend. Een bevoegde gebruiker moet in dat geval het prijsverschil en de extra kosten handmatig goedkeuren.

Tijdens het automatisch toekennen van facturen vergelijkt LN het prijsverschil met de toegestane verschillen. Als het verschil binnen de toegestane marges voor het factuurbedrag en het percentage valt, kent LN de factuur toe. Het prijsverschil wordt geboekt naar de verzamelrekening Prijsverschillen en de dimensies van de financiële relatiegroep.

Prijsverschillen goedkeuren

U kunt de sessie Autorisaties inkoopfacturen (tfacp0150m000) gebruiken om specifieke gebruikers de bevoegdheid te geven om prijsverschillen goed te keuren en mutaties voor extra kosten aan te maken. Voor elke gebruiker kunt u het maximale prijsverschil opgeven dat de gebruiker kan goedkeuren of u kunt een gebruiker volledige autorisatie geven.

Maak in de sessie Toegekende bevoegden (tfacp0130m000) toegekende bevoegden aan voor de geautoriseerde gebruikers. U kunt elke afzonderlijke geautoriseerde gebruiker definiëren als een toegekende bevoegde of u kunt één toegekende bevoegde aanmaken die staat voor de geautoriseerde gebruikers van een team of afdeling.

Als bij het toekennen van een factuur in de sessie Inkoopfacturen verwerken (tfacp2107m000) een van de marges wordt overschreden, kan een geautoriseerde gebruiker het prijsverschil goedkeuren. Om de factuur toe te wijzen aan een geautoriseerde gebruiker, voert u de toegekende bevoegde in de detailsessie Inkoopfacturen opvragen (tfacp2600m100) op het veld Toegekende bevoegde in. U kunt de detailsessie Inkoopfacturen opvragen (tfacp2600m100) starten via het menu LN van de sessie Inkoopfacturen fiatteren (tfacp1142m000).

In de sessie Inkoopfacturen fiatteren (tfacp1142m000) moet een gebruiker die is geautoriseerd om het prijsverschil goed te keuren, het selectievakje Factuur gefiatteerd inschakelen voor de factuur. Vervolgens moet de gefiatteerde factuur opnieuw worden verwerkt via de automatische of handmatige procedure voor toekenning en goedkeuring.

Extra kosten goedkeuren

Voor verschillen tussen het factuurbedrag en het orderbedrag die niet worden veroorzaakt door een prijsverschil, kunnen geautoriseerde gebruikers mutaties voor extra kosten aanmaken. In de sessie Autorisaties inkoopfacturen (tfacp0150m000) kunt u een maximumbedrag definiëren voor de mutaties voor extra kosten die een gebruiker kan aanmaken of kunt u een gebruiker volledige autorisatie geven.

Als u mutaties voor extra kosten wilt aanmaken, gaat u als volgt te werk:

1. Klik in de sessie Inkoopfacturen fiatteren (tfacp1142m000) in het juiste menu op Extra kosten. De sessie Mutaties toegekende inkoopfacturen/overzichtregels (tfacp1133s000) wordt gestart.
2. Maak de mutatie voor extra kosten aan. Voor elke mutatie moet u de grootboekrekening en dimensies invoeren.

De factuur opnieuw toewijzen

Als het prijsverschil of de extra kosten de toegestane marges voor toekenning overschrijden, wordt de factuur niet goedgekeurd. U moet in dat geval de factuur toewijzen aan een geautoriseerde gebruiker. Selecteer op het veld Toegekende bevoegde van de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000) een toegekende bevoegde voor de inkoopfactuur.