Termijnbetalingen leverancier

Termijnbetalingen aan een leverancier kunnen handig zijn voor artikelen met kenmerken als een lange doorlooptijd, een hoge waarde, veel constructiewerk en een vaste prijs. In de termijnbetalingen kunnen datums en mijlpalen worden opgenomen waarvoor de leverancier specifieke taken moet voltooien voordat enige goederen worden ontvangen, zoals het leveren van ontwerpdocumenten of testresultaten.

Voorbeeld

Termijnbetalingsregel	Omschrijving	Vervaldatum	Bedrag
1	Definitief ontwerp leveren	1 januari	300k
2	Definitieve testresultaten leveren	31 juli	400k
3	Ontvangst en inspectie	31 december	300k

Basisgegevens

U kunt termijnbetalingen aan leveranciers alleen gebruiken als u het selectievakje Termijnbetalingen leverancier in de detailsessie Geïmplementeerde software-componenten (tccom0500m000) hebt ingeschakeld.

Optioneel kunt u de volgende basisgegevens opgeven, die worden gebruikt voor het toepassen van defaults:

1. Schakel in de sessie Artikelen - inkoop (tdipu0101m000) het selectievakje Factuur op basis van termijnbetalingen in voor het artikel.
2. Geef schema's voor termijnbetalingen aan leveranciers op in de sessie Termijnbetalingsschema (tcmcs2640m000). Deze sessie kan worden gebruikt om eenvoudig een verzameling termijnbetalingsregels te kopiëren naar responsen op offerteaanvragen en inkooporderregels.
3. Schakel in de sessie Artikelen - kopen-van relaties (tdipu0110m000) het selectievakje Factuur op basis van termijnbetalingen in voor de combinatie van artikel en kopen-van relatie.
4. Als termijnbetalingsregels automatisch moeten worden gegenereerd wanneer u in de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000) of de sessie Inkooporderregels (tdpur4101m000) een record opslaat voor de combinatie van artikel en kopen-van relatie, geeft u een default termijnbetalingsschema op op het veld Verzameling termijnbetalingsschema's van de sessie Artikelen - kopen-van relaties (tdipu0110m000).

U kunt termijnbetalingen aan leveranciers niet gebruiken in combinatie met:

• Inkoopafroepschema's
• Retourorders inkoop
• Consignatieaanvulling en orders voor consignatiebetalingen
• Selfbilling inkooporderregels
• Additionele kostenregels
• Door klant verstrekt materiaal
• Budgetbewaking
• Wijzigingen in prijzen en kortingen na de ontvangst

Procedure

1. Termijnbetalingsregels aanmaken

   Als het selectievakje Factuur op basis van termijnbetalingen is ingeschakeld in de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000) of Inkooporderregels (tdpur4101m000), kunt u in de sessie Termijnbetalingen leverancier (tdpur5120m000) in het betreffende menu Termijnbetalingen leverancier selecteren om termijnbetalingsregels voor de respons op de offerteaanvraag of de inkooporderregel op te geven. Termijnbetalingsregels kunnen handmatig worden aangemaakt of worden gekopieerd uit een termijnbetalingsschema.

   Alleen als het totale bedrag van de termijnbetalingsregels gelijk is aan het nettobedrag van de orderregel in de respons op de offerteaanvraag of inkooporderregel, kan de status van de respons op de offerteaanvraag Geaccepteerd worden of kan de inkooporderregel de status Goedgekeurd krijgen. Als het nettobedrag van de orderregel wordt gewijzigd in de respons op de offerteaanvraag of de inkooporderregel en de gekoppelde termijnbetalingsregels een Percentage bevatten, worden de bedragen van de termijnbetalingsregels automatisch bijgewerkt op basis van de percentages en het nieuwe bedrag. Als er geen percentages maar bedragen zijn opgegeven op de termijnbetalingsregels, moet u de bedragen van de termijnbetalingsregels handmatig bijwerken.

   Wanneer een respons op een offerteaanvraag wordt geconverteerd naar een inkooporder in de sessie Offerteaanvragen converteren (tdpur1202m000), worden de termijnbetalingen aan de leverancier vanuit de respons gekopieerd naar de inkooporderregel. Als het selectievakje Hoeveelheid opsplitsen tussen kopen-van relaties ingeschakeld is tijdens de conversie, kan het nettobedrag van de orderregel in de respons op de offerteaanvraag afwijken van dat bedrag op de inkooporderregel. Als de termijnbetalingsregels van de respons op de offerteaanvraag percentages bevatten, worden de bedragen opnieuw berekend op basis van de percentages voor de inkooporderregel. Als geen percentages zijn opgegeven op de termijnbetalingsregels van de respons op de offerteaanvraag, moet u de bedragen van de termijnbetalingsregels handmatig bijwerken voor de gegenereerde inkooporderregel.

   De status van termijnbetalingsregels die zijn aangemaakt voor responsen op een offerteaanvraag, is Niet van toepassing. Voor inkooporderregels is de status van de aangemaakte termijnbetalingsregels Gepland. In deze fase kunnen de termijnbetalingsregels en parent-objecten nog worden bijgewerkt, geannuleerd of verwijderd.

