Organisatorische inkoopgegevens

Inkoopordersoorten opgeven

De soort van een inkooporder bepaalt welke activiteiten deel uitmaken van de orderprocedure en bepaalt hoe en in welke volgorde de orderprocedure wordt uitgevoerd. Wanneer een inkoopordersoort wordt gekoppeld aan een inkooporder, wordt de inkooporder verwerkt via de activiteiten die voor de inkoopordersoort zijn opgegeven.

U kunt als volgt inkoopordersoorten en de bijbehorende activiteiten opgeven:

1. Geef een inkoopordersoort op in de sessie Inkoopordersoorten (tdpur0194m000) of de sessie Inkoopordersoort (tdpur0694m000). Naast de normale inkoopordersoort bestaan verschillende speciale inkoopordersoorten, zoals Kostenorder, Haalorder en Retourorder. Het aanmaken en verwerken van deze orders kan afwijken van normale inkooporders.

2. Geef op het tabblad Activiteiten van de sessie Inkoopordersoort (tdpur0694m000) het volgende op:

   • De activiteiten (taken) die moeten worden uitgevoerd.
   • De volgorde waarin deze activiteiten moeten worden uitgevoerd.
   • Of de activiteit automatisch of handmatig moet worden uitgevoerd. U kunt de verwerking van inkooporders dus automatiseren.

Zie voor meer informatieFlexibele verwerking van inkooporders.

Inkoopbureaus opgeven

Het inkoopbureau bepaalt de locatie vanwaar inkooporders, inkoopcontracten, inkoopafroepschema's, inkoopaanvragen en offerteaanvragen worden verwerkt. Een inkoopbureau is nodig om mutaties met kopen-van relaties te voltooien. Voor één bedrijf kunnen meerdere inkoopbureaus worden ingesteld. Wanneer het inkoopbureau is ingesteld, kunt u gebruikersprofielen definiëren.

U geeft een inkoopbureau als volgt op:

1. Definieer het inkoopbureau als een bedrijfsonderdeel in de sessie Enterprise-eenheid (tcemm0630m000).
2. Geef inkoopbureauspecifieke gegevens op in de sessie Inkoopbureaus (tdpur0112m000). De enterprise-eenheid waaraan het bedrijfsonderdeel wordt gekoppeld, bepaalt naar welk financieel bedrijf de financiële mutaties voor het inkoopbureau worden geboekt. Als u inkoopbureaus wilt gebruiken in combinatie met inkooporders, inkoopafroepschema's, inkoopcontracten, afroepschemavrijgaven, afroepen, offerteaanvragen of inkoopaanvragen, moet u de desbetreffende serievelden invullen.

Inkoopgegevens per vestiging opgeven

Als de functionaliteit voor meerdere vestigingen is geïmplementeerd, kunt u ook inkoopgegevens en -parameters opgeven die specifiek zijn voor een vestiging. Dit zijn gegevens zoals instellingen voor naleveringen en inkoopprijzen. Inkoopgegevens moeten per vestiging worden opgegeven als deze gegevens en instellingen verschillen van de bedrijfsbrede of centraal vastgelegde inkoopparameters. Zie voor meer informatie Een structuur met meerdere vestigingen instellen in een bedrijf.

Gebruikersprofielen opgeven

Gebruikersprofielen worden gebruikt om default gegevens in te stellen voor inkoopmedewerkers, zodat documenten sneller kunnen worden verwerkt. In de sessie Gebruikersprofielen (tdpur0143m000) kunt u aanmeldcodes van gebruikers koppelen aan een inkoopbureau, ordersoort en magazijn. Als de functionaliteit voor meerdere vestigingen is geïmplementeerd, kunt u ook een gebruiker aan een vestiging koppelen.

Wanneer de gebruiker een inkooporder, afroep, inkoopcontract, inkoopaanvraag, offerteaanvraag, goedkeuringsregel, inkoopafroepschema of inkoopvrijgave aanmaakt, bepaalt het gebruikersprofiel de defaults. Op deze manier gaat het inkoopgerelateerde proces van mutatie-invoer sneller.

Goedkeuringsregels opgeven

De goedkeuring van de inkooporder is een verplichte stap in de inkooporderprocedure. U kunt inkooporders valideren op basis van goedkeuringsregels voordat de orders de status Goedgekeurd krijgen.

Zie voor meer informatieGoedkeuringsregels voor inkooporders.