Flexibele verwerking van inkooporders
U kunt de verwerking van inkooporders automatiseren. Voor elke activiteit die aan een ordersoort wordt gekoppeld, kunt u de uitvoeringsmodus opgeven: automatisch of handmatig.
De uitvoering van de activiteiten van de orderprocedure kan worden gestart wanneer een gebruiker de verkooporder goedkeurt. Nadat de order is goedgekeurd, worden alle automatische activiteiten na elkaar uitgevoerd totdat er een activiteit aan de beurt is die niet automatisch kan worden uitgevoerd. Nadat u de niet-geautomatiseerde activiteit handmatig hebt uitgevoerd, voert LN de volgende automatische activiteit uit, enzovoort.
Als u orders flexibel wilt kunnen verwerken, moet u eerst de volgende gegevens opgeven:
- Inkoopordersoorten en activiteiten voor inkoopordersoorten.
- Default apparaten voor het afdrukken van (fout)verslagen voor een gebruiker.
Inkoopordersoorten en activiteiten
Zorg ervoor dat de lijst van activiteiten die aan een ordersoort is gekoppeld, uitgebreid genoeg is om te voorzien in alle processen die van toepassing kunnen zijn gedurende de uitvoering van de orderprocedure. Als een activiteit niet van toepassing is op de ordersoort, slaat LN die activiteit automatisch over of wordt de activiteit verwijderd.
U kunt de activiteiten die zijn gekoppeld aan de detailregel van de inkooporder en de status van die activiteiten weergeven in deze sessies:
- Inkooporderactiviteiten (tdpur4113m000)
- Status inkooporderregel (tdpur4534m000)
- Workbench inkooporderintake (tdpur4601m200)
Verplichte activiteiten
Als u een ordersoort aanmaakt in de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000), koppelt LN automatisch verplichte activiteiten aan de ordersoort, zoals:
- Leveringsorders voor uitbesteding genereren (tdpur4216m000). Deze activiteit is alleen beschikbaar en verplicht voor de ordersoort Uitbesteding.
- Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000).
- Inkoopontvangst (tdpur4106m000).
- Verkoop-/serviceorder bijwerken met leveringsinformatie (tdpur4222m000). Deze activiteit is alleen beschikbaar en verplicht voor de ordersoort Rechtstreekse levering.
- Geleverde inkooporders verwerken (tdpur4223m000).
- Voor de ordersoort consignatiebetaling worden de activiteiten Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) en Inkoopontvangst (tdpur4106m000) niet gekoppeld.
- Voor de ordersoort Rechtstreekse levering wordt de activiteit Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) niet gekoppeld.
Optionele activiteiten
Er worden ook verschillende optionele activiteiten automatisch toegevoegd aan de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000), zoals:
- Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000)
- Transportorders genereren (tdpur4220m000)
- Reclameringen afdrukken (tdpur4420m000)
- Retourbonnen afdrukken (tdpur4411m000)
- Inkoopfacturen afdrukken (tdpur4404m000)
Als u niet wilt dat de optionele activiteiten aan de ordersoort worden gekoppeld, kunt u deze activiteiten verwijderen.
Uitvoering van activiteiten
De daadwerkelijke uitvoering van de activiteiten die aan de ordersoort zijn gekoppeld, wordt bepaald tijdens de orderprocedure.
Bijvoorbeeld: hoewel de activiteiten Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) en Inkoopontvangst (tdpur4106m000) beide als een verplichte activiteit aan de ordersoort kunnen worden gekoppeld, kan óf de activiteit Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000), óf de activiteit Inkoopontvangst (tdpur4106m000) tijdens de orderprocedure worden uitgevoerd. Dit geldt voor inkooporders met een kosten- of serviceartikel. Een inkooporder wordt vrijgegeven voor Magazijnbeheer als het selectievakje Leveringen voor magazijnbeheer vrijgeven is ingeschakeld in de sessie Artikelen - inkoop (tdipu0101m000) voor het kosten- of serviceartikel. Indien het selectievakje Leveringen voor magazijnbeheer vrijgeven is uitgeschakeld, moet u handmatig de ontvangsten voor de inkooporder muteren in de sessie Inkoopontvangst (tdpur4106m000).
Default apparaten
Geef in de sessie Gebruikersprofielen (tdpur0143m000) een default apparaat op waarop de verslagen worden afgedrukt voor de gebruiker.
Wanneer u een gebruikersprofiel invoegt in de sessie Gebruikersprofielen (tdpur0143m000), worden de volgende afdruksessies automatisch ingevoegd in de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000):
- Offerteaanvragen afdrukken (tdpur1401m000).
- Herinneringen offerteaanvraag afdrukken (tdpur1402m000).
- Afwijzingsbrieven afdrukken (tdpur1410m000).
- Inkoopcontractbevestigingen afdrukken (tdpur3405m000).
- Beëindigingsbrieven inkoopcontracten afdrukken (tdpur3406m000).
- Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000).
- Retourbonnen afdrukken (tdpur4411m000).
- Reclameringen afdrukken (tdpur4420m000).
Voor elke afdruksessie kunt u het te gebruiken apparaat opgeven in de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000). U kunt deze sessie starten door te klikken op in het betreffende menu in de sessie Gebruikersprofielen (tdpur0143m000). De waarde op het veld Apparaat in de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000) wordt als default opgehaald uit het veld Apparaat in de sessie Gebruikersprofielen (tdpur0143m000), maar kan worden overschreven in de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000).
Zoekpad voor het apparaat voor het afdrukken van externe documenten:
- Vanuit de sessie Default apparaten per gebruiker (tdpur0140m000).
- Vanuit de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000).
- Als er geen apparaat wordt gevonden, moet u een apparaat selecteren in een pop-up scherm.
Zoekpad voor het apparaat voor het afdrukken van interne documenten:
- Vanuit de sessie Gebruikersprofielen (tdpur0143m000).
- Vanuit de sessie Inkoopordersoort - activiteiten (tdpur0560m000).
- Als er geen apparaat wordt gevonden, moet u een apparaat selecteren in een pop-up scherm.
- Als er een foutenverslag wordt afgedrukt, gebruikt LN altijd het apparaat dat is opgegeven in het veld Apparaat van de sessie Gebruikersprofielen (tdpur0143m000). Als er geen apparaat is opgegeven, moet u een apparaat selecteren.
- Er worden geen verslagen afgedrukt voor activiteiten die automatisch worden uitgevoerd.
Inkooporderstatus en flexibele verwerking van inkooporders
Flexibele verwerking van inkooporders begint wanneer een inkooporder de status Goedgekeurd krijgt.
Wanneer een (detail)regel van een goedgekeurde inkooporder wordt gewijzigd, verandert de orderkopstatus in Gewijzigd. Als gevolg daarvan wordt de gewijzigde inkooporderregel nu uitgesloten van de automatische uitvoering van orderactiviteiten. U moet de inkooporder opnieuw goedkeuren.
Voorbeeld
Volgorde ordersoort | Activiteit | Automatisch |
---|---|---|
1 | Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000) | Ja |
2 | Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) | Ja |
4 | Geleverde inkooporders verwerken (tdpur4223m000) | Nee |
Omdat Inkooporders afdrukken (tdpur4401m000) een automatische activiteit is, wordt de inkooporder afgedrukt nadat deze is goedgekeurd. Vervolgens voert LN automatisch de activiteit Inkooporders vrijgeven voor Magazijnbeheer (tdpur4246m000) uit. U moet de inkooporder handmatig verwerken in de sessie Geleverde inkooporders verwerken (tdpur4223m000).