Archive and Delete Purchase Orders (tdpur4224m000)

Deze sessie kunt u gebruiken om delete, archive, or archive and delete purchase order- and purchase order line-data.

Note: 
  • The archiving functionality is available in this session only if the Archivering inkooporders is geïmplementeerd check box is selected in the Parameters inkooporders (tdpur0100m400) session.
  • Purchase contracts must be archived before purchase orders can be archived.
  • The method to delete the order data is based on the value of the Ordergegevens verwijderen indien volledig ontvangen field in the Parameters inkooporders (tdpur0100m400) session.
  • If Financiële administratie is implemented, we recommend that you do not delete order data in a fiscal year that has not yet been fully closed. This is because the GRINYA process uses information that would be deleted by this action. For best results, check whether the logistical balance for non-invoiced receipts matches the balance of the GRINYA accounts for the periods up to which you want to delete purchase order data.
  • When a purchase order is canceled, you can only delete the purchase order and the related tables. If only a purchase order line is canceled, the line can be deleted and archived.

You cannot delete a purchase order (line) if:

  • The linked warehouse order is closed but cannot be removed.
  • The purchase order is linked to a PCS project that is not yet archived. When the PCS project is archived, the purchase data is also archived and you can delete the purchase order.
  • A consignment replenishment order is not yet consumed completely.
  • The invoice is yet to be completely matched and approved.
  • The invoice amount is not yet inserted as turnover history.
  • The sales order or service order that is linked to the purchase order line, and for which an internal invoice must be sent from the purchase office to the sales office or service office, is not yet invoiced. In this case, you cannot delete the purchase order line before the sales order or service order is invoiced.

Invoked tables

This table shows the data that is archived and/or deleted:

Purchase order headers
Purchase Orders (tdpur400)
Purchase Order Activities (tdpur413) (for position zero)
Purchase Change Order Sequence Numbers (tdpur414)
Landed Cost Lines (tclct200) for the PO header origin
Document Global Trade Compliance Information (tcgtc100) as linked to the header
Purchase order Lines (tdpur401)
Purchase Contracts by Company (tdpur306)
Linked Order Line Data (tdpur402)
Purchase Order Bills of Material (tdpur403)
Purchase Actual Receipts (tdpur406)
Purchaser Order Line Item Data (tdpur411)
Purchase Order Activities (tdpur413)
Purchase Order Material Supply Line (tdpur416)
Purchase Order Line Confirmations (tdpur419)
Purchase Payable Receipts (tdpur430)
Purchase Order WIP Transactions (tdpur466)
Purchase Peg Distributions (tdpur500)
Purchase Peg Distribution Planning Details (tdpur501)
Supplier Stage Payment Lines (tdpur520)
Specifications (tcibd420)
Landed Cost Lines (tclct200)
Document Material Price Agreements (tcmpr100)
Document Material Information (tcmpr110)
Archiveren en/of verwijderen

De methode voor verwerking van de gegevens.

U kunt Verwijderen, Archiveren of Beide selecteren.

Regels met OPS-status Handmatig of Niet geaccepteerd vrijgeven

Indien dit selectievakje is ingeschakeld, en zich fouten voordoen tijdens het verwijderen of archiveren, wordt er een foutenverslag gegenereerd.

Verwijderen
Verwerkte orders verwijderen

Indien dit selectievakje is ingeschakeld, worden de verwerkte inkooporders en orderregels verwijderd.

Verwijderen t/m datum

De datum tot en met wanneer de verwerkte ordergegevens moeten worden verwijderd.

De opgegeven datum wordt afgestemd op de factuurdatum. Als er geen factuur is afgedrukt voor de ontvangst van de goederen, vergelijkt LN deze datum met de ontvangstdatum. Vervolgens verwijdert LN alle verwerkte inkooporderregels waarvan de factuurdatum of ontvangstdatum vóór de datum valt die op dit veld is opgegeven.

Geannuleerde orders verwijderen

Indien dit selectievakje is ingeschakeld, worden de geannuleerde inkooporders en orderregels verwijderd.

Verwijderen t/m datum

De datum tot en met wanneer de ordergegevens met de status Geannuleerd moeten worden verwijderd.

De opgegeven datum wordt afgestemd op de orderdatum.

Orders zonder regels verwijderen

Indien dit selectievakje is ingeschakeld, worden de inkooporders verwijderd waaraan geen regels zijn gekoppeld.

Verwijderen t/m datum

De datum tot en met wanneer de inkooporders zonder regels moeten worden verwijderd.

De opgegeven datum wordt afgestemd op de orderdatum.

Archiveren
Origineel bedrijf

Het bedrijf waarvoor de gegevens worden gearchiveerd.

Archiveren-naar bedrijf

Het archiefbedrijf waarnaar de gegevens worden overgezet.

NB

Dit bedrijf wordt opgehaald uit het veld Archiefbedrijf in de sessie Geïmplementeerde software-componenten (tccom0500m000).

Archiveren t/m datum

De datum tot wanneer de gegevens moeten worden gearchiveerd.

Algemene basisgegevens archiveren

Indien dit selectievakje is ingeschakeld, worden algemene gegevens uit Algemeen gearchiveerd.

NB
  • Dit selectievakje is alleen beschikbaar als het selectievakje Alg. geg. alleen arch. met de sessie Algemene gegevens archiveren is uitgeschakeld in de sessie Parameters COM (tccom5000m000).
  • U kunt ook de sessie Algemene gegevens archiveren (tccom0250m000) gebruiken om algemene gegevens te archiveren.
Basisgegevens inkoop archiveren

Indien dit selectievakje is ingeschakeld, worden algemene gegevens uit Inkoop gearchiveerd.

NB
  • Dit selectievakje is alleen beschikbaar als het selectievakje Alg. geg. alleen arch. met de sessie Algemene gegevens archiveren is uitgeschakeld in de sessie Parameters COM (tccom5000m000).
  • U kunt ook de sessie Algemene gegevens archiveren (tccom0250m000) gebruiken om algemene gegevens te archiveren.
Tekst archiveren

Indien dit selectievakje is ingeschakeld, worden teksten ook gearchiveerd.

Tekst overschrijven

Indien dit selectievakje is ingeschakeld, worden teksten die al bestaan in het archiefbedrijf, vervangen door de oorspronkelijke tekst.