2. Termijnbetalingsregels vrijgeven

   Als u termijnbetalingsregels wilt betalen, moeten de regels worden vrijgegeven voor Crediteurenadministratie in de sessie Vrij te geven termijnbetalingsregels (tdpur5520m100). De status van de vrijgegeven termijnbetalingsregels is Vrijgegeven.

   De termijnbetalingen kunnen worden vrijgegeven vóór of na ontvangst van goederen. Er is geen koppeling tussen de ontvangst en de vrijgave van de termijnbetalingen.

   Zolang een termijnbetalingsregel met de status Vrijgegeven nog niet is toegekend of goedgekeurd in de Crediteurenadministratie, kan de vrijgave van de termijnbetalingsregel ongedaan worden gemaakt.

3. Termijnbetalingsregels factureren

   Na de vrijgave moeten de termijnbetalingsregels worden toegekend en goedgekeurd in de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000). Wanneer de factuur voor een termijnbetalingsregel goedgekeurd is, is de status van de regel Gefactureerd en is het Factuurbedrag opgegeven.

   Wanneer de factuur wordt toegekend en goedgekeurd, wordt de termijnbetalingsregel bijgewerkt vanuit Crediteurenadministratie. U kunt de toegekende factuur opvragen in de sessie Toegekende facturen per termijnbetaling (tfacp2543m300).

4. Termijnbetalingsregels verwerken

   Wanneer een inkooporderregel is verwerkt in de sessie Geleverde inkooporders verwerken (tdpur4223m000), is de status van de gekoppelde en gefactureerde termijnbetalingsregels Verwerkt.

   Voor de verwerkte termijnbetalingsregels worden historierecords weggeschreven naar de sessie Historie termijnbetalingen leveranciers (tdpur5570m000).

5. Termijnbetalingsregels verwijderen

   Wanneer een inkooporderregel en alle bijbehorende detailregels, naleveringsregels en termijnbetalingsregels zijn verwerkt, kunnen de regels worden verwijderd in de sessie Inkooporders verwijderen (tdpur4224m000).

   Wanneer een respons op een offerteaanvraag wordt verwijderd in de sessie Offerteaanvragen verwijderen (tdpur1205m000), worden ook de gekoppelde termijnbetalingsregels verwijderd.

Pegs

Als voor een artikel dat moet worden gefactureerd via termijnbetalingen, een peg vereist is, wordt een pegdistributie gekoppeld aan de Termijnbetalingsregel in de sessie Pegverdeling inkoop (tdpur5100m000) wanneer de termijnbetalingsregel wordt goedgekeurd. Voor een specifieke inkooporderregel en termijnbetalingsregel wordt het Bedrag van de termijnbetalingsregel verdeeld over distributieregels voor combinaties van project/budget, projectelement en/of projectactiviteit. De peggegevens in de sessie Pegverdeling inkoop (tdpur5100m000) bevatten het regelnummer voor de peg in de distributie, de peg (project, element, activiteit) en het bedrag per peg van de termijnbetaling.

Bijwerken

Als een inkooporderregel is goedgekeurd en u een van de velden Omschrijving, Bedrag, of Vervaldatum van de gekoppelde termijnbetalingen voor de leverancier wijzigt, gebeurt het volgende:

1. De Status van de inkooporder wordt gewijzigd in Gewijzigd. Als de inkooporder al te ver in de ontvangstprocedure is, blijft de status van de inkooporder echter ongewijzigd.
2. De status van de activiteit Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000) wordt op Gewijzigd gezet in de sessie Status inkooporderregel (tdpur4534m000), waarmee wordt aangegeven dat de inkooporder is gewijzigd en opnieuw kan worden afgedrukt. U kunt de sessie Status inkooporderregel (tdpur4534m000) starten door op Status inkooporderregel te klikken in het geschikte menu van de sessie Inkooporderregels (tdpur4101m000).

Correcties

Als u een gefactureerd bedrag wilt crediteren, kunt u een termijnbetalingsregel met een negatief bedrag toevoegen in de sessie Termijnbetalingen leverancier (tdpur5120m000). Als een termijnbetalingsregel voor een correctie wordt opgegeven, hoeft het totale bedrag voor de termijnbetalingsregels niet gelijk te zijn aan het nettobedrag van de orderregel. Termijnbetalingsregels voor correcties moeten ook worden vrijgegeven, gefactureerd en verwerkt.

Termijnbetalingsregels voor correcties kunnen worden opgegeven in situaties als de volgende:

• Er is een ontvangst uitgevoerd voor de orderregel en de goedkeuring kan niet meer ongedaan worden gemaakt
• Het selectievakje Annulering in verwerking in de sessie Inkooporderregels (tdpur4101m000) is ingeschakeld voor de inkooporderregel.

Weergaven

U kunt de sessie Overzicht termijnbetalingen leveranciers (tdpur5520m000) gebruiken om een overzicht van termijnbetalingen aan leveranciers op te vragen.

U kunt de sessie Workbench vrijgave termijnbetalingen leverancier (tdpur5520m200) gebruiken om termijnbetalingsregels voor een leverancier voor inkooporderregels weer te geven en te verwerken.