RTF-sjabloon Verslag van bezoek aanmaken

Tijdelijke aanduidingen in RTF-documenten

In RTF-sjablonen voor bezoekverslagen worden tijdelijke aanduidingen gedefinieerd door middel van tekst binnen markeringen. Er zijn vier typen tijdelijke aanduidingen. Deze worden alle gedefinieerd door tekst te gebruiken binnen markeringen.

In dit voorbeeld zijn <<Order>>, <<OrderReference>> enzovoort labels (te vertalen tijdelijke aanduidingen voor tekst). ##DepartmentName##, ##ServiceOrder## enzovoort zijn gegevenselementen. In dit geval worden deze opgehaald uit de gegevensset op documentniveau. Doordat deze gegevensset voor documenten algemeen beschikbaar is, kunnen deze tijdelijke aanduidingen overal in het document worden gebruikt. Zie de bijlage Tijdelijke aanduidingen voor Sjabloon verslag van bezoek voor een lijst met alle tijdelijke aanduidingen.

Lay-out

Tijdelijke aanduidingen kunnen overal in het RTF-document worden opgenomen. Daarom is een constructie zoals Serviceordernummer ##ServiceOrder## heeft als startdatum ##StartDate## volledig geldig.

Om elementen uit te lijnen, kunt u gebruikmaken van tabs en tabellen. Tabellen kunnen worden ingevoegd. Kolommen en/of rijen kunnen worden samengevoegd. Zo is bijvoorbeeld een tabel met twee rijen, met in de eerste rij één cel en in de tweede rij drie cellen, geldig.

Met de hierboven getoonde lay-out worden de velden A, B en C opgehaald uit de gegevensset voor documenten.

Om gegevens uit een andere gegevensset weer te geven, dient een lay-outconventie te worden gevolgd. Alle tijdelijke aanduidingen die onderdeel uitmaken van een specifieke gegevensset, moeten in een tabel staan. De ID van de gegevensset is belangrijk voor de lay-outconventie. De ID moet in de eerste rij, in de eerste cel, als eerste tekst in de tabel worden ingevoerd.

Lay-outconventie voor gegevenssets:

De gegevenssetconventie definieert drie of meer rijen.

• De eerste rij moet de ID van de gegevensset bevatten (met de markering [[ ]]). Zie ook de definities voor gegevenssets die eerder in deze handleiding zijn beschreven. Als de ID van de gegevensset niet kan worden gevonden, wordt de tabel gezien als een lay-outtabel. Zie hierboven. De rij met gegevensset-ID's wordt verwijderd na het samenvoegen.
• De laatste rij wordt zo vaak herhaald als de gegevensset records bevat. De tijdelijke aanduiding van elke herhaalde rij wordt vervangen door de waarde van de record in de gegevensset. Als de lay-outrij tijdelijke aanduidingen bevat die niet overeenkomen met de eigenschappen van de gegevensset, vindt er vervanging plaats door de parent-gegevensset te gebruiken. Wordt er geen match gevonden in de parent-gegevensset, dan wordt de tijdelijke aanduiding gematcht en mogelijk vervangen met/door de waarden in de gegevensset voor documenten.
• Alle overige rijen zijn koprijen (nul, één of meer). De koprijen bevatten meestal tijdelijke aanduidingen die at runtime (in het daadwerkelijke verslag van bezoek) worden vervangen door vertaalde tekst (<< >>). Als de koprijen tijdelijke aanduidingen bevatten die at runtime worden vervangen door gegevens, dan worden die gegevens vervangen op basis van de parent-gegevensset. Indien niet van toepassing, worden tijdelijke aanduidingen vervangen door gegevens uit de gegevensset voor documenten.

Het minimum aantal rijen voor een gegevenssettabel is twee. Koprijen zijn optioneel.

Voorbeeld met twee koprijen:

Voorbeeld zonder koprijen:

Geneste lay-out

Om parent/child-relaties weer te geven, is er een extra conventie gedefinieerd. Bij activiteiten en materialen geldt dat, als materialen per activiteit moeten worden weergegeven, de materiaaltabel genest moet zijn in de activiteittabel. Gegevenssets hebben een structuur waarmee kan worden aangetoond of ze als child-set worden gebruikt. In plaats van al het materiaal voor een bezoek weer te geven, wordt alleen het materiaal voor de huidige activiteit weergegeven in de geneste materiaaltabellen.

In Microsoft Word is dit eenvoudig. Plaats de cursor in een tabelcel. Ga vervolgens naar het tabblad Invoegen en selecteer dan Tabel toevoegen.

Conventie voor de lay-out van geneste gegevenssets:

Voorbeeld van de lay-out van een geneste gegevensset:

In het bovenstaande voorbeeld is een gegevensset met materiaalkosten [[MaterialCost]] genest in een gegevensset voor activiteiten [[Activities]]. ##Description## wordt opgehaald uit de gegevensset voor activiteiten. ##Quantity##, ##Item## en ##ItemDescription## worden opgehaald uit de gegevensset voor materiaalkosten.

Voorbeeld van het resultaat van een lay-out van geneste gegevensset:

Totalen

Voor elke gegevensset met kosten worden totalen berekend. In de defaultsjabloon worden deze totalen weergegeven in de overzichtsalinea.

De tijdelijke aanduidingen Totalxxx en GrandTotal geven de waarden weer van alle kosten van de geselecteerde activiteiten. De detailregels van deze kosten hoeven niet per se worden opgenomen in het verslag. De tijdelijke aanduidingen TotalDetailxxx en GrandDetailTotal bevatten alleen waarden van de detailkostenregels.

U kunt dus kiezen of u alleen de totalen wilt weergeven zonder details, of dat u de details wilt weergeven en vervolgens de totalen van die details.

De sjabloon bewerken

De sjabloon moet zijn opgeslagen als .rtf-bestand. Microsoft Word kan dit bestandstype verwerken, maar er zijn ook andere tekstverwerkingsprogramma's die deze mogelijkheid bieden. Na het aanmaken van de sjabloon moet hij worden opgeslagen als .rtf-bestand.

De sjabloon bewerken

De sjabloon moet zijn opgeslagen als .rtf-bestand. Microsoft Word kan dit bestandstype verwerken, maar er zijn ook andere tekstverwerkingsprogramma's die deze mogelijkheid bieden. Na het aanmaken van de sjabloon moet hij worden opgeslagen als .rtf-bestand.

Tip: Tijdelijke aanduidingen bewerken

Typ bij het toevoegen of wijzigen van tijdelijke aanduidingen de volledige tijdelijke aanduiding in één handeling en wijzig niet alleen afzonderlijke tekens. Dit is nodig omdat Word soms onzichtbare markeringen toevoegt in het RTF-document. Wanneer dit gebeurt, kan de samenvoegfunctionaliteit de sjabloon niet goed interpreteren en wordt de tijdelijke aanduiding niet vervangen in het verslag van bezoek. Als er sprake is van tijdelijke aanduidingen die correct zijn gespeld maar niet de samengevoegde waarde tonen, bewerkt u het sjabloondocument en typt u de tijdelijke aanduiding opnieuw van begin tot eind, inclusief de begin- en eindmarkeringen.

Tip: Weblay-out-weergave in MS Word-instellingen

Als u Microsoft Word als tekstverwerkingsprogramma gebruikt, wordt het aanbevolen om de Weblay-out-weergave te gebruiken. Selecteer in de menubalk het tabblad BEELD en klik op Weblay-out-weergave. De tabelranden buiten de rechtermarge van het papier zijn zichtbaar en kunnen worden bewerkt.

Tip: rasterlijnen weergeven

De rasterlijnen van cellen kunnen ook worden weergegeven. Default is dit echter niet ingeschakeld. Ga voor het inschakelen van deze functie naar het tabblad Start, klik op het pijltje bij de optie Randen en klik op Rasterlijnen weergeven. De randen zonder zichtbare lijn worden nu weergegeven als een stippellijn.