Logistieke kosten – afletteren van facturen
Omdat logistieke kostenregels kunnen worden toegevoegd aan of gewijzigd voor inkooporderregels, is Aan inkoopontvangst toekennen de juiste methode voor het toekennen in Crediteurenadministratie.
Als u een factuur met alleen logistieke kosten wilt invoeren, selecteert u de factuursoort Fact. gerelateerd aan logistieke kosten.
Als een gemengde factuur wordt ontvangen, moet de factuur worden ingevoerd met de factuursoort Factuur t.b.v. inkooporder. De gebruiker kan eerst de inkooporders toekennen aan orders, ontvangsten of verbruik (in het geval van consignatie), en dan de logistieke kosten toekennen aan ontvangstregels voor logistieke kosten. De procedure voor het toekennen is dan alleen van toepassing op het inkoopordergedeelte en niet op het deel van de logistieke kosten, omdat de logistieke kosten alleen beschikbaar zijn voor toekenning op het niveau van de ontvangstregel.
Facturen die voortkomen uit magazijnoverboekingen, kunnen alleen worden ingevoerd met de factuursoort Fact. gerelateerd aan logistieke kosten.
- U kunt de factuursoort wijzigen van Fact. gerelateerd aan logistieke kosten in Factuur t.b.v. inkooporder, zelfs als de inkoopregel met logistieke kosten al is toegekend. Wanneer logistieke kostenregels van magazijnoverboekingen zijn toegekend, kan de factuursoort niet meer worden gewijzigd.
- In tegenstelling tot de andere op hoeveelheden gebaseerde toekenningsprocessen, is het toekenningsproces voor logistieke kosten volledig gebaseerd op bedragen.
- Als een inkooporderregel of een magazijnoverboekingsorderregel een gekoppelde logistieke kostenregel heeft waarvoor de berekeningsmethode Via Vrachtbeheer (fm) is, wordt de factuur van de vervoerder niet toegekend en goedgekeurd op basis van de logistieke kostenregel maar op basis van de transportorderregel. Het selectievakje Factuur uit Vrachtbeheer is ingeschakeld voor een dergelijke logistieke kostenregel in de sessie Logistieke kostenregels (tclct2100m000).
Toekennen aan geregistreerde logistieke kostenregels
De factureren-door relatie van de factuur moet overeenkomen met de relatie op de logistieke kostenregel. Omdat de order, pakbon en relatie kunnen worden gewijzigd in de toekenningssessies, kunnen gebruikers orders toekennen van volledig verschillende relaties. Dit is alleen mogelijk als het selectievakje Relatie verplicht in de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000) is uitgeschakeld.
Als de logistieke kosten deel uitmaken van een gemengde factuur, zijn de logistieke kostenregels waarschijnlijk onderdeel van de (al toegekende of nog toe te kennen) ontvangstregels. Het is hier niet verplicht om deze logistieke kostenregels toe te kennen en LN geeft geen waarschuwingen weer.
Toekennen aan niet-geregistreerde logistieke kostenregels
Gebruikers kunnen logistieke kosten registreren die op de factuur zijn opgegeven voor kosten die niet zijn gedefinieerd in Inkoop of Magazijnbeheer. Gebruikers kunnen altijd logistieke kostenregels wijzigen of toevoegen met de opdracht . Daarmee wordt de sessie Logistieke kostenregels per ontvangst (tclct2100m100) gestart. De ontvangst wordt doorgegeven als deze voor de geselecteerde regel aanwezig is in de toekenningssessie.
Gebruikers kunnen deze logistieke kosten ook laten aanmaken door een medewerker voor magazijnbeheer of inkoop, of beslissen om de factuur met logistieke kosten niet toe te kennen en goed te keuren, maar de factuur af te handelen als additionele kosten.
Automatisch toekennen
Facturen die worden geregistreerd als Fact. gerelateerd aan logistieke kosten worden automatisch toegekend als het volgende van toepassing is:
- In de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000) Automatisch toekennen is geselecteerd.
- Het nummer van de pakbon en/of de order is ingevuld.
Automatische toekenning kan op de volgende niveaus worden uitgevoerd:
- Aan inkooporder toekennen
- Aan inkoopontvangst toekennen
- Aan inkoopverbruik toekennen
Het volgende is van toepassing op het automatische toekenningsproces:
- Er wordt gezocht naar bedrijfsobjecten voor inkoop- en magazijnorders en die worden gebruikt bij het toekennen.
- Ook als logistieke kosten alleen kunnen worden toegekend op het laagste niveau, dat wil zeggen op het ontvangstniveau, kan een gemengde factuur op alle niveaus worden toegekend.
- Er wordt alleen rekening gehouden met logistieke kosten die niet volledig zijn toegekend. Hierdoor kan het automatische toekenningsproces niet opnieuw worden gestart.
- Omdat logistieke kosten die zijn gerelateerd aan een specifieke inkooporder meerdere factureren-door relaties kunnen hebben, worden alleen de logistieke kostenregels geselecteerd die dezelfde factureren-door relatie hebben als de relaties op de factuur.
Prijsverschillen
Tijdens de toekenning worden prijsverschillen berekend op het niveau van de factuurkop.
Om onjuiste prijsverschillen te voorkomen, stelt LN gebruikers in staat:
- Een 'toegekend factuurbedrag' te muteren voor de logistieke kostenregel.
- Te selecteren welk deel van het bedrag op de logistieke kostenregel behoort tot de factuur die wordt toegekend.