Goedkeuringsproces voor inkoopaanvragen
Voordat een inkoopaanvraag kan worden geconverteerd naar een inkooporder of een offerteaanvraag, moet de aanvraag eerst worden goedgekeurd door een bevoegde of een lijst van bevoegden. Een bevoegde is een geldige medewerker die of geldig bedrijfsonderdeel dat bevoegd is om voorgelegde aanvragen goed te keuren. Bevoegden kunnen aanvragen goedkeuren of afkeuren.
De bevoegdenlijst opgeven
In de sessie Bevoegden (tdpur2105m000) kunt u een lijst van geldige bevoegde goedkeurders van aanvragen (personen of bedrijfsonderdelen) muteren en een hiërarchie in de goedkeuringsstructuur definiëren.
Voordat u medewerkers of bedrijfsonderdelen toevoegt aan de lijst met bevoegden, doet u het volgende:
- Definieer medewerkers en bedrijfsonderdelen in de sessies Medewerkers - Algemene gegevens (tccom0101m000) en Bedrijfsonderdelen (tcmcs0565m000).
- Omdat een individuele bevoegde tot slechts één bedrijfsonderdeel kan behoren, definieert u defaults voor het bedrijfsonderdeel van een medewerker in de sessie Medewerkers - Algemene gegevens (tccom0101m000).
- De ingangsdatum en vervaldatum voor de bevoegde moeten geldig zijn en moeten worden gecontroleerd in de sessie Medewerkers - Algemene gegevens (tccom0101m000). Ook moet voor de Bevoegde, zoals opgegeven in de sessie Bevoegden (tdpur2105m000), een geldige Ingangsdatum en Vervaldatum zijn opgegeven.
- Het veld Bedrijfsonderdeel in de sessie Bevoegden (tdpur2105m000) is een verplicht veld. Als een bevoegde is geselecteerd op het veld Bevoegde van de sessie Bevoegden (tdpur2105m000), moet de bevoegde deel uitmaken van het geselecteerde bedrijfsonderdeel.
- Alleen geautoriseerde bedrijfsonderdelen die inkoopbureaus zijn en individuele bevoegden van het inkoopbureau mogen een inkoopaanvraag definitief goedkeuren.
Met de sessie Bevoegden afdrukken (tdpur2405m000) kunt u de bevoegdenlijst afdrukken.
Inkoopaanvragen goedkeuren of afkeuren
Wanneer een inkoopaanvraag ter goedkeuring wordt voorgelegd, worden op basis van de gekoppelde bevoegdenlijst uit de sessie Bevoegden (tdpur2105m000) goedkeuringsrecords ingevoegd in de sessie Voortgang inkoopaanvraag goedkeuren (tdpur2506m000).
Doorgaans worden de volgende stappen uitgevoerd in het goedkeuringsproces:
- In de eerste goedkeuringsrecord worden de Bevoegde en de Geautoriseerd bedrijfsonderdeel uit de aanvraagkop ingevuld. Als de bevoegde in de lijst van bevoegden een parent-bevoegde heeft, wordt een volgende goedkeuringsrecord ingevoegd voor deze parent-bevoegde. De volledige structuur van bevoegden wordt ingevoegd op basis van de parent-bevoegden in de lijst met bevoegden. Deze goedkeuringsrecords hebben de status In afwachting van goedkeuring.
- Wanneer de eerste bevoegde de aanvraag goedkeurt of afkeurt, wijzigt de status van de goedkeuringsrecord van In afwachting van goedkeuring in Goedgekeurd of Afgekeurd. Wanneer de aanvraag wordt goedgekeurd door de eerste bevoegde, worden de velden Bevoegde en Geautoriseerd bedrijfsonderdeel in de aanvraagkop bijgewerkt met de bevoegde en het bevoegde bedrijfsonderdeel van de volgende goedkeuringsrecord/volgende bevoegde.
- Wanneer de bevoegden in de lijst van bevoegden de aanvraag hebben goedgekeurd, wordt de status van de aanvraag gewijzigd van In afwachting van goedkeuring in Goedgekeurd. Als er nog een goedkeuringsrecord met de status In afwachting van goedkeuring beschikbaar is in de sessie Voortgang inkoopaanvraag goedkeuren (tdpur2506m000), hetgeen betekent dat een volgende bevoegde de aanvraag nog moet beoordelen, blijft de status In afwachting van goedkeuring